Zacznij od zorganizowania wszystkich zasobów koniecznych do współpracy. Dodaj informacje o zespole i wpisz //, aby dodać do szablonu datę spotkania. Udostępnij szablon członkom zespołu i poproś o dodanie pytań i komentarzy przed spotkaniem. Jeśli spotykasz się z członkami zespołu osobiście, zarezerwuj salę z tablicą, markerami i karteczkami samoprzylepnymi.

Po zebraniu zespołu zacznij od wyjaśnienia celu spotkania. Po przygotowaniu gruntu cofnij się o krok i przeanalizuj problem jako całość z punktu widzenia osób, których dotyczy. Użyj szablonu w celu uporządkowania przemyśleń dotyczących przyczyn problemu i jego wpływu na działalność.

Korzystając z pomysłów sformułowanych przez zespół, przygotuj jedną, zwięzłą definicję problemu podsumowującą go z punktu widzenia klienta. Definicja problemu powinna obejmować następujące elementy: kogo i czego dotyczy problem, dlaczego wymaga rozwiązania i gdzie występuje. Po utworzeniu definicji problemu udostępnij stronę członkom zespołu, którzy nie uczestniczyli w spotkaniu, i poproś ich o dodanie komentarzy.