Migracja do chmury: trwa przenoszenie rozwiązań Atlassian w Fath

Przerwy w działaniu systemu stanowią problem dla każdej firmy. Uniemożliwiają wytwarzanie produktów i oferowanie usług, prowadząc do utraty przychodów i denerwując klientów. Nie wspominając już o kosztach związanych z rozwiązywaniem problemów, analizami post-mortem i przywracaniem systemu. FATH jest dostawcą produktów i rozwiązań z dziedziny automatyzacji, cyfryzacji i konstrukcji przemysłowych. Firma FATH borykała się z regularnymi przestojami swoich aplikacji Atlassian hostowanych w centrum danych, którymi firma zarządzała we własnym zakresie. Jednak obecnie, dzięki migracji do Atlassian Cloud, pomoc jest na wyciągnięcie ręki.

Grupa FATH z siedzibą w Spalcie, w regionie Środkowej Frankonii w Bawarii, jest typowym niemieckim średnim przedsiębiorstwem, które ze wszystkich sił stara się napędzać miejscową gospodarkę. Od ponad 30 lat produkują komponenty maszyn i części montażowe, a obecnie oferują również holistyczne rozwiązania w zakresie produkcji zgodne z zasadami Lean jako sposobu na zwiększenie produktywności. Zatrudniają ponad 400 osób na całym świecie, z czego około 240 w samych Niemczech.

Rozwiązania Jira, Confluence i Bitbucket firmy Atlassian odgrywają istotną rolę w codziennej działalności, stanowiąc część centralnego systemu Business Intelligence firmy. W szczególnie dużym stopniu firma wykorzystuje Confluence do zarządzania procesami opracowywania produktów poprzez tworzenie stron z listami zadań, kamieniami milowymi oraz danymi produkcyjnymi na temat każdego opracowywanego rozwiązania. System ten wykorzystywany jest również we współpracy z innymi firmami, do dokumentowania wymagań oraz list zadań do wykonania, a także do udostępniania informacji o produktach użytkownikom zewnętrznym. Pracownicy FATH wykorzystują rozwiązania Atlassian także do dzielenia się wiedzą w obrębie zespołów oraz do tworzenia oprogramowania. W rezultacie te trzy aplikacje mają kluczowe znaczenie dla każdego obszaru współpracy, w tym współpracy między placówkami produkcyjnymi, logistycznymi i sprzedażowymi, oraz są niezwykle ważne z punktu widzenia tworzenia produktów, a w konsekwencji powodzenia firmy. Stabilność, minimalizacja przestojów i ciągła dostępność aplikacji są zatem niezbędne.

Długie przestoje oraz koszty wymuszają zmiany

Rzeczywistość była jednak taka, że grupa FATH regularnie borykała się z przerwami z dostępem do swoich rozwiązań hostowanych w usłudze Azure, które wynikały z wielu różnych przyczyn. Przykładowo interakcja między wtyczkami i aktualizacjami Atlassian okazała się niestabilna, co doprowadziło do trudności z uruchamianiem kolejnych aktualizacji. To z kolei przekładało się na przestoje, a także na zwiększenie kosztów wymaganych do identyfikacji i rozwiązania podstawowych usterek i błędów oraz przywracania systemów. Równocześnie pracownicy często musieli uruchamiać systemy ponownie w środku nocy, aby pierwsza zmiana w zespołach produkcyjnych miała dostęp do Confluence. Ponadto zarządzanie aplikacjami w centrum danych wymagało każdego dnia znacznych nakładów pracy, blokując zasoby wewnętrzne. Dla Eckharda Neesa, dyrektora ds. cyfryzacji w grupie FATH, oraz jego zespołu czara goryczy się przelała i nadszedł czas, aby przenieść aplikacje do usługi Atlassian Cloud: „Byliśmy i w dalszym ciągu jesteśmy bardzo zadowoleni z aplikacji Atlassian. Musieliśmy jednak zadbać o to, aby nasi pracownicy mieli do nich dostęp stale i przez cały czas. Migracja do chmury była zatem dla nas kolejnym logicznym krokiem w procesie ograniczania przestojów, a tym samym kosztów”.

