Zwiększenie potencjału innowacyjnego Doodle dzięki Jira Product Discovery

Innowator w dziedzinie planowania z misją utrzymania przewagi konkurencyjnej dzięki strategii

Doodle było pierwszym narzędziem do planowania online i nadal jest znane z tego, że ułatwia kontakty całym rzeszom osób. Narzędzie Doodle wzięło swoją nazwę od funkcji sondażu grupowego, która polega na zapraszaniu uczestników spotkania do głosowania w preferowanym przez nich przedziale czasowym. Obecnie firma wciąż pozostaje liderem w dziedzinie planowania opartego na relacji „jeden do wielu”, pozwalając zaplanować dosłownie wszystko — od spotkań zespołowych i szkoleń firmowych po śluby i spotkania ze znajomymi.

Według Jensa Naie, dyrektora ds. technologii, i Stephanie Leue, byłej dyrektor ds. produktu, to skupienie się na łączeniu ludzi czyni produkt Doodle wyjątkowym. „Istnieje silny związek między naszymi klientami a naszą firmą” — stwierdza Stephanie. „Ludzie mówią o Doodle z poczuciem szczęścia”.

W czym tkwi tajemnica Doodle? W przeskalowanej strategii

Aby zachować konkurencyjną pozycję w zatłoczonej przestrzeni planowania online, zespół Doodle musiał rozwijać swoją ofertę, pozostając równocześnie wiernym własnej misji polegającej na maksymalnym uproszczeniu planowania opartego na relacji „jeden do wielu”. W przeciwnym razie firma ryzykowała utratę zadowolonych klientów, udziału w rynku i przewagi na wczesnym etapie rozwoju.

Gdy Stephanie zajęła stanowisko głównej specjalistki ds. produktów (CPO), pasja zespołów i etyka pracy były wyraźnie widoczne. Ale firma miała poczucie, że staje się czymś, co Stephanie nazywała „fabryką funkcji”. Wydawali mnóstwo przydatnych funkcji, ale nie było jasnej, scentralizowanej strategii produktowej łączącej te funkcje z szerszymi celami Doodle.

„Mieliśmy świetnych badaczy, którzy wykonali niesamowitą robotę, ale rzeczy, które odkrywali, nigdy nie znajdowały przełożenia na rzeczywistą pracę nad produktem” — wspomina Stephanie. Zespoły miały trudności z ustalaniem priorytetów pracy, utrzymaniem przewagi konkurencyjnej Doodle i poczuciem powiązania ze sobą nawzajem oraz z misją firmy.

Wtedy Jens i Stephanie postanowili zacząć używać Jira Product Discovery do opracowywania planów działań w całej organizacji. Zespół inżynierów od dawna używał Jira Software, więc produkt Jira Product Discovery był doskonałym uzupełnieniem środowiska. Firma Doodle dodała Jira Product Discovery, aby wspierać model priorytetów Timofeya — rozszerzoną wersję modelu Double Diamond — w całej firmie. Obecnie wszystkie zespoły korzystają z tej platformy, Jira Product Discovery i Jira Software do ustalania priorytetów, planowania i zarządzania pracą — dzięki czemu działania wszystkich w Doodle są skoordynowane.

Cel firmy Doodle: transformacja fabryki funkcji w lidera planowania strategicznego

Stephanie po raz pierwszy dołączyła do Doodle w marcu 2022 roku jako dyrektor ds. produktu. Gdy w następnym roku awansowała na stanowisko CPO, skupiła się na ulepszeniach strategicznych.

Do tego czasu priorytety były w firmie Doodle ustalane raczej doraźnie. Zespół ds. produktu dostarczał wiele funkcji, ale nie były one częścią spójnej strategii. W tym czasie dział techniczny już od 15 lat używał tablic Kanban w Jira Software. Te narzędzia i metody działały dobrze na poziomie zespołu, ale nie były połączone z innymi obszarami firmy.

