Musisz być w stanie wyjaśnić, co, a przede wszystkim dlaczego, ulega zmianie. Gdy ludzie rozumieją, dlaczego podjęto taką, a nie inną decyzję, są bardziej skłonni ją zaakceptować. Pamiętaj o uwzględnieniu wpływu tej zmiany na Twoich odbiorców. W niektórych przypadkach wpływ będzie duży, w innych może nie być odczuwalny. Jednak uwzględnienie oddziaływania na odbiorców stanowi najważniejszą część procesu planowania w celu skutecznego zarządzania zmianami.

Co chcesz przekazać odbiorcom, na których wpłynie dana zmiana? Jak chcesz zwiększyć ich zaufanie względem Twojego zespołu i planu? Jakie wezwania do działania chcesz przekazać tym odbiorcom? Najlepiej sprawdzi się zwięzły komunikat, który trafi do odbiorców.

Najprawdopodobniej możesz komunikować się ze swoimi odbiorcami za pośrednictwem wielu kanałów. E-mail, czat, spotkania, notatki, a nawet plakaty w biurze — ważne, aby maksymalnie wykorzystać każdy dostępny kanał w celu zakomunikowania zmiany. Pamiętaj, że informacje trafiają do ludzi na różne sposoby, dlatego wybierz takie kanały, które dostrzegą Twoi odbiorcy.

W zależności od wielkości zmiany najlepiej zaplanować ją z dużym wyprzedzeniem. Przekazanie wszystkich informacji na temat zmiany za jednym razem też może nie być najlepszym pomysłem. Rozłożenie planowania w procesie zarządzania zmianą na tygodnie, miesiące, a nawet jeszcze dłuższy czas, pozwoli stworzyć optymalne dla odbiorców środowisko zarządzania zmianą.