定期的に集まるためだけに、このミーティングを主催しているわけではありません。参加者に積極的にミーティングに参加してもらう 1 つの方法は、目的を明確に説明することです。そうすることで、ミーティングには明確な目標があり、ただ時間を費やしているだけではないことがわかります。各ミーティングの開始時に (これまでに何度もミーティングを主催していたとしても)、少し時間をとって簡単な概要を提示し、ミーティングの目標、主要な参加者、プロセスを説明します。これらの詳細は、テンプレートのミーティングの概要セクションに書き留めておくと、過去の議事録を確認するときに全員にその内容が表示されます。

すべての会議において、膨大な To Do リストが発生していると感じますか? それは普通のことです。むしろ、いいことです。会議において進捗があったということだからです。テンプレートの未完了のアクション アイテム セクションでは、マクロを使用して、すべての会議におけるすべての未完了のアクション アイテムを表示できます。「/task.report」と入力すれば、すべてのチェックされていない To Do リストが、昨日の会議のものか 2 か月前に開催した会議のものかにかかわらず表示されます。アクション アイテムは頻繁にチェックし、関係者全員がやるべきことを把握できるようにします。

生産的なミーティングの秘密を知りたいですか? 「アジェンダ」という言葉があります。全員をまとめるには、まず何を議論し、決定する必要があるのかを明確に把握しておく必要があります。参加者に、取り上げて欲しい項目がないかを事前に確認する必要もあります。テンプレートの「ミーティング議事録」セクションを使用して、ミーティングの日付を記録し、参加者にタグ付けした後、アジェンダの項目を一覧にします。これにより、会話のトピックに優先順位を付け、ミーティングを順調に進めることができます。

いくらあなたの頭の回転が速くても、それぞれの定期的な会議で起こったことは忘れてしまうものです。何が決定されて、どのタスクが特定されたのでしょうか。会議の議事録セクションの最後列には、会議中に起こったことを詳細に記録できるスペースがあります。「/action item」と入力し、タスクを追加したり割り当てたりできます。「/decision」と入力すれば会議で決定した事柄を記録できます。いつ何が起こったのか、頭を絞って考える必要はもうありません。