„Planowanie strategiczne polegało w zasadzie tylko na umieszczaniu karteczek samoprzylepnych na tablicy Miro” — wspomina Stephanie. „Ludzie pytali, dlaczego coś robią, a my nie zawsze mieliśmy dobrą odpowiedź” — dodaje Jens.

Co więcej, ponieważ kierownictwo najwyższego szczebla nie miało wglądu w to, nad czym pracują zespoły, często — nawet codziennie — sprawdzało za pośrednictwem poczty elektronicznej lub narzędzia Slack, co się dzieje. Z biegiem czasu zaczęło to rozpraszać i zniechęcać wielu członków zespołu. „Jeśli codziennie pytam mój zespół: „Nad czym pracujecie? Jakie są postępy?”, stanowi to dla nich obciążenie” — uważa Stephanie. „Uznają to za mikrozarządzanie, podczas gdy tak naprawdę potrzebuję tylko przejrzystości”.

Sytuacja nie była zgodna z obowiązującymi w firmie Doodle wartościami: doskonałością i entuzjazmem. Na szczęście Jens i Timofey Yevgrashin, były dyrektor ds. elastyczności biznesowej, planowali pewne rozwiązanie.

Struktura i przejrzystość pomagają łączyć zespoły ze strategią

Stephanie chciała przekształcić Doodle z „fabryki funkcji” w bardziej przemyślaną, strategiczną organizację. Chodziło jej o połączenie wszystkich działań, zadań i inicjatyw z celem biznesowym, oraz aby wszyscy zrozumieli, w jaki sposób ich praca wpisuje się w szerszy obraz.

Aby osiągnąć te cele, Stephanie i Jens zaczęli od przyjęcia nowych ram ustalania priorytetów, które będą wykorzystywane przez całą firmę, a nie tylko produkt. Początkowo Stephanie nie sądziła, że narzędzie rozwiąże ten problem. Uważała, że nowe ramy mogą dopasować się do istniejącego pakietu technologii Doodle, w tym Jira Software, w celu skoordynowania wszystkich działań.

„Czułam, że to kwestia procesu — że nowe narzędzie powinno być naszym piątym lub szóstym priorytetem” — wyjaśnia. „Musieliśmy znaleźć sposób, aby w przejrzysty sposób zakomunikować całej organizacji, w jaki sposób przenosimy wszystko od pierwszego mówienia pomysłów przez pomyślne zakończenie fazy definiowania środków”.

Ale Jens i Timofey uważali, że Jira Product Discovery będzie jednak cennym dodatkiem. Chcieli wykorzystać to narzędzie do zwiększenia możliwości i skalowania rozwiązania Jira Software w firmie Doodle, wykorzystując je jako dynamiczne, interaktywne pojedyncze źródło rzetelnych informacji dla każdego projektu na wszystkich etapach cyklu rozwoju produktu.

Bezproblemowe łączenie codziennej pracy z wizją strategiczną

Jens znał pakiet Atlassian, ponieważ korzystał z niego na poprzednim stanowisku w dynamicznie rozwijającej się firmie zaopatrzeniowej. Ponieważ rozwiązanie Jira Product Discovery zaprojektowano z myślą o integracji z Jira Software, on i Timofey uważali, że będzie ono pasować do obecnych sposobów pracy w firmie Doodle. Przedstawili to narzędzie Stephanie.

„Jens i Timofey pokazali mi, w jaki sposób Jira Product Discovery może przełożyć cały nasz proces na bardzo przejrzysty przepływ pracy związany z tym, co już robiliśmy w Jira” — wyjaśnia. „To był fantastyczny moment. Jira Product Discovery to dodatkowa warstwa, która uzupełnia Jira. Zapewnia ona strukturę i przejrzystość, której nam brakowało, w przystępny i zrozumiały sposób dla wszystkich użytkowników w firmie Doodle”.

