Firma Sprout Social zapewnia światowej klasy obsługę rekrutacji dzięki rozwiązaniu Atlassian

„Jak dajemy radę nad tym wszystkim panować?”

Ponieważ kierownictwo firmy Sprout wyznaczało na przestrzeni lat coraz ambitniejsze cele, personel musiał przeprowadzić sprawne skalowanie, aby je zrealizować. Kiedy dział ds. rekrutacji starał się dostosować do rosnącego w szybkim tempie zespołu i rozszerzającego się zakresu działalności firmy, napotkał kilka typowych problemów znanych wielu dynamicznie rozwijającym się rozproszonym zespołom.

Z logistycznego punktu widzenia coraz trudniej było o zachowanie porządku i aktualności danych. Każdy pracownik działu ds. rekrutacji wykorzystywał do monitorowania zadań związanych z rekrutacją i wdrażaniem pracowników własny system i podstawowe narzędzia takie jak Arkusze Google. Zespół nie miał wglądu w statusy i postępy związane z zadaniami poszczególnych osób, przez co łatwo było o nieścisłości i przeoczenia. Do tego bez szablonów lub centralnej bazy danych pracownicy nie mieli ustalonego sposobu dokumentowania danych, przechowywania cennych treści (takich jak materiały szkoleniowe) czy dzielenia się ważnymi informacjami (takimi jak zasady dotyczące zarządzania zasobami ludzkimi bądź instrukcje odnośnie do rozmów kwalifikacyjnych podczas rekrutacji kierowników).

Zespół ds. rekrutacji miał również szerszą wizję obejmującą zapewnianie bardziej inkluzywnej, przyjaznej i konsekwentnej obsługi podczas rekrutacji i wdrażania wszystkim pracownikom, niezależnie od ich pochodzenia, i w każdej lokalizacji — na poziomie, którego przy zastosowaniu starszych narzędzi i procedur nie dało się osiągnąć. „Dokonaliśmy skalowania w zakresie rozmiaru i potrzeb, po czym zaczęliśmy się zastanawiać, w jaki sposób to wszystko utrzymać” — wspomina specjalista ds. rekrutacji, Tommy Bullington. Rozwiązania Confluence i Trello okazały się przekonującą odpowiedzią na to pytanie.

Confluence łączy się z Trello w celu utworzenia intuicyjnego systemu z możliwością skalowania

Aby połączyć silosy danych, zwiększyć wydajność i skuteczność oraz zapewnić najwyższej jakości obsługę wszystkim użytkownikom, zespół ds. rekrutacji zaczął badać potencjalne rozwiązania programistyczne. Rozwiązanie Confluence zostało wdrożone w całej organizacji jako centralna baza danych, ale zespół potrzebował także oprogramowania do planowania projektów. Gdy wkrótce po dołączeniu do zespołu Sprout Tommy podzielił się tymi przemyśleniami z jednym ze współpracowników, ten polecił mu rozwiązanie Trello — proste, wizualne narzędzie do współpracy i monitorowania codziennych zadań.

Połączenie narzędzi Trello i Confluence zaowocowało intuicyjnym rozwiązaniem. „Jesteśmy zespołem ds. rekrutacji. Nie każdy z nas jest urodzonym kierownikiem projektu” — mówi Haley Ennes, starsza kierownik ds. programu przeprowadzania rekrutacji. „Korzystanie z narzędzi takich jak Trello i Confluence znacznie nas odciąża i umożliwia zacieśnienie współpracy bez poczucia zniechęcania. Sprawia, że wszyscy czują większą swobodę i ekscytację, a także pozwala nam pracować szybciej”. „Trello obejmuje te same elementy [co narzędzie techniczne typu Jira], oferując przy tym prostszy interfejs użytkownika i łatwiejszą obsługę. To bardziej przyjazna droga do systemu Jira” — dodaje Tommy.

Konfiguracja tablic Trello nie sprawiła nikomu problemu, a organizacja zadań według statusu (Backlog, Do zrobienia, Zaplanowane, W toku, Wstrzymane i Zakończone) ułatwiła zarządzanie dziesiątkami projektów i osób.

