Zet de toon door in de bovenste tabel van de sjabloon de details van je nieuwe product of functie te beschrijven. Op welke releasedatum zet je in? Wat is de huidige status? Wie zitten er in het kernteam? Typ /datum om snel de beoogde releasedatum toe te voegen, /jira voor rechtstreekse links naar epics of issues in Jira en gebruik @vermeldingen zodat teamleden op de hoogte blijven.

Je introduceert dit nieuwe product of deze functie niet alleen omdat je dat leuk vindt (dat zou in elk geval niet zo moeten zijn). Geef onder het kopje Doelstelling in de sjabloon een korte beschrijving van hoe dit project de grotere doelen van jouw organisatie ondersteunt. Wat rechtvaardigt het bestaan van deze nieuwe functie of dit nieuwe product? Vermeld vervolgens in de tabel Succescriteria specifieke doelen voor je product of functie, inclusief de statistieken die je zult gebruiken om je succes te bewaken. Misschien wil je bijvoorbeeld de gebruikerservaring vereenvoudigen en weet je dat dit is gelukt als je score voor klanttevredenheid met minimaal 15% stijgt.

Dit product of deze functie is gloednieuw. Dat betekent dat je niet over bestaande informatie beschikt die je kunt gebruiken. Je hebt echter aannames en die kunnen verrassend sterk zijn voor je vervolgstappen. Noteer onder het kopje Veronderstellingen al je aannames over je gebruikers, technische beperkingen en zakelijke doelen. Denk je dat de meeste gebruikers deze functie zullen gebruiken op een tablet? Noteer dat hier. 

Houd deze aannames in je achterhoofd en gebruik de tabel Opties om alle producteisen die je hebt overwogen te noteren. Als de meeste gebruikers deze functie op een tablet zullen gebruiken, moet deze responsief zijn. In deze tabel noteer je niet alleen de eis zelf, maar kun je ook een userstory beschrijven (bijv.: 'John is een projectmanager die de voortgang van zijn team wil controleren terwijl hij op een station staat.'), een prioriteit toewijzen, eventuele issues in Jira noteren en andere notities achterlaten die je bij de hand wilt hebben.

Het samenstellen van een nieuwe functie of een nieuw product kent veel aspecten. Het is dan ook slim om die informatie te consolideren, zodat iedereen over één informatiebron beschikt en kan vinden wat hij of zij nodig heeft. Gebruik dit deel van de sjabloon om proefopstellingen, schema's of visuele ontwerpen toe te voegen die zijn gerelateerd aan de producteisen die je hebt beschreven. Als je alles op één plaats hebt, beschikt iedereen direct over de context die nodig is.

Soms lijkt het proces voor de introductie van een functie of product een niet te stuiten stroom vragen. Zodra je er één beantwoordt, komen er vijf nieuwe in de plaats. In deze tabel kun je deze vragen noteren zodra ze in je opkomen (hoe zorg je bijvoorbeeld dat je gebruikers zich bewust zijn van deze nieuwe functie?) zodat je ze niet uit het zicht verliest. Als je uiteindelijk een geschikt antwoord hebt, kun je die informatie ook noteren, inclusief de datum waarop je de vraag beantwoordde. Zo kun je je voortgang en de ontwikkeling van je product bijhouden. 

We weten dat alleen al de woorden 'scope-creep' voor kippenvel zorgen. Een van de beste manieren om het fenomeen te voorkomen, is door proactief te zijn. Gebruik dit laatste deel van de sjabloon om te noteren wat er in deze functie of versie nadrukkelijk niet aan bod komt. Wees zo specifiek mogelijk (en blijf aan dit deel toevoegen tijdens het proces), zodat iedereen weet waar de grens ligt.