Sjabloon Gratis projectstatusrapport

door Arizona State University

Breng je teams eenvoudig op de hoogte van de projectstatus met Confluence en Jira

BELANGRIJKSTE FUNCTIES

Risk Assessment

Projectmanagement

Rapportage

Categorieën

Projectmanagement

Financiën en operations

Sjabloon Pagina

Het Project Management Office (PMO) van de Arizona State University (ASU) heeft deze sjabloon voor projectstatusrapporten aangemaakt om te standaardiseren hoe ze belanghebbenden op de hoogte houden van al hun projecten. Met behulp van aanpasbare en deelbare sjablonen voor projectstatusrapporten heeft ASU het proces van het bijhouden van de projectvoortgang gestroomlijnd, inclusief universele secties die je kunt aanpassen aan specifieke projectbehoeften.

Bekijk hoe ASU het gebruikt en pas de sjabloon vervolgens aan de behoeften van je team aan. Maak Jira-issuetypen of -velden aan die je geschikt acht voor een statusrapport. Zodra je de sjabloon hebt aangepast voor je teams, sla je deze op als een nieuwe sjabloon. Vervolgens hoeven je projectmanagers alleen nog maar de JQL in de Confluence-macro te bewerken en de projectcode voor hun specifieke project te vervangen.

Voordelen
Hoe
Waarom Confluence?

Benefits of project status reporting

Project status reporting offers a multitude of benefits that contribute to project success and stakeholder satisfaction:

Transparency and visibility: By providing stakeholders with transparent and up-to-date information, project status reports foster trust and confidence in the team’s capabilities. Transparency also promotes accountability and encourages open communication among team members.
Alignment and focus: Status reports help align stakeholders and team members around common project objectives, priorities, and timelines. They highlight key milestones and deliverables and keep everyone focused on shared goals and expectations.
Risk management and mitigation: Project teams can identify potential risks and issues early through regular status reporting, allowing for the implementation of timely mitigation strategies. By proactively addressing risks, projects can avoid costly delays and setbacks.
Decision-making and course correction: With accurate and comprehensive project data, stakeholders can make informed decisions and adjust project plans. Whether reallocating resources, adjusting timelines, or revising strategies, status reports provide the necessary insights for effective decision-making.
Managing multiple projects: Utilizing project status report templates can significantly aid in managing multiple projects by offering centralized tracking and the ability to distinguish between different projects and project managers. This ensures that each project is monitored closely and managed effectively, aligning with the company's overarching goals.
Continuous improvement: By analyzing trends and patterns over time, project teams can identify areas for improvement and implement process enhancements. Status reporting is a feedback loop, enabling teams to learn from past experiences and optimize future project execution.

Project status reporting offers many benefits that are pivotal to project success and stakeholder satisfaction. From fostering transparency and alignment to enabling effective risk management and decision-making, status reports drive project excellence. They also serve as a catalyst for continuous improvement, empowering teams to learn from past experiences and refine their processes for future success.

Hoe je het sjabloon voor projectstatussen gebruikt

Stap 1. Koppel Jira en Confluence

Het projectstatussjabloon werkt hand in hand met de Jira-projecten van universiteits-PMO's, die allemaal hetzelfde schema hebben. In dat schema is er een specifiek issue-type dat het PMO Project heet. Dit issue-type verzamelt metadata, waaronder de naam van de projectmanager en sponsor, en de gezondheid, beperkingen, status en meer van het project. Die informatie wordt gebruikt om de Jira-macro's die zijn geïntegreerd in het Confluence-sjabloon bij te werken. Dit biedt je stakeholders een overzicht van de voortgang van het project. Er is slechts één PMO Project-issue per project en die wordt ingevuld door de projectmanager.

Stap 2. Voeg een samenvatting toe aan de update

ASU heeft ook het invullen van het onderdeel Samenvatting van de sjabloon geautomatiseerd. Ze maakten twee aangepaste velden in de PMO Project-issue: het veld Statusopmerking en het veld Beperkingen. Daarna gebruikten ze de Jira-macro in Confluence om alleen die velden in de tabel Samenvatting te zetten.

