Ginkgo Bioworks każdego roku potraja produkcję i ogranicza koszty o połowę, podejmując mądrzejsze decyzje dzięki przejściu na rozwiązanie Atlassian Cloud Premium

Migracja z myślą o przechowywaniu danych, szybkości i usługach

Na przestrzeni lat produkty Atlassian stały się nieodzowną częścią codziennego życia pracowników firmy Ginkgo Bioworks. System Confluence służył jako baza wiedzy dla całej firmy zawierająca podstawowe instrukcje, zasady oraz notatki i dokumentację laboratoryjną, a także raporty finansowe (zintegrowane z wtyczką Comala Document Management w celu zapewnienia zgodności z przepisami). Twórcy oprogramowania i naukowcy specjalizujący się w biologii syntetycznej korzystali również z systemu Jira do zarządzania pracą i jej monitorowania. Ze świadomością, że grupy developerskie i operacyjne korzystają z dwóch różnych narzędzi do zarządzania usługami, zespół starał się skupić na jednym rozwiązaniu, zastępując dotychczasowy system zgłoszeniowy i nieporęczne arkusze kalkulacyjne oprogramowaniem Jira Service Management. Teraz produkt jest skalowany w całej firmie i stanowi podstawowy sposób uzyskiwania usług od innych zespołów.

„Po kilku dniach od wdrożenia systemu Jira Service Management zaczęły przychodzić do nas inne zespoły, które chciały zarządzać zgłoszeniami tak samo jak my. Byli u nas wszyscy, choć ledwo co opracowaliśmy to rozwiązanie. Działy ds. BHP, operacji laboratoryjnych czy automatyzacji, a nawet zespół ds. rozwoju biznesu — każdy chciał korzystać z systemu Jira Service Management” — mówi Bruce Kozuma, starszy kierownik ds. produktów grupowych.

Podczas gdy coraz więcej działów wprowadzało do użytku narzędzia Atlassian, firma Ginkgo Bioworks napotkała typowe wyzwania związane z wdrożeniami lokalnymi: limity przestrzeni do przechowywania danych, konieczność wykonywania prac konserwacyjnych i problemy operacyjne. „Kiedy zespół Atlassian postanowił skupić się na chmurze i zniósł limit pamięci przypisany do konta, powiedziałem, że musimy odejść od serwerów — inaczej możemy zapomnieć o skalowaniu” — wspomina Dave. „Wszyscy zgodzili się co do konieczności migracji do chmury. Działamy przy ograniczonej ilości zasobów, a każde z wykorzystywanych przez nas narzędzi bazuje na chmurze. To był naturalny wybór” — dodaje.

Zespół szybko osiągnął konsensus w sprawie migracji, a także zgodził się co do tego, że jest potrzebny partner w zakresie rozwiązań. „Wiedzieliśmy, że potrzebujemy naprawdę dobrego, niezawodnego partnera, który zna się na rzeczy i pomoże nam przenieść się do chmury. Zdecydowaliśmy się na firmę Praecipio Consulting, bo była najlepszym partnerem ds. rozwiązań” — mówi Dave.

Firmy Praecipio Consulting i Ginkgo Bioworks wspólnie rozpoczęły trzymiesięczny proces migracji, który miał rozwiązać najpilniejsze wyzwania i zaowocować długotrwałymi usprawnieniami, a w konsekwencji poprawić jakość usług świadczonych zarówno między zespołami, jak i całemu światu.

Porządkowanie i współpraca podstawą płynnej migracji

Najważniejszym celem grupy Praecipio Consulting było sporządzenie jasnego planu obejmującego każdy krok — od przygotowań aż po migrację i wsparcie postprodukcyjne. Pierwszym dużym priorytetem były porządki. „W naszych systemach Jira i Confluence panował chaos, ponieważ nikt nie sprawował nad nimi nadzoru. Nie mogliśmy nic znaleźć, mieliśmy luki w danych, a po rozproszone informacje trzeba było niekiedy sięgać do dokumentów Google. Poprosiliśmy grupę Praecipio Consulting o pomoc w organizacji danych” — opowiada Dave. Partner Praecipio Consulting, Christopher Pepe, spodziewał się, że zespół Ginkgo Bioworks będzie chciał przenieść do chmury wszystkie swoje dane, więc chęć uprzedniego ich uporządkowania mile go zaskoczyła. „Firmy często uznają za priorytet jak najszybsze przeprowadzenie migracji do chmury. Nacisk na zachowanie danych w takiej samej rozdzielczości, w jakiej były dostępne lokalnie, nie jest tak duży” — stwierdza.

