Tworzenie harmonogramów, które skupiają zespoły w pracy nad produktem
Harmonogram to wspólne, dynamiczne narzędzie gromadzące zespoły wokół bieżącej — i stale zmieniającej się — ścieżki, którą ma przed sobą Twój produkt.
Harmonogram prezentuje priorytety i sposób ich wyboru różnym grupom, od kierownictwa po zespoły mające kontakt z klientami. Każda z tych grup będzie miała swój własny, niepowtarzalny widok harmonogramu produktu, dzięki czemu nadchodzące prace będą konkretne i łatwe do wizualizowania.
Priorytety ciągle się zmieniają — dlatego harmonogram jest żywym, stale aktualizowanym dokumentem. Ale nawet gdy zmieniają się plany, pełni on rolę pojedynczego źródła rzetelnych informacji na ścieżce produktu, prezentując obecną wizję, według której pomysły będą wdrażane, oraz czas, kiedy to nastąpi.
Jak stworzyć harmonogram?
Nie ma jednego właściwego sposobu na stworzenie harmonogramu. Jednym z wielu wyzwań związanych z tworzeniem harmonogramów jest fakt, że jest to słowo-wytrych i może reprezentować wiele różnych zadań z zakresu współpracy, komunikacji, decydowania o priorytetach, komunikowania tych priorytetów, ustalania oczekiwań i tak dalej.
Tworzenie harmonogramów angażuje wiele osób w zespole i firmie, a czasem strony zewnętrzne, takie jak klienci i partnerzy. Prawdopodobnie będziesz potrzebować innego formatu i podejścia, w zależności od tego, kto jest zaangażowany.
Istnieją jednak najlepsze praktyki tworzenia harmonogramów, z których można korzystać. W tej sekcji podzielimy się technikami i strategiami tworzenia harmonogramów, które się sprawdziły, oraz tymi, które zwykle zawodzą.
Składniki dobrego harmonogramu
Widzieliśmy już wiele harmonogramów, odkąd rozpoczęliśmy pracę nad Jira Product Discovery.
Te udane mają kilka wspólnych cech:
- Są aktualizowane: to warunek konieczny, ponieważ inni liczą, że harmonogram pokieruje ich pracą i będzie podejmować ważne decyzje.
- Używają terminów, które wszyscy rozumieją: wszystkie pola i wartości, takie jak „wpływ na działalność biznesową” lub „poziom ryzyka”, powinny być jasno zdefiniowane. Dzięki temu rozmowy są ukierunkowane i produktywne.
- Pokazują ogólny obraz: skuteczne harmonogramy objaśniają powody wybrania przedstawionych priorytetów. Skupiają się na ogólnym obrazie, a nie na zadaniach i szczegółach ich realizacji.
- Są oparte na wynikach i celach: pokazując cel końcowy, dobre harmonogramy kierują rozmowę na ogólny obraz, a nie na pytanie, „kiedy produkt X zostanie wysłany?”
- Wyznaczają realistyczne oczekiwania: zamiast obiecywać zbyt wiele, harmonogramy uczciwie przedstawiają poziom zaangażowania w każdy pomysł.
- Są zwięzłe: mieszczą się na jednej stronie.
Jak sprawdzić, czy harmonogram działa
Gdy harmonogram działa, staje się samoobsługowym, pojedynczym źródłem rzetelnych informacji dla przyszłych planów produktu.
- Nikt nie musi pytać Cię bezpośrednio, co będzie następne i kiedy, ponieważ harmonogram stanowi samoobsługowe źródło informacji.
- Członkowie zespołu samodzielnie dzielą się świeżymi analizami i pomysłami za pośrednictwem specjalnych kanałów.
- Interesariusze przestają żądać doraźnych prezentacji, aby uzyskać wgląd. Zamiast tego korzystają ze specjalnego widoku harmonogramu.
Nie musisz tracić czasu na przedstawianie na nowo i powtarzanie swoich priorytetów, ponieważ każdy może przejść bezpośrednio do harmonogramu i znaleźć odpowiedzi na swoje pytania.
Rozmowy stają się bardziej strategiczne i produktywne. Twój zespół produktowy zyskuje autonomię i odzyskuje czas, aby skupić się na tym, co jest głównym zadaniem: wywieraniu wpływu!
Czym różnią się harmonogramy od planów?
