ミーティングを開始する前に、ミーティングを招集した理由を参加者全員が把握できるように背景セクションに記入します。たとえば、リリースしたばかりの製品について機能、仕様、関わったチームなどの概要や、最近のオフィス移転に関する詳細などです。議論を開始するときにこのセクションについて手短に説明します。

5 分間の時間を取り、どんな意見や提案も歓迎されることを参加者全員に伝えます。率直な意見は開かれたフォーラムを形作り、有用なフィードバックにつながります。適切な雰囲気作りに関するその他のアイデアについては、プレイブックをご覧ください。

ふりかえりテンプレートの各セクションは時間ベースであり、それには正当な理由があります。参加者にそれぞれの意見を言う十分な時間を与えたいと考えますが、長過ぎると迷宮に迷い込んでしまいます。理想は本格的に議論することですが、何度も脱線したり、チームが 30 分かけても解決できないような問題に焦点を当てたりしていてはいけません。

タイマーを 10 分にセットしましたか？それでは最初に、チームが開始すべきことは何か全員に尋ねましょう。ふりかえりドキュメントに自分の考えを記入するよう参加者を促します。Confluence を使用することで、各参加者が同時にこのドキュメントを使用してコンテンツの作成や編集ができます。

タイマーが切れる前に参加者のアイデアについて議論する時間を残しておくことを忘れないでください。進行役として、おしゃべりに加わらないように気を付けましょう。意見に目と耳を傾け、共通のテーマを見つけ、類似したフィードバックをまとめるのがあなたの仕事です。こうすることで、プロセス改善のための最善策を絞り込み、チームが次に取るべき行動に焦点を当てられます。

次の数セクションも同じように実施します。タイマーを 10 分にセットし、チームがやめるべきこと、続けるべきことを記入するようグループを促します。

最後に 5 分間時間を取って次のステップについて議論します。進行が速過ぎると感じるでしょうが、大丈夫です。有益なインサイトをたくさん手に入れてミーティングを終えられます。