Sophos zwiększa poziom cyberbezpieczeństwa, produktywności i oddziaływania dzięki chmurze Atlassian

Upraszczanie w celu zwiększenia wydajności i możliwości

Po przejściu z wersji Server do wdrożeń Data Center rozwiązań Jira i Confluence w 2019 roku wzrost liczby pracowników firmy Sophos, globalna ekspansja i zastosowanie narzędzi Atlassian na dużą skalę w dalszym ciągu obciążały infrastrukturę. Przy tylu użytkownikach i tak dużej aktywności obciążenie to stawało się prawie niemożliwe do opanowania.

Tempo zmian również wzrastało. „Wszystko przyspiesza. A kiedy firma działa szybko, dział IT musi działać jeszcze szybciej” — mówi dyrektor ds. inżynierii w przedsiębiorstwie, Rajeev Kapur. Zespół chciał przetestować nowe narzędzia i procesy Agile z myślą o innowacjach, ale integracja nowych technologii była problematyczna ze względu na zaporę chroniącą oprogramowanie. Ponadto dział IT zajmował się przede wszystkim rozwiązywaniem problemów, przez co zostawało mu niewiele czasu na strategiczne projekty i przyszłościowe inicjatywy.

Migracja do chmury zapewniała możliwość optymalizacji na wszystkich frontach. „Firma nie może przetrwać, jeśli wykonujemy to samo zadanie na wiele sposobów” — ocenia starszy inżynier ds. infrastruktury, Daniel Cave. „Migracja do chmury była okazją do uporządkowania bałaganu i udoskonalenia z perspektywy technologii i procesu”.

Koncentracja na optymalizacji i uproszczeniach stała się głównym celem migracji firmy Sophos. „Migrując do chmury, musisz określić kluczowy powód tego działania i zadbać o to, aby znał go cały zespół i użytkownicy. W naszym przypadku było to uproszczenie i nowe możliwości” — wyjaśnia Daniel. „Jesteśmy przekonani, że nie powinno się poświęcać nieskończonej ilości czasu na zarządzanie systemem i jego konfigurację. System powinien działać sam, dając ci przestrzeń do wykonywania swojej pracy. Podczas migracji do chmury Atlassian skupiliśmy się na promowaniu wdrożenia, poprawie wydajności i patrzeniu w przyszłość”.

Sukces migracji przychodzi etapami

Gdy decyzja o migracji została podjęta, pojawiło się pytanie o to, jak ją przeprowadzić. Zespół Sophos rozważał przeniesienie całego systemu naraz, ale ostatecznie zdecydował się na optymalizację i przeniesienie (podejście zalecane przez firmę Atlassian), czyli migrację instancji po kolei w celu jak najszybszego osiągnięcia korzyści. Zespół miał nadzieję, że podział projektu na etapy pozwoli przyspieszyć wdrażanie.

Dział IT rozpoczął proces planowania od ćwiczenia „pajęczyna”, aby określić, które projekty Confluence i Jira są powiązane i mogą zostać przeniesione jako jednostka. Następnie zwrócono się o pomoc do kluczowych interesariuszy z każdego obszaru biznesowego, aby wspólnie z nimi zaplanować i przetestować migrację. Mieli oni też pełnić rolę specjalistów w swoich zespołach. „Ważne jest zaangażowanie wszystkich kluczowych decydentów z każdej powiązanej jednostki biznesowej — zarówno osób odpowiedzialnych za aspekty techniczne, jak i tych najbardziej wpływowych” — sugeruje Daniel. „Osoby te zrozumiały propozycję wartości i złożoność problemu. Poznały możliwe korzyści i dowiedziały się, czego nie da się uzyskać, a następnie przekazały to swoim zespołom”.

Zespół IT zaplanował kolejną fazę, koncentrując się na jednostkach biznesowych, które najbardziej odczułyby skutki potencjalnych błędów. Tym razem poświęcił jeszcze więcej czasu na planowanie i testy, aby zminimalizować ryzyko. Rajeev twierdzi, że „o sukcesie migracji decydują testy akceptacyjne użytkowników i zarządzanie interesariuszami. Absolutnie konieczne są uczciwość i konsekwencja”.

Aby pomóc w komunikacji z interesariuszami, administrator rozwiązania Atlassian opracował wewnętrzny komunikat prasowy w celu określenia oczekiwań co do nowej funkcjonalności i wzbudzenia ekscytacji zespołów.

Partnerstwo i rozwiązywanie problemów w obrębie całego procesu

Na każdym etapie migracji firmy Sophos zespół IT korzystał z rozwiązań Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) i Confluence Cloud Migration Assistant (CCMA) w celu uzyskania wsparcia w planowaniu i wdrażaniu. „Trzeba optymistycznie założyć, że narzędzie do migracji przeniesie zdecydowaną większość danych” — mówi Daniel. „Następnie można się skupić na najszybszym sposobie uzyskania systemu operacyjnego”.