Harmonogram w Jira Product Discovery powiązany z planami w Jirze
Harmonogramy są tworzone w backlogu produktu. Informują, w jaki sposób i dlaczego ustalono priorytet dla każdego pomysłu. Można je łatwo udostępniać klientom, partnerom i pracownikom firmy.
→ Harmonogramy są dostępne w Jira Product Discovery
Następnie zaplanuj realizację tych pomysłów w Jirze.
W Planach Jiry pomysły pojawiają się jako pola w ramach epiku lub inicjatywy. Podziel każdy pomysł na historyjki użytkowników, zadania i zadania podrzędne oraz określ współzależności między różnymi elementami, uwzględniając zależności, ograniczenia i szacunki.
→ Plany dostarczania są dostępne w Jirze.
Pole pomysłów w Planach Jiry
Terminy i zależności w Planach Jiry
Zależności w Planach Jiry
Jak Jira Product Discovery i Plany Jira współpracują ze sobą
Przedstawimy kilka filmów Loom z opisem współpracy Jira Product Discovery i Planów Jira:
Różne harmonogramy dla różnych grup interesariuszy
Każda grupa interesariuszy, od kierownictwa po klientów, będzie miała różne pytania i obawy. Aby skutecznie się z nimi komunikować, zespoły produktowe potrzebują wielu harmonogramów.
Ułatwia to Jira Product Discovery. Możesz utworzyć wiele wersji swojego harmonogramu, nie zaczynając za każdym razem od zera, lub aktualizując je wszystkie za każdym razem, gdy wprowadzasz zmiany.
Ustaw niestandardowe widoki, które doraźnie analizują dane, aby były odpowiednie dla każdej grupy interesariuszy. Widoki będą aktualizowane dynamicznie, więc zmiana jednego pomysłu zostanie automatycznie odzwierciedlona w każdej wersji harmonogramu.
Jeśli chcesz uchronić się przed ciągłym pytaniem „kiedy będzie wysyłka X?”, musisz również uczynić harmonogramy samoobsługowymi. Każdy powinien mieć łącze do własnego harmonogramu, które udostępnia potrzebne informacje w przystępny sposób.
Istnieją dwa sposoby udostępniania harmonogramów w Jira Product Discovery:
Zaproś wewnętrznych interesariuszy jako współautorów projektu. Będą potrzebować konta Jira, ale nie potrzebują płatnej licencji, jeśli mają dostęp tylko w ramach roli „Współautor”.
Opublikuj widok i udostępniaj go wszystkim, np. wewnętrznym interesariuszom, partnerom, klientom i użytkownikom końcowym. Jest to widok tylko do odczytu, łatwo udostępniany w firmie i poza nią za pomocą jednego łącza.
Projektując widoki dla każdej grupy, spróbuj odpowiedzieć na pytania, o których z góry wiesz, że będą dla nich ważne. W zależności od grupy odbiorców warto podkreślić:
- zastosowane ramy ustalania priorytetów, takie jak analizy, wynik RICE, relacja wpływu i nakładu pracy;
- jak zrównoważyć inwestycje w różnych obszarach;
- poziom zaangażowania i pewności w przypadku każdego pomysłu;
- informacje o statusie elementu (zgodny z harmonogramem, niezgodny z harmonogramem, zagrożony);
- nakład pracy i wskazanie potencjału wykonawczego;
- ogólną ideę sekwencjonowania (bez konkretnych dat).
Harmonogramy dla kierownictwa
Kierownictwo i zespół produktowy zazwyczaj mają różne podstawowe problemy i patrzą na sytuacje na różnym poziomie szczegółowości.
Inny harmonogram na różnych szczeblach w zespole produktowym
Rozmowy na szczeblu kierowniczym zazwyczaj koncentrują się na celach, obszarach inwestycji i potencjale wykonawczym przydzielonym każdemu pomysłowi w oparciu o dostępne zasoby i cele strategiczne.
Harmonogramy kierownictwa powinny również informować o Twoim poziomie pewności. Przykładowo jeśli zamierzasz wypróbować radykalny pomysł i nie masz pewności, co do wyniku, ten element harmonogramu powinien się wyraźnie odróżniać od bezpiecznego założenia.
Harmonogram udostępniany kierownictwu powinien jasno przedstawiać wszystkie te informacje.
Ale moi interesariusze chcą tylko wiedzieć, kiedy funkcja zostanie wysłana!