Niestandardowe ramy do ustalania priorytetów, tworzenia strategii i gromadzenia pomysłów

Timofey, Jens i Stephanie stworzyli wspólnie strukturę do ustalania priorytetów i tworzenia harmonogramów w Jira Product Discovery. W tym narzędziu kierownictwo Doodle wyznacza podstawowe filary, które są dostosowane do różnych obszarów potencjalnego wzrostu i ważone na podstawie poziomu priorytetu w każdym kwartale. Filary te są przekładane na konkretne, praktyczne inicjatywy w ramach Jira Product Discovery, nad którymi zespoły pracują w ramach planowania i dostarczania w Jira Software.

Stephanie i Jens wiedzieli, że te nowe ramy ustalania priorytetów i narzędzie należy wdrożyć w całej organizacji, aby były naprawdę skuteczne. „Początkowa konfiguracja zajęła tylko około dwóch tygodni” — mówi Stephanie. „Wtedy reszta musiała po prostu wskoczyć do pociągu i zacząć korzystać z narzędzia i procesu, które już przygotowaliśmy”.

Teraz cała firma korzysta z Jira Product Discovery i Jira Software. „Wszystkie zespoły, wszystkie działy używają Jira Product Discovery, aby zyskać przejrzystość” — wyjaśnia Jens. Większość zespołów korzysta również z Jira Software. Ich przypadek użycia nie jest tak zaawansowany jak działu technicznego, ale znalazły się tam ich wszystkie jednostki pracy”.

Tworzenie przejrzystości opartej na współpracy w całej organizacji

Dzięki Jira Product Discovery każda inicjatywa łączy się z jednym z podstawowych filarów strategicznych firmy Doodle i jest zawsze traktowana priorytetowo, aby zapewnić, że godziny pracy inżynierskiej trafiają do osób, które wywierają największy wpływ. „Chcemy mieć pewność, że zespoły nie pracują nad trzema lub czterema rzeczami jednocześnie oraz że mogą skupić się na tym, co najważniejsze” — wyjaśnia Stephanie.

W zespole technicznym menedżerowie mogą również skuteczniej ustalać priorytety, gdy muszą opracowywać rozwiązania dla innych działów. „Jeśli jest coś, co mamy przygotować dla działu finansów, jak nadać temu priorytet w stosunku do następnej inicjatywy produktowej?” pyta Jens. Przed wdrożeniem rozwiązania Jira Product Discovery w pierwszej kolejności obsługiwano działy, które najgłośniej się tego domagały, co trudno nazwać dobrym ustalaniem priorytetów. Dla mnie ważne było stworzenie interdyscyplinarnego zespołu ds. rozwoju produktu, który od czasu do czasu tworzy dla innych działów”.

Nowa era współpracy, komunikacji i innowacji

„Teraz Doodle nie tworzy funkcji, tworzymy doświadczenia” — twierdzi Stephanie. Pod kierownictwem jej i Jensa oraz dzięki rozwiązaniu Jira Product Discovery firma Doodle przekształciła planowanie i ustalanie priorytetów z doraźnego zadania — czegoś, co zabierało czas na inne inicjatywy — w strategiczną, zintegrowaną część ich bieżącego przepływu pracy.

Ponadto ten proces planowania zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż kiedyś. Kierownictwo Doodle poświęcało aż 14 godzin kwartalnie na planowanie w Miro. Dzisiaj wystarczy 20-minutowa sesja kierownictwa raz w miesiącu, aby sprawdzić, co znajduje się w Jira Product Discovery i można iść dalej.

W rezultacie zespoły firmy Doodle odnotowały ogromną poprawę w czterech kluczowych obszarach.

1. Ponowne skoncentrowanie zasobów na innowacjach

Kiedy Stephanie rozpoczynała pracę jako CPO, zespół produktowy nie poświęcał prawie wcale czasu na innowacje, ponieważ większość zabierała mu poprawa dotychczasowych doświadczeń klientów. Teraz gdy firma lepiej rozumie swoje priorytety i działa wydajniej, zespół przesunął 50% zasobów na innowacje.