„Nasi specjaliści i koordynatorzy codziennie mają wiele zadań związanych z planowaniem i wdrażaniem. Robią wiele rzeczy jednocześnie. Dzięki rozwiązaniu Trello i dowolnemu narzędziu Atlassian o wiele łatwiej jest się zorientować w osi czasu projektu, ustalić, co należy zrobić i do kiedy, a także skontaktować się z odpowiednią osobą, gdy potrzeba więcej czasu” — wyjaśnia Tommy. Dodaje, że zespół docenia również „poczucie spełnienia” towarzyszące wypełnianiu list kontrolnych. „Nic nie cieszy mnie bardziej niż możliwość „odhaczenia” zadania. To taka drobnostka!”.

Rozwój i integracja na rzecz współpracy i łączności

Z biegiem czasu dział ds. rekrutacji jeszcze bardziej udoskonalił procedury i platformę Trello dzięki nowym funkcjom i rytuałom. Zespół spotyka się teraz poza siedzibą dwa razy w roku, aby przeprowadzić spotkania retrospektywne i zaplanować pracę na nadchodzące miesiące. Nowe projekty i cele są następnie wprowadzane na platformę Trello, która służy jako główny system do zarządzania projektami i przeprowadzania burzy mózgów, a zarazem źródło danych stanowiących podstawę dla odbywających się co dwa tygodnie spotkań stand-up (które organizowano wcześniej raz w tygodniu, ale ze względu na lepsze przystosowanie zespołu do pracy z platformą Trello ich częstotliwość została ograniczona).

Gdy tablice i karty się zmieniają, członkowie zespołu otrzymują powiadomienia za pośrednictwem komunikatora Slack, dzięki czemu zawsze wiedzą o aktualizacjach. Zespół oszczędza jeszcze więcej czasu za sprawą automatyzacji, integracji i reguł Power-Up, które obejmują między innymi oznaczanie kart jako ukończonych po przeniesieniu ich na listę „Zakończone” oraz wykorzystanie funkcji Butler (wbudowanej funkcji automatyzacji rozwiązania Trello) do automatycznego planowania dwutygodniowych terminów w przypadku nowo utworzonych kart.

Po burzy mózgów lub opracowaniu nowego projektu w rozwiązaniu Trello dział ds. rekrutacji dokumentuje swoją pracę w systemie i udostępnia wyniki większej części organizacji. Zespół opracował na przykład przewodnik dla nowych pracowników ze szczegółowymi informacjami na temat kultury firmy Sprout, najważniejszych zasad i procedur, oczekiwań odnośnie do komunikacji i nie tylko. Wprowadzono również program pilotażowy umożliwiający kandydatom swobodną rozmowę — czy też „pogawędkę przy kawie” — z przedstawicielami grup pracowniczych (CRG) zrzeszających osoby o różnej tożsamości lub zainteresowaniach, np. pracowników zdalnych bądź przedstawicieli społeczności LGBTQIA+. Członkowie grup CRG mogą skorzystać z przewodnika dotyczącego zasobów, który znajduje się w systemie Confluence, i zaznajomić się z listą pytań, jakie należy zadać kandydatom podczas takich rozmów, poznać wytyczne odnośnie do zalecanych i niezalecanych działań, a także uzyskać inne przydatne wskazówki. Ponadto każda grupa CRG prowadzi własną stronę Confluence ze szczegółami dotyczącymi zaangażowanych osób i podejmowanych inicjatyw, dzięki czemu grupy uczą się od siebie nawzajem i każdy ma dostęp do informacji o najnowszych akcjach.

Centralne miejsce do przechowywania informacji było również nieocenione pod kątem utrzymania łączności między pracownikami i ustalania odpowiedzialności, co może być szczególnie trudne w przypadku firm o rozproszonym personelu. „Confluence to jedno źródło rzetelnych informacji. Dzięki niemu każdy poczuwa się do odpowiedzialności. Jeśli istnieje proces lub wytyczna, można je znaleźć na stronie wiki. Każdy może je zobaczyć i zrozumieć stojące za nimi powody” — mówi Haley. „Rozwiązanie Confluence pomaga nam również w pracy rozproszonej i zdalnej. Ograniczamy wymianę wiadomości, ponieważ zamiast tego możemy udostępnić łącze do odpowiedniej strony Confluence”.