W obliczu licznych wyzwań, z jakimi wiązało się przeprowadzenie migracji, zespół zdecydował się skorzystać z pomocy firmy XALT z Monachium, która jest doświadczonym Gold Solution Partnerem Atlassian i pomogła przygotować cały proces. Jak wyjaśnia Eckhard Nees, „Jira, Confluence i Bitbucket należą do najważniejszych narzędzi, z jakich korzystamy każdego dnia. Musieliśmy przenieść je wszystkie za jednym razem, aby nasze zespoły nie musiały modyfikować swoich planów z powodu przestojów”. Ponadto zespół musiał ograniczyć do minimum wpływ na standardowe procesy robocze współpracowników. Oznaczało to podłączenie chmury do systemu jednokrotnego logowania FATH, aby uniknąć konieczności ciągłego przechodzenia między systemem w centrum danych a nowym systemem w chmurze.

Małymi krokami do sukcesu

Aby przejście było płynne i bezproblemowe, zespół w firmie XALT rozpoczął od opracowania planu migracji, który określał każdy jej krok. Grupa FATH i firma XALT organizowały również codzienne spotkania koordynacyjne w trakcie całego procesu, w uzupełnieniu do cotygodniowych spotkań kierownictwa służących omawianiu postępów projektu. Podejście, które zastosowały zespoły odpowiedzialne za migrację, obejmowało migrację aplikacji do instancji piaskownicy bit po bicie, analizowanie bieżącego stanu każdej z nich i nieustanne przeprowadzanie analizy błędów. Uzyskane w ten sposób wnioski wykorzystano do wyeliminowania wszelkich błędów odkrytych w środowisku źródłowym, czyli w centrum danych. Następnie przeprowadzono ponowną integrację w piaskownicy, aby ocenić zmiany i zidentyfikować wszelkie nowe błędy.

Proces ten kontynuowano do momentu zidentyfikowania i usunięcia lub przekazania odpowiednim interesariuszom wszystkich błędów. W ten sposób zespołom grupy FATH oraz firmy XALT udało się przeprowadzić ostateczną migrację aplikacji, w tym wszystkich danych, przepływów pracy oraz aplikacji ze sklepu Marketplace, do środowiska Atlassian Cloud, bez żadnych niespodziewanych trudności. Na końcu nowy system został udostępniony na żywo współpracownikom FATH.

Liczby przemawiają tym samym językiem

Podsumowując: cały proces migracji trwał około sześciu miesięcy, od połowy do końca 2021 roku. Eckhard Nees z grupy FATH jest zachwycony: „Firma XALT pracowała przy tej migracji z prawdziwym zaangażowaniem. Również wszelkie niezbędne modyfikacje w środowisku Atlassian zostały szybko wdrożone. To pod każdym względem udany projekt”.

Mimo że w trakcie przejścia utracono kilka funkcjonalności, zrekompensowano je już w innych miejscach. Co więcej, jeśli chodzi o sukces migracji, liczby mówią same za siebie: grupie FATH udało się zwiększyć dostępność systemu do poziomu 99,9% oraz ograniczyć liczbę godzin przestojów w skali roku do niemal zera. Różnica wynika z korzyści oferowanych przez SaaS: automatycznych aktualizacji systemu, które firma Atlassian regularnie publikuje dla swoich rozwiązań. Koszty operacyjne — związane z personelem, konserwacją, przestojami itp. — również udało się obniżyć o około 20%, co pozwala na oszczędności, które można teraz wykorzystać w innych miejscach.

Jednak korzyści płynące z przejścia do chmury to coś więcej niż tylko surowe liczby — to także wbudowane zabezpieczenia i opcje ochrony danych, które przyczyniają się do zapewnienia zgodności z rozporządzeniem RODO, albo centralny pulpit systemowy. Oznacza to, że teraz wszystkimi aplikacjami Atlassian można zarządzać jednocześnie, co grupa FATH wykorzystuje przy zarządzaniu tożsamością i dostępem. Ponadto od tej pory środowisko piaskownicy będzie umożliwiać firmie testowanie nowych konfiguracji i aplikacji przed ich wdrożeniem, aby zapobiec potencjalnym błędom. Obecnie ten dostawca komponentów maszyn i innowacyjnych rozwiązań dla sektora produkcji oszczędza koszty, zapobiega frustracji klientów oraz umożliwia pracownikom bezpieczniejszą i wydajniejszą pracę.