Je hoeft niet iedereen bij je plansessies te betrekken en 'vele handen maken licht werk' gaat niet altijd op als je resultaten wilt boeken. Beschrijf de basis, zoals wie het project leidt en de andere teamleden die een bijdrage gaan leveren, in de bovenste tabel van de sjabloon. Vergeet deze personen niet te @vermelden, zodat ze op de hoogte blijven. In deze tabel heb je ook de ruimte om de prioriteit en de status van dit project te vermelden, zodat je de voortgang eenvoudig kunt bijhouden .

Hoewel deze sjabloon er misschien op het eerste oog kort uitziet, vul je niet alles in één keer in. We raden om meerdere sessies met je team te houden om ervoor te zorgen dat je diep genoeg op de onderwerpen ingaat. Richt je tijdens de eerste sessie specifiek op het probleemgedeelte. Welk probleem probeer je op te lossen? Waarom is het belangrijk om een oplossing te vinden? Wat gebeurt er als je niets zou doen? Denk na over zulke vragen en noteer je antwoorden in de bovenste regel van de tabel voor Definieer het probleem in de sjabloon.

Je wilt niet alleen een probleem identificeren, maar je wilt het ook oplossen. Neem tijdens de eerste sessie met je team ongeveer twintig minuten de tijd om oplossingen te noemen die in je opkomen om je creativiteit te stimuleren. We raden het echter aan om nog een sessie te houden om dieper in te gaan op de specifieke oplossing die jullie hebben uitgekozen. Heb je gegevens of informatie die deze oplossing ondersteunen? Hoe meet je het succes van je oplossing? Welke open vragen zijn nog steeds niet beantwoord? Je kunt alles noteren op de tweede regel van de tabel van Het probleem definiëren in de sjabloon. Vergeet niet dat dit een dynamisch document is waar je informatie aan toe kunt voegen als je dieper op de oplossing ingaat.

Niemand werkt volledig geïsoleerd. Hoewel je hoopt dat je oplossing voor iedereen positief uitpakt, is het belangrijk dat je begrijpt wie met de gevolgen van deze oplossing te maken krijgt. In de laatste regel van de tabel genaamd Definieer het probleem kun je de gevolgen van je oplossing invullen. Welke teams moeten je helpen? Op wie zijn de gevolgen van toepassing? Wat moeten zij veranderen zodat jij dit project kunt uitvoeren? Als je deze vragen beantwoordt voordat je de werkzaamheden start, kun je je aanpak proactief opstellen en de communicatielijnen openhouden.