Działania Praecipio Consulting rozpoczęły się od oceny instancji lokalnych Ginkgo Bioworks i przekazania sugestii dotyczących restrukturyzacji, aby użytkownicy mogli szybciej i łatwiej znaleźć informacje po migracji. Następnie uaktualniono Jira i Confluence, oceniono, które aplikacje można i należy przenieść do chmury, a także zaktualizowano łącza, aby uniknąć błędów. Cały czas trwała współpraca przy rozwiązywaniu wszelkich pojawiających się problemów. „Współpracowaliśmy z Atlassian w kwestii obsługi niektórych zmian zaplecza. Świetnie się spisali, na przykład sprawdzając bazę danych, dzięki czemu obyło się bez dziwnych problemów technicznych” — mówi Bruce. Uważa też, że wkład Praecipio Consulting był kluczowy dla sukcesu migracji. „Dzięki staraniom Praecipio Consulting migracja przebiegła niezwykle sprawnie” — zaznacza. „Konsekwentnie dostarczają to, czego chcemy, sprawdzają, czy wszystko dobrze u nas działa, a na dodatek angażują swoich najlepszych ludzi. Mogę polecić ich każdemu i wiem, że będą profesjonalni, dokładni i kompetentni oraz wykorzystają do swoich zadań niezwykle inteligentny proces; a także mam pewność, że dostajemy od nich najlepsze informacje”.

Biorąc pod uwagę wsparcie zaufanych partnerów i strategiczne podejście, zespół Ginkgo Bioworks wiedział, że ma wszystko, czego potrzeba do płynnej migracji.

Trzykrotny wzrost wydajności, o połowę niższe koszty, napływ możliwości

Dostęp do najnowszych i najbardziej zaawansowanych funkcji chmury pomaga firmie Ginkgo Bioworks rozwijać się i wprowadzać innowacje. W pierwszym roku działania postmigracyjne koncentrowały się na podstawowych możliwościach. W drugim roku organizacja skupi się na podejmowaniu decyzji w oparciu o dane i zgodności z przepisami. Zespół ma długą listę planów w zakresie optymalizacji — m.in. rozszerzenie systemu Jira Service Management na całą firmę, ułatwienie znajdowania informacji w komunikatorze Slack, analizę danych zgłoszeń w celu określenia potrzeb szkoleniowych i tendencji dotyczących rentowności oraz udoskonalenie wyszukiwania w systemie Confluence. Wszystkie te usprawnienia wpłyną na całą organizację. „Zmiany wykraczają daleko poza zwykłe zarządzanie zgłoszeniami. Pracujemy z firmą Praecipio Consulting nad projektami, które zrewolucjonizują naszą działalność” — oznajmia Bruce.

Takie efekty są możliwe dzięki partnerstwu Ginkgo Bioworks z firmami Praecipio Consulting i Atlassian. „Ponieważ nie musimy się przejmować sprzętem czy systemami operacyjnymi, możemy skupić się na zarządzaniu i procedurach, praktykach związanych z ustawą Sarbanesa-Oxleya [obejmujących prowadzenie dokumentacji finansowej i raportowanie], zapewnianiu jakości, zdolności do przeprowadzania audytów, zgodności z przepisami i innych zaleceniach, które pozwolą firmie Ginkgo Bioworks nadal wieść prym” — mówi Bruce.

Zespół Ginkgo Bioworks chce osiągać jeszcze lepsze wyniki i nadal wyprzedzać konkurencję. Mierzy wysoko, a za sprawą solidnej platformy opartej na chmurze i rzetelnego partnera znajduje się na dobrej drodze do realizacji swoich celów. „Trzykrotnie zwiększyliśmy produkcję i dążyliśmy do zmniejszenia o połowę kosztów wynikających z każdego obciążenia. Teoretycznie za trzy lata potrzebowalibyśmy 27-krotnie większej sieci i przestrzeni do przechowywania danych niż obecnie. Dzięki migracji do chmury i wykorzystaniu produktów Atlassian do zarządzania usługami możemy jednak nieliniowo skalować działania i zwiększać rentowność, a ponadto mamy do dyspozycji wskaźniki pomocne w dokonywaniu wymaganych inwestycji” — wyjaśnia Dave.