Begin met het bij elkaar brengen van alles wat nodig is voor samenwerking. Voeg informatie toe over je team en typ // om de datum voor de vergadering aan de sjabloon toe te voegen. Deel de sjabloon met je team en vraag hen om voorafgaand aan de vergadering vragen en opmerkingen toe te voegen. Komen jullie fysiek bijeen, reserveer dan een ruimte met een whiteboard, markeerstiften en post-its.

Geef aan het begin van de vergadering aan wat het doel van de bijeenkomst is. Als dit eenmaal duidelijk is, zoom dan uit op het probleem en bekijk het probleem vanuit de perspectieven van alle mensen die er mee te maken hebben. Gebruik de sjabloon om je gedachten over de oorzaken van het probleem en de gevolgen voor het bedrijf te ordenen.

Stel op basis van de ideeën van het team één beknopte probleemverklaring op die samenvat wat het probleem is vanuit het perspectief van de klant. De probleemverklaring moet de volgende punten aankaarten: wie heeft met het probleem te maken, wat voor gevolgen heeft het voor hen, waarom moet het opgelost worden en waar is het probleem ontstaan. Na het opstellen van een probleemverklaring is het tijd om de pagina met teamleden te delen die niet bij de vergadering aanwezig konden zijn. Vraag ze om opmerkingen toe te voegen.