Verduidelijkende rollen en verantwoordelijkheden leveren een belangrijke bijdrage aan de projectplanning. In dit eerste deel noteer je de aanjager (die alle belanghebbenden betrekt en zorgt dat het project in beweging blijft), de goedkeurder (die het definitieve project aftekent), je teamleden (die expertise inbrengen en inspraak, maar niet het laatste woord hebben) en je belanghebbenden (die alleen op de hoogte moeten worden gesteld over de voortgang van het project, maar niet actief betrokken zijn bij de werkzaamheden). Het beschrijven van deze rollen vanaf het begin houdt meer in dan een formaliteit: je zorgt er namelijk mee dat iedereen zijn plek kent naarmate het project vordert.

In dit gedeelte noteer je het doel van het project in één zin. Ook geef je je project een naam. We adviseren je om een eenvoudige naam te gebruiken en vooral niet te slim te willen zijn. Zo beschikt je hele team over de noodzakelijke helderheid zonder jargon en vage taal. Noteer ook de einddatum van het hele project, de belangrijkste resultaten en successen die je meet, en de status van het project (die wordt bijgewerkt naarmate je project verder gaat). Door al deze details bovenaan te noteren, kan je hele team eenvoudig alle noodzakelijke gegevens inzien zonder eindeloze e-mails te hoeven doorspitten.

Niets strooit sneller zand in de raderen dan 'scope-creep'. Je moet dus duidelijk zijn over het project en wat er wel en niet bij hoort. Met deze sjabloon noteer je de projectelementen in drie categorieën: 'onmisbaar', 'fijn om te hebben' en 'niet in scope'. Door deze aan het begin van het project in kaart te brengen, kunnen je teamleden hun eigen bijdrage beter beheren en zich concentreren op het werk met de meeste toegevoegde waarde.

Je project duurt niet eindeloos (dat is in elk geval niet de bedoeling). Zorg niet alleen voor een einddatum waarop het hele project moet worden afgerond maar ook voor kleinere mijlpalen, zodat je de voortgang kunt meten en het hele project opsplitst in hapklare brokken. Beschrijf in dit deel de verschillende mijlpalen (zoals een eerste concept en ontwerpproeven) en vermeld de primair verantwoordelijke persoon voor elke eis, de deadline, de status en belangrijke notities.

Je wilt dat je projectplan álle belangrijke informatie over het project bevat. Vermeld in het onderste deel daarom links naar andere referentiematerialen die medewerkers nodig hebben, of het nu gaat om een creatieve briefing of een voorbeeld waarop men kan teruggrijpen. Verzamel hier al die informatie, zodat deze geordend en toegankelijk is.