Om dit toverkunstje zelf uit te voeren stel je de weergave in op alleen 'Statusopmerking' en 'Beperkingen' (of wat je dan ook hebt ingesteld als je aangepaste velden voor de statussamenvatting) in de bijbehorende kolommen. Heb je dit een keer gedaan, dan hoeven je projectmanagers alleen in de JQL van de macro de projectcode te vervangen met hun eigen projectcode.

Nu al deze gegevens automatisch worden weergegeven, is het voor de projectmanagers veel makkelijker om na een korte blik een projectstatus toe te wijzen: groen, geel of rood.

Stap 2. Voeg een samenvatting toe aan de update

Stap 3. Integreer je Jira-rapport

Gebruik de rapportagemacro van Jira om alle issues in het project weer te geven. Laat vervolgens je projectmanagers de projectsleutel met hun eigen sleutel vervangen. In het voorbeeld van ASU kun je zien dat het team daar zijn PMO Project-issuetype heeft ingesteld. De aangepaste velden samenvatting, status, begindatum, einddatum en omschrijving worden weergegeven.

Stap 4. Toon je prestaties, vervolgstappen en de risico's

Bied je stakeholders een overzicht van je meest recente successen, vervolgstappen en risico's of problemen. Nogmaals, ASU gebruikt issuetypen die in elk PMO Project bestaan.

In de kolom Successen voegt ASU hun opgeloste taken van de afgelopen zeven dagen toe middels de JQL Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()).

De kolom Vervolgstappen haalt taken op die nog onopgelost zijn met de JQL: Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved.

Risico's en Issues worden ook via aangepaste issuetypen opgehaald.

Stap 4. Toon je prestaties, vervolgstappen en de risico's

Stap 5. Sla dit sjabloon op voor jezelf

Nadat je dit voor je team hebt ingesteld, kun je het sjabloon opslaan voor jezelf. Zo hoeven je projectmanagers alleen hun projectcode bij te werken om aan de slag te kunnen. Bied één plek voor je stakeholders en teams waar ze op een standaard manier op de hoogte blijven van alle projecten.

Maximize project success with a Confluence project status report template

Project status reporting is a cornerstone of effective project management, providing stakeholders with timely insights into project progress, risks, and accomplishments. Businesses can streamline the reporting process by leveraging the integration between Confluence and Jira, ensuring that data is accurate, accessible, and actionable.

From Arizona State University's Project Management Office (PMO) to businesses worldwide, the benefits of standardized status reporting are clear: transparency, alignment, risk mitigation, informed decision-making, and continuous improvement. By adhering to best practices such as customization, automation, clarity, and regularity, teams can create robust status report templates that drive project success and stakeholder satisfaction.

The timing of status report delivery should be tailored to each project's specific needs and dynamics, balancing the frequency of updates with the level of project complexity and stakeholder expectations.

Effective project status reporting is not just about transmitting information; it's about fostering collaboration, accountability, and trust among project teams and stakeholders. By embracing a culture of transparency and proactive communication, companies can confidently navigate challenges, seize opportunities, and ultimately achieve their project goals.

Related Templates

Brainstormen

Plan, onderneem en documenteer een brainstormsessie op afstand voor je volgende geweldige idee.

door MURAL

Meer informatie

Bedrijfsstatusupdate

Bied leidinggevenden en alle teamleden regelmatig updates over bedrijfs- en productprestaties.

door Atlassian

Meer informatie

Brainstormen

Plan, onderneem en documenteer een brainstormsessie op afstand voor je volgende geweldige idee.

door MURAL

Meer informatie

Bedrijfsstatusupdate

Bied leidinggevenden en alle teamleden regelmatig updates over bedrijfs- en productprestaties.

door Atlassian

Meer informatie

Capaciteitsplanning

Maak een einde aan het giswerk bij het maken van schattingen en prioriteren.

door Atlassian

Meer informatie