Partner Adaptavist odegrał również nieocenioną rolę w zapewnieniu wiedzy specjalistycznej w zakresie planowania migracji oraz wsparcia technicznego i pomocy w testowaniu. „Partner Adaptavist naprawdę stał się częścią naszego zespołu projektowego. Mogliśmy skorzystać z jego wiedzy, powiązań z dostawcami aplikacji i doświadczenia w celu szybszego przeprowadzenia migracji. Pomógł nam też ogromnie w zaangażowaniu użytkowników, wyjaśniając wszystkim interesariuszom, co mogą osiągnąć dzięki chmurze Atlassian”.

Interfejsy API Atlassian również przyczyniły się do usprawnienia procesu. „Warto przyjrzeć się interfejsom API chmury Atlassian, aby zrozumieć ich działanie. W toku projektu mieliśmy wiele przypadków, w których interfejsy API zapewniły nam rozwiązania do zarządzania na dużą skalę” — wyjaśnia Dan. „Ze względu na podział migracji na etapy opracowaliśmy na przykład procedurę, która zakładała, że zawartość przed przeniesieniem ma być przeznaczona wyłącznie do odczytu, natomiast po przeniesieniu do środowiska chmury miała się też pojawić możliwość zapisu. W konsekwencji musieliśmy masowo zmieniać schematy uprawnień — najpierw we wdrożeniu lokalnym, a następnie w chmurze. Podczas pierwszej iteracji ręczne wykonanie tego zadania zajęło jednemu inżynierowi kilka godzin. Do czasu drugiej iteracji oparty na interfejsach API skrypt robił to już automatycznie”.

Wykorzystując zasoby i wskazówki firmy Atlassian i partnera Adaptavist, zespół Sophos przeprowadził większość migracji w ciągu około sześciu miesięcy. Już teraz cieszy się korzyściami z pracy w chmurze i z entuzjazmem oczekuje kolejnych ulepszeń w przyszłości.

Możliwość skupienia się na poprawie jakości pracy i wyników finansowych

Teraz, gdy firma Sophos współpracuje w chmurze Atlassian, należące do niej zespoły z całego świata mogą działać pewnie i bez zakłóceń, a dział IT — z większą efektywnością pełnić funkcję strategicznego partnera biznesowego.

„W przypadku chmury Atlassian dostępność jest zdecydowanie większa. Praca naszego zespołu nie polega już na zastanawianiu się, dlaczego w Jira występują problemy. Dziś pytanie brzmi raczej: »Jak mogę to zrobić w Jira?” — opowiada Rajeev. „Teraz zamiast rozwiązywać tylko problemy ze stabilnością i wydajnością, możemy myśleć o poprawie komfortu naszych użytkowników”.

Według Daniela zmiana przyniosła korzyści zarówno poszczególnym pracownikom, jak i całej organizacji. „Moja rola całkowicie się zmieniła — byłem administratorem bazy danych (DBA), a teraz tworzę możliwości. Nie jesteśmy już administratorami bazy danych czy inżynierami ds. serwera. Przyciągamy i kształcimy osoby, które koncentrują się na wydajności, ulepszeniach i wykorzystaniu systemów. Mają one znacznie większy wpływ na wydajność operacyjną firmy”.

Jeśli chodzi o wydajność, zespół Sophos cieszy się nowo odkrytym wzrostem produktywności dzięki natywnej funkcjonalności chmury. „Automatyzacja Jira pomaga nam w sprawniejszym działaniu, lepszym zarządzaniu i wdrażaniu nowych praktyk” — ocenia Rajeev. „Przykładowo kiedy rozpoczyna się sprint, wszystkie zawarte w nim zadania są realizowane automatycznie, a klienci wewnętrzni otrzymują aktualizacje dotyczące statusu. Tego rodzaju automatyzacje przyspieszają, usprawniają i ułatwiają działanie oraz zapewniają lepszą obsługę osobom zlecającym zadania”. „Z automatyzacji może korzystać każdy, ponieważ to proste” — dodaje Daniel.

Wszystko to wiąże się z główną korzyścią płynącą z migracji firmy Sophos: osiągnięciem celu, jakim było uproszczenie działania i stworzenie nowych możliwości. „Mamy do dyspozycji proste w obsłudze produkty. Łączy nas jeden cel: pomóc pracownikom osiągać lepsze wyniki. To nie powinno być problemem. Powinno po prostu działać” — mówi Daniel. Przeprowadzając migrację do chmury Atlassian, przestaliśmy być wreszcie na drugim planie: skupiliśmy się na wdrożeniu procesów i zwiększeniu wartości naszej działalności”.