Zacznij wypełnianie tego szablonu od zdefiniowania roli istniejących w zespole. W szybko rozwijających się firmach członkowie zespołu często pełnią więcej niż jedną rolę. Przykładowo inżynier oprogramowania może także być menedżerem projektu.

Po określeniu wszystkich ról w zespole użyj szablonu, aby dodać najważniejsze obowiązki do każdej roli. Dodaj obowiązki niezwiązane z konkretną rolą do sekcji nieprzydzielonych obowiązków. Myśląc o obowiązkach, skoncentruj się na roli, a nie poszczególnych członkach zespołu. Dzięki skoncentrowaniu się na roli zespół może określić luki dotyczące umiejętności wymaganych do właściwego pełnienia danej roli bez względu na skład zespołu.

Po omówieniu z zespołem wszystkich ról i obowiązków wróć do sekcji nieprzydzielonych obowiązków i sprawdź, co zostało tam dodane. Zastanów się wspólnie z grupą, czy którykolwiek z tych obowiązków jest odpowiedni dla jednej z dostępnych ról. Użyj szablonu do określenia dalszych działań oraz przydzielenia pozostałych obowiązków odpowiednim osobom.