Advanced planning guide in Jira
Wat is geavanceerde planning in Jira?
Advanced planning is a set of capabilities offered within a feature called Plans.
Plans enables teams of teams to plan and track cross-functional work, such as a program or initiative. Within a plan, you can schedule work, allocate capacity, map dependencies, and model different scenarios, all within a single source of truth.
Plans pulls data from boards, projects, and filters in Jira to visualize work in a customizable interface. Functioning as a sandbox environment, you can plan and experiment before updating your original data in Jira.
This guide explains the key concepts of advanced planning including how to create your first plan and best practices for a seamless planning experience.
Advanced planning is available as part of Jira Premium and Jira Enterprise.
How do I create a plan?
The benefit of creating a plan is that it establishes the bigger picture and shows how a team’s work relates to the work of other teams. It visualizes how each team contributes to broad organizational goals.
The easiest way to get started with Plans is using our top-level planning template. The template comes with a plan, project, and issue hierarchy all pre-configured to help your teams manage large, cross-functional efforts, such as a program or initiative.
Optionally, you can also create a sample plan. This generates a plan using dummy data so you can quickly get an idea of what a fully baked plan looks like and explore its capabilities in a risk-free way.
Once you’ve built your own plans to support your teams' processes, scaling its structure is easy. Any plan can be duplicated in a few clicks. The copy will contain the same issues and settings of the original. This allows you to reuse an existing plan for multiple applications from supporting similar use cases to standardizing agile planning best practices across the organization.
Hoe voeg ik issuebronnen toe aan een plan?
Issue sources determine what data will be used in Jira to create a plan. They outline the work to be done and the problems you’re trying to solve. Issue sources are first selected during plan creation and can be adjusted at any time.
Plans supports three types of issue sources:
- Boards (scrum or kanban) — Issues related to teams that track the volume and progress of their work. Boards can be classified as either scrum or kanban. Scrum boards are for teams that plan their work in sprints or iterations while kanban boards are better suited for teams with a continuous flow of work.
- Projecten — Issues die worden gedefinieerd door een specifieke doelstelling of deliverable, zoals een product of functie.
- Filters — Issues defined by a query in Jira, otherwise known as JQL (Jira Query Language).
To further configure your plan, learn more about plan settings.
Hoe pas ik de issuehiërarchie aan in een plan?
Plans uses the same issue hierarchy as Jira, but can be customized and expanded to track larger goals above the epic level. For example, you can create an initiative hierarchy level to represent a program containing multiple projects or combined efforts spanning multiple teams. When positioned above the epic level, the initiative can be used as a container for epics.
- Epic — Een grote hoeveelheid werk die kan worden onderverdeeld in story's, taken en bugs. In een plan staan epics voor een belangrijke mijlpaal of deliverable. Het werk in een epic kan aan meerdere teams worden toegewezen.
- Story, taak of bug — Story's en taken zijn issues die betrekking hebben op werk dat moet worden afgerond. Bugs zijn problemen die de voortgang of functionaliteit van het werk belemmeren. Deze issuetypen kunnen aan specifieke teams worden toegewezen.
- Subtask — A granular piece of work required to complete a story, task, or bug. In a plan, subtasks can’t have teams assigned specifically to them, they inherit the team assigned to the parent issue.
Hoe voeg ik mijn teams toe aan een plan?
Associate teams with your plan’s issue sources so their work can be managed directly in the plan. Any Atlassian teams in your Teams directory can be brought into a plan. Teams allow you to group and filter work based on teams and manage the allocation of work based on capacity.
Het is meestal aan project- of programmamanagers om teams te coördineren, afhankelijk van hoe het werk is gestructureerd. Zij zijn de drijfveren en besluitvormers van het multifunctionele plan door prioriteiten te stellen en de richting te bepalen. Team- en domeinleads dragen bij aan het plan door capaciteit te beheren en werk aan hun respectieve teams toe te wijzen.
Hoe beheer ik de teamcapaciteit in een plan?
Capaciteit laat de werkeenheden zien die een team in een bepaalde periode uitvoert. Kan gebruikt worden om het vermogen van een team om werk te voltooien binnen een bepaald tijdsbestek in te schatten en is van onschatbare waarde voor risicobeoordelingen bij het nemen van belangrijke beslissingen.
Team- en domeinleads voegen capaciteit aan het plan toe en gebruiken regelmatig systemen voor middelenbeheer om de beschikbaarheid van hun team, de toewijzing van middelen en de prioritering van andere projecten te beoordelen.
Capaciteit wordt bij scrum- en kanban-teams op verschillende manieren gemeten. Hoewel beide typen teams capaciteit kunnen meten aan de hand van tijd (dagen of uren), kan een scrum-team ook storypoints (een relatieve schatting van de vereiste inspanning) gebruiken. Dit komt omdat scrum-teams werken in op tijd ingedeelde iteraties (sprints), terwijl kanban-teams voortgang boeken door een continue workflow.
Capacity planning is available to both scrum and kanban teams. However, sprint planning is exclusive to teams that use scrum boards as an issue source. The sprint planning feature allows you to allocate work to each sprint, project release dates, or milestones based on teams' capacities. It can also show you when sprints are overbooked (when allocated work exceeds the team’s capacity).
Hoe beheer ik afhankelijkheden in een plan?
Dependencies show the relationship between issues in your plan, such as contingencies and blockers. Visualizing and understanding dependencies is vital when project or program managers determine a critical path in the plan. When dependencies are thoroughly mapped, a team can adapt and plan for alternative paths.
Een afhankelijkheid kan binnenkomend of uitgaand zijn. Deze maakt duidelijk wanneer een issue andere issues blokkeert, of wordt geblokkeerd, en welke issues prioriteit moeten krijgen om te zorgen dat er voortgang wordt geboekt. Je kunt ervoor kiezen om afhankelijkheden als badges of regels weer te geven in de weergave-instellingen van je plan.
Je kunt afhankelijkheden ook bekijken op het tabblad Afhankelijkhedenrapport, waarmee relaties tussen issues in je plan visueel in kaart worden gebracht.
Hoe beheer ik releases in een plan?
Releases zijn de mijlpalen in een plan die een bepaald moment aangeven waarop het werk afgerond moet zijn. Een release kan, afhankelijk van de structuur van je werk, een leverbare hoeveelheid werk, een release aan klanten of een programmastap zijn.
Any future releases tied to a project in your plan will automatically appear in the Releases tab in Plans. To exclude a release (and its issues) from the plan, you can add an exclusion rule upon plan creation.
Plans uses two different types of releases: single-project and cross-project. A single-project release is tied to one project, while a cross-project release aligns the dates of multiple projects. Both release types can be created and edited in the Releases tab, however, cross-project releases are only used in Plans and cannot be saved to your issues in Jira.
Hoe kan ik plannen voor verschillende scenario's?
Since Plans functions as a sandbox environment for Jira data, you can enable scenarios to explore alternative paths to milestones or project completion. Planning different scenarios allows you to adjust dates, resources, and other inputs with minimal disruption. You can aim for your best case, plan for your worst case, and be prepared for anything in between.
Hoe kan ik de voortgang van een plan volgen en rapporteren?
The summary screen is a great place to get a quick snapshot of how your plan is coming along. In the summary, you can see issue progress, key dependencies, team progress, and team capacity for your plan, in the chosen date range.
For a specific snapshot of your plan, you can create a new view. This is particularly useful for large, cross-functional projects, where concerns and needs vary across different stakeholders. Filters and view settings allow you to emphasize different aspects of your plan, which can then be saved and easily accessed at any time. For example, you can create a view that only shows certain issue levels or a single team’s work.
Hoe deel ik een plan met belanghebbenden?
Plannen worden gemaakt om gedeeld te worden! Communiceer voortgangsupdates en houd alle belanghebbenden op de hoogte van hoe projecten en teams hun doelen nastreven. Elke weergave van elk plan kan gedeeld worden als directe link ingevoegd in een Confluence-pagina voor een live weergave, of kan geëxporteerd worden als een CSV-bestand of PNG-afbeelding voor een statische weergave.
