Po pierwsze i najważniejsze Twój zespół musi mieć możliwość poinformowania zespołu ds. zarządzania zmianą o nadchodzącej zmianie, która będzie obejmowała klientów, aby można było opracować stosowny plan. Zespół lub dział, który będzie dokonywał takiej zmiany musi przedstawić żądanie zmiany. Napływ żądań można usprawnić, wykorzystując w tym celu formularz Google, arkusz SmartSheet, specjalne konto e-mail lub kanał Slack. Użyj tabeli, aby poinformować zespoły o terminie przesyłania żądań zmian, jakie informacje muszą podać i czego powinny się spodziewać po przesłaniu takiego żądania.

Ta tabela jest przeznaczona dla zespołu oceniającego. Zawiera informacje o tym, jak zespół ocenia żądania pod względem ryzyka oraz wpływu na klienta. Można pokazać, jak w przykładzie Zendesk, w jaki sposób poszczególne poziomy wpływów na klienta będą się przekładały na jego wrażenia, PR oraz finanse firmy. Możesz dostosować szablon według własnego uznania. Im większy wpływ, tym dłuższy czas wdrażania, przy czym większą wagę przywiązuje się do zmian z większym wpływem. Należy również uwzględnić podobne zmiany z przeszłości.

Tutaj wskaż kluczowych graczy na każdym poziomie, którzy będą się zapoznawać z przesłanymi żądaniami i ostatecznie je zatwierdzać. Znajduje się tu również miejsce na wymienienie osób odpowiedzialnych za zarządzanie komunikacją z klientami na każdym poziomie. To pomoże uczestnikom procesu zrozumieć, czego mogą się spodziewać. Podaj przykłady dla każdego poziomu.

W oparciu o informacje zawarte w powyższej tabeli wybierz plan komunikacji, z którego będziecie korzystać przez nadchodzące 3–12 miesięcy. Tabela uwzględnia czas obowiązywania każdego scenariusza, aby ułatwić planowanie z wyprzedzeniem i uniknąć wystąpienia trudności w ostatnim momencie.