Close
Screenshot documentgoedkeuring

Sjabloon voor taakbeheer

De sjabloon voor taakbeheer organiseert en vereenvoudigt het projectbeheer door alle aspecten van een project te prioriteren en bij te houden.

Gratis projectbeheersjabloon gebruiken
het beste geschikt voor

Projectmanagement

Operations

Belangrijkste functies

Taakplanning

Prioritering

Pipelinebeheer

Wat is een sjabloon voor taakbeheer?

Gestructureerd document

Sjablonen voor taakbeheer bieden een overzichtelijke indeling om informatie op een gestructureerde, voorspelbare manier te ordenen. Ze identificeren de taak, de prioriteit ervan, de deadline en andere relevante informatie, zoals omschrijvingen en opmerkingen. Ook leveren ze waardevolle informatie op voor de taakbeheerder voor het schattingsproces.

Overzicht van de taken

De sjabloon voor taakbeheer combineert gedetailleerde informatie over individuele taken en biedt een momentopname van het hele project. Dit omvat het tijdschema voor het voltooien van taken en hun context. Teamleden kunnen snel de status van een taak begrijpen zonder zich in elk detail te hoeven verdiepen.

Takenlijst

Met de taaksjabloon kunnen teams taken onderverdelen in categorieën, zoals Niet gestart, In voortgang en Voltooid. Taaktracking toont het voltooiingspercentage, zodat teams kunnen beoordelen welke taken aandacht nodig hebben. Met nauwkeurige statustracking kunnen de taakbeheerder en het team beslissingen nemen in het geval dat de projectdoelen veranderen of als het project achterloopt op schema.

backlogweergaven

Status bijhouden

Met de taaksjabloon kunnen teams taken onderverdelen in categorieën, zoals Niet gestart, In voortgang en Voltooid. Taaktracking toont het voltooiingspercentage, zodat teams kunnen beoordelen welke taken aandacht nodig hebben. Met nauwkeurige statustracking kunnen de taakbeheerder en het team beslissingen nemen in het geval dat de projectdoelen veranderen of als het project achterloopt op schema.

Screenshot van Roadmap

Bordweergave

Met Kanban-borden of Gantt-grafieken kan je team werk plannen, visualiseren en beheren. Verdeel taken in kolommen om de voltooiingsfasen weer te geven. Door de bekende workflow van begin tot eind te simuleren, krijg je een intuïtieve benadering van het project. De visuele presentatie is eenvoudig te begrijpen en stelt belanghebbenden in staat om snel de voortgang te zien.

Screenshot van Kanban-bord

Issue-log

Door grote werkblokken op te splitsen in kleinere stukken, genaamd issues, is het eenvoudiger om de status bij te houden en deadlines te beheren. Door werk op te splitsen in issues zijn blokkades, middelen die te veel worden ingezet en conflicten gemakkelijker te herkennen en te corrigeren. De issuelog helpt teams ook achteraf met datagestuurde informatie voor continue verbetering.

schermafbeeling van issues

Wat omvat de sjabloon voor taakbeheer?

Takenlijst

Op taakniveau voegen teams gegevens toe, waaronder namen, omschrijvingen, prioriteiten, deadlines en opdrachten. Terwijl teams de takenlijst samenstellen, verschijnt er een uitgebreid overzicht van alle activiteiten. Dit maakt het gemakkelijker om hiaten en blockers te zien. Ook is deze de basis voor het schatten van de algemene tijdlijn voor het project.

Status bijhouden

Met de taaksjabloon kunnen teams taken onderverdelen in categorieën, zoals Niet gestart, In voortgang en Voltooid. Taaktracking toont het voltooiingspercentage, zodat teams kunnen beoordelen welke taken aandacht nodig hebben. Met nauwkeurige statustracking kunnen de taakbeheerder en het team beslissingen nemen in het geval dat de projectdoelen veranderen of als het project achterloopt op schema.

Bordweergave

Met Kanban-borden of Gantt-grafieken kan je team werk plannen, visualiseren en beheren. Verdeel taken in kolommen om de voltooiingsfasen weer te geven. Door de bekende workflow van begin tot eind te simuleren, krijg je een intuïtieve benadering van het project. De visuele presentatie is eenvoudig te begrijpen en stelt belanghebbenden in staat om snel de voortgang te zien.

Issue-log

Door grote werkblokken op te splitsen in kleinere stukken, genaamd issues, is het eenvoudiger om de status bij te houden en deadlines te beheren. Door werk op te splitsen in issues zijn blokkades, middelen die te veel worden ingezet en conflicten gemakkelijker te herkennen en te corrigeren. De issuelog helpt teams ook achteraf met datagestuurde informatie voor continue verbetering.

Aan de slag met de sjabloon voor taakbeheer

Aan de slag met de sjabloon voor taakbeheer

Definieer taakcategorieën
  

Het soort project kan van invloed zijn op de categorieën die je gebruikt. Teams die Agile workflows gebruiken, kunnen categorieën aanmaken voor specifieke soorten werk, zoals ontwerp, ontwikkeling, testen en administratie. Dit kunnen ook vergaderingen en standaardcommunicatie omvatten. Een gezamenlijke aanpak om taakcategorieën te definiëren zorgt ervoor dat je rekening houdt met alle werkgebieden. Daarnaast kunnen taakcategorieën voor voltooide projecten de basis vormen voor soortgelijke toekomstige projecten.

Voer de taakgegevens in
  

Vermeld zoveel mogelijk informatie in de sjabloon. De taakgegevens omvatten namen, omschrijvingen, deadlines en meer. Teams kunnen aanvullende gegevens definiëren op basis van hun individuele behoeften. Als het team bijvoorbeeld niet met een ontwikkelingstaak kan beginnen voordat een ander team een ontwerpopdracht heeft voltooid, kan men door het koppelen van deze taken beter vaststellen waar het project mogelijk vertraging oploopt.

Wijs verantwoordelijkheden toe
  

Definiëren wie verantwoordelijk is voor elke taak zorgt voor een beter beheer van de middelen en creëert verantwoording. Met duidelijk gedefinieerde taken kunnen teamleden hun werk plannen, samenwerken met bijdragers en nauwkeurige statusupdates geven. Eigenaarschap van taken voorkomt ook dubbel of gemist werk en stelt leden in staat om afhankelijkheden op te volgen en informatie over de taak toe te voegen.

Stel taakprioriteiten
  

Stem prioriteiten op elkaar af zodat het team zich eerst kan concentreren op kritieke taken. Gebruik doelen, klantvereisten of de projectstrategie om taken te prioriteren op basis van hun belang en urgentie. Als deze samenwerking in teamverband wordt gedaan, ontstaat er een gevoel van doelgerichtheid en een gemeenschappelijke visie. Deze stelt leden die verantwoordelijk zijn voor taken met hoge prioriteit ook in staat om issues aan de orde te stellen die van invloed kunnen zijn op die taken. Het bevordert duidelijkere, meer tijdige communicatie gedurende het hele project.

Werk de taakstatus regelmatig bij
  

Door de statussen up-to-date te houden, kunnen projectbeheerders zich concentreren op het optimaliseren van het plan en het op de hoogte houden van belanghebbenden in plaats van op zoek te gaan naar updates. Door gebruik te maken van brede categorieën, zoals Niet gestart, In voortgang en Voltooid, is het eenvoudig om teamleden op de hoogte te houden. Ook kunnen teams hiermee in een vroeg stadium van het proces zien wanneer de tijdlijn van het project in gevaar is, of indien afhankelijke taken vertraging oplopen. Als het team deze issues meteen begrijpt, kunnen deze meteen worden aangepast en blijft het project op schema.

Evalueer en pas aan
  

Evalueer en verbeter de sjabloon voor taakbeheer voortdurend om aan de behoeften van het project te voldoen. Successen uit het verleden vormen een goede basis voor wat je moet behouden, veranderen en elimineren. Aanpassingen zijn geschikt voor veranderende vereisten, feedback en veranderende prioriteiten. Beschouw de sjabloon voor taakbeheer als een levend document dat voldoet aan de behoeften van het team, in plaats van het project aan te passen aan de sjabloon.

Klaar om deze sjabloon te gebruiken?

Gratis projectbeheersjabloon gebruiken
achtergrondafbeelding