2. Radykalna przejrzystość, bezproblemowa współpraca

Strategiczne cele i plany firmy Doodle są dostępne w Jira Product Discovery. Po uzgodnieniu planów produkcyjnych zespoły wykorzystują Jira Software do tworzenia i dostarczania oprogramowania. Ponieważ narzędzia są połączone, zespoły mogą śledzić zadania na szczegółowym poziomie w Jira Software i zachować ogólny widok prowadzonych prac w postaci pasków postępu w Jira Product Discovery. Dzięki łatwym sposobom śledzenia pracy na zawołanie lub zagłębiania się w szczegóły liderzy widzą wszystko jak na dłoni i nie muszą prosić członków zespołu o aktualizacje.

3. Bardziej zaangażowani pracownicy, którzy wiedzą dlaczego

Od czasu wdrożenia Jira Product Discovery firma Doodle odnotowała wzrost ocen NPS wśród pracowników, a członkowie zespołu konsekwentnie wspominają w ankietach pracowniczych o kulturze przejrzystości firmy Doodle. Zespoły nie muszą już zapewniać kierownictwa, że robią, co należy, co pomaga im poczuć, że są bardziej zaufani i doceniani. A ponieważ każde zadanie łączy się ze strategicznym filarem w Jira Product Discovery, wszyscy rozumieją, jakie bardziej ogólne cele wspiera ich ciężka praca i jak wpisują się w pełny obraz firmy. Ma to szczególne znaczenie w przypadku inżynierów, którzy teraz każdego dnia tworzą oprogramowanie z większym poczuciem celu.

4. Pomiar sukcesu w sposób holistyczny, z bardziej szczegółowymi wskaźnikami

Od czasu wdrożenia Jira Product Discovery firma Doodle nie tylko odnotowała poprawę krytycznych wskaźników; zmieniła też sposób mierzenia sukcesu. Po przejściu od pomiaru prędkość tworzenia produktu do bardziej holistycznej analizy czasu cyklu, firma odnotowała szacunkowe skrócenie czasu wdrażania o 25%. Chociaż nadal śledzi oceny NPS, teraz nacisk kładzie na bardziej szczegółową ocenę wysiłku klienta (CES) i szybko poprawiła oceny z 3,6 na 5,0 do 4,0 i powyżej.

Gotowa na wyzwania przyszłości marka planowania, lepiej przygotowana do ustalania priorytetów, planowania i łączenia ludzi

Od czasu wdrożenia Jira Product Discovery zespoły firmy Doodle są lepiej skoncentrowane i skoordynowane oraz mogą upraszczać planowanie w zupełnie nowy sposób. „Dzisiaj mamy pewność, że zapewniamy klientom doskonałą obsługę, a nasze oceny CES i NPS dowodzą, że mamy rację” — uważa Stephanie. „Udało nam się więc skupić się głównie na koncepcjach gotowych na wyzwania przyszłości”.

Przykładowo jeden z najnowszych produktów firmy, Arkusze rejestracyjne, umożliwia różnym użytkownikom Doodle — począwszy od specjalistów po grupy krewnych i znajomych — zapraszanie dowolnej liczby osób na określone przedziały czasowe.

Dzięki Jira Product Discovery Doodle wykracza poza rozszerzanie i ulepszanie swoich produktów. Kierując się zainspirowanym przez Jensa i Stephanie przywództwem opartym na współpracy, firma stosuje zupełnie nowy model. Teraz ich kultura zorientowana na klienta jest wspierana przez radykalną przejrzystość, rygorystyczne ustalanie priorytetów i strategiczne decyzje oparte na danych. Dzięki usprawnieniu procesów odkrywania i planowania firma Doodle wykazuje gotowość do dalszego łączenia ludzi w nadchodzących dekadach.