テンプレートを使用する前に、主要な人々に宿題を出します。対象者が誰なのかを 1 人で時間をかけて考えるよう指示してください。下流のチームからエグゼクティブスポンサーまで、定期的にコミュニケーションを取っているのは誰か、全員に数日で独自リストを作成するよう指示します。その後、チームを集めて計画について議論します。

テンプレートの目標セクションに関係者のコミュニケーション計画の目的を書き込んで、全員がコンテキストを明確に理解できるようにします。これは「コミュニケーションを改善する」（当たり前のことです）などの表面的な目標ではなく、求めている実際の成果を詳しく検討してください。関係者との信頼関係を強化したいですか？経験しているボトルネックを減らしたいですか？エラーを減らしたいですか？テンプレートの残りの部分に進む前にこのような目的を書き込んでください。

特定した対象者についてオープンに議論し、メイン・リストを作成します。これを関係者の表の左側の列に記入します。

右側の列には、各関係者とのコミュニケーションに使用している方法を記載します。取締役会とのコミュニケーションにはメールを、パートナー・チームとのコミュニケーションにはインスタント・メッセージを主に使用していますか？具体的な方法をここに記載します。

関係者の 1 人を選択し、「この対象者とどれくらいの頻度でコミュニケーションを取るべきですか」というシンプルな質問から開始します。

たとえば、取締役会が月に一度の更新のみを必要としている場合は、「毎月」というラベルの付いた行の横にある対象者列に「取締役会」と書き込みます。表の他の列に移動し、取締役会の詳細を記述します。どんな方法を使用しますか？取締役会と共有する必要があるのは何ですか？参照したい、または対象者と共有したい便利なリンクをテンプレートに追加して、すべての情報が 1 か所に集約されるようにします。すべての関係者について同じ手順を繰り返します。

関係者のコミュニケーション計画全体を 1 回のミーティングで決められなかったとしても、問題ありません。テンプレートの保留中のアクション・セクションには、今後やるべきことを記載するためのスペースがあります。

たとえば、外部ベンダーとのコミュニケーションの効率化を容易にする、指定されたプラットフォームを調査するとしましょう。このことを忘れないように、このセクションに保留中のアクション アイテムとして記載します。

関係者のコミュニケーション計画の使用方法についてさらに詳しく知りたい場合は、このプレイをご覧ください。