Opracowanie uzasadnienia biznesowego jest zazwyczaj podstawowym obowiązkiem właściciela epiku. Zanim zagłębisz się w proces tworzenia uzasadnienia biznesowego według zasad Lean, przygotuj grunt pod ten epik w portfolio. Upewnij się, że opracowujesz uzasadnienie biznesowe według zasad Lean we właściwym czasie. W systemie Kanban portfolio stanowi ono element fazy analizy. Przystąpienie do prac zbyt wcześnie może skutkować marnotrawstwem zasobów, a zbyt późne ich podjęcie stwarza ryzyko dokonania inwestycji bez zrozumienia kontekstu. Najpierw zdecyduj, kto zostanie zaangażowany w propozycję, aby mieć pewność, że wszyscy interesariusze będący sponsorami zostaną uwzględnieni. Następnie opisz zwięźle epik, wskazując sposób pomiaru powodzenia epiku w hipotezie dotyczącej wyników biznesowych, i ustal kluczowe wskaźniki świadczące o postępie. To ułatwi wyznaczenie zakresu epiku i, co najważniejsze, sposobu zdefiniowania produktu MVP. Pamiętaj o uwzględnieniu wszystkich przeprowadzonych analiz podstaw i zostaw miejsce na odnotowanie końcowego zalecenia przystąpienia do realizacji lub jej zaniechania.

Gdy będziesz już dysponować podstawami, możesz przystąpić do zapisania uzasadnienia biznesowego według zasad Lean. Zacznij od opisania epiku w sekcji Sformułowanie hipotezy epiku. Powinna zawierać krótką i zwięzłą definicję uzasadnienia biznesowego danego epiku, czyli odpowiedź na pytanie „dlaczego”. Następnie zdefiniuj, co wchodzi w zakres epiku, a co nie, a także wszelkie wymagania pozafunkcjonalne. W dalszej kolejności zdefiniuj produkt MVP, który zostanie wykorzystany do przetestowania hipotezy, a także potencjalne cechy, jakie będzie oferował ten produkt. Oszacuj koszt, najlepiej w walucie zgodnej z zastosowaną w planowaniu partycypacyjnym budżetu. Nie zapomnij o oszacowaniu ogólnego kosztu epiku, gdy produkt MVP okaże się sukcesem. Udokumentuj również rząd wartości oczekiwanego zwrotu z inwestycji w epik.

Udokumentuj analizę rozwiązania przeprowadzoną w fazie analizowania. Zamieść odnośniki do dodatkowych zasobów, łączy i dowodów pomocniczych, aby inni członkowie zespołu i interesariusze mogli z łatwością zyskać do nich dostęp. Upewnij się, że załączniki są oznakowane, korzystając z sekcji Notatki i komentarze do odnotowania różnych dowodów. To wszystko stanowi podstawę informacyjną do podjęcia decyzji o realizacji działań lub ich zaniechaniu. Uważaj, aby nie przesadzić z ilością informacji. Uzasadnienie biznesowe według zasad Lean powstało z myślą o przyspieszeniu procesu tworzenia uzasadnienia biznesowego i ułatwieniu procesu jego sprawdzania. Dodanie zbyt dużej liczby dokumentów pomocniczych w tym polu może spowolnić recenzentów i przysłonić niektóre zalety rozwiązania. Przestrzeń tę można wykorzystać również do udokumentowania notatek w trakcie spotkań zespołu w celu planowania.

W miarę analizowania i wdrażania produktu MVP aktualizuj uzasadnienie biznesowe według zasad Lean, aby usprawnić przebieg spotkań mających na celu przegląd portfolio lub ułatwić pozyskiwanie funduszy na portfolio w przyszłości.