Poszczególni członkowie zespołu eksperymentują też z unikatowymi sposobami korzystania z narzędzi Atlassian do współpracy między zespołami. Tommy nawiązał na przykład współpracę z kierownikiem ds. kadrowo-operacyjnych Sprout w celu utworzenia tablicy Trello do koordynacji nowych pracowników. Ilekroć firma oficjalnie zatrudnia kandydata, kierownik dodaje Tommy’ego do karty Trello z listą kontrolną zadań wdrożeniowych do wykonania. Jeśli potrzebna jest pomoc techniczna ze strony działu IT, zespół komunikuje się z nim za pośrednictwem oprogramowania Jira. System ten zapewnia wszystkim członkom zespołu organizację i synchronizację. Wiedzą oni też, kiedy są wykonywane zadania. „Tablice Trello umożliwiają współpracę, a każda karta stanowi odrębną historię. Pracownicy mogą zadawać sobie wzajemnie pytania, udostępniać łącza i rozmawiać o zależnościach” — mówi Haley. „Tagowanie pracowników i uwidacznianie wykonywanej pracy poprzez kanał aktywności sprawia, że każdy ma świadomość procesu, i ułatwia wdrażanie nowych osób” — kontynuuje Tommy.

To jeden z wielu sposobów, w jaki rozwiązania Atlassian pomogły firmie Sprout zacieśnić współpracę i zwiększyć poczucie zaangażowania członków zespołu. „Jedną z najlepszych rzeczy w firmie Sprout jest to, że każdy, bez względu na swoje stanowisko, czuje się ważny. Zachęcamy do współpracy i promujemy równość wśród wszystkich członków zespołu” — mówi Tommy. „Widząc swoje zdjęcie na tej samej karcie lub przy tym samym zadaniu, przy którym widoczne jest też zdjęcie na przykład starszego partnera ds. rekrutacji, pracownik czuje się częścią drużyny działającej wspólnie, aby osiągnąć korzyści dla niego samego, jego zespołu i całej firmy Sprout Social”.

Światowej klasy obsługa rekrutacji od pierwszej chwili

Poczynając od burzy mózgów oraz wdrażania i monitorowania każdego elementu, a kończąc na dzieleniu się wynikami z całą organizacją, dział ds. rekrutacji wykorzystał narzędzia z zakresu HR firmy Atlassian, aby uczynić obsługę kandydatów i nowych pracowników równie godną zapamiętania jak obsługa klienta. Korzystając z rozwiązania Trello działającego jako jedno źródło rzetelnych informacji w zakresie zarządzania projektami, narzędzia Confluence w roli oficjalnej bazy wszystkich istotnych danych w firmie, a także oprogramowania Jira do współpracy z zespołami technicznymi, dział ds. rekrutacji nie tylko realizuje więcej zadań, ale też wykonuje więcej wartościowej pracy — wspólnymi siłami. „Narzędzia te pomagają nam łączyć się i współpracować w sposób, który możemy przedstawić wizualnie i udostępnić innym członkom zespołu. Dzięki temu byliśmy w stanie przeprowadzać burze mózgów i myśleć w sposób nieszablonowy; wpaść na niesamowite pomysły, a następnie przekuć je w procesy” — mówi Haley.

Dzięki rozwiązaniom Atlassian dział ds. rekrutacji oszczędza czas, poprawia widoczność i usprawnia współpracę, a przede wszystkim nadaje odpowiedni kształt kulturze firmy Sprout na każdym etapie. „Chcemy mieć pewność, że od pierwszej chwili zapewniamy naszym kandydatom światowej klasy obsługę” — mówi Tommy. „Dlatego dbamy o to, aby wiedzieli, że ich widzimy, słyszymy i obdarzamy uwagą — niezależnie od tego, kim są i skąd pochodzą”. To właśnie ta kultura skoncentrowana na człowieku będzie nadal pomagała firmie Sprout stawać się ulubioną marką nie tylko klientów, ale też pracowników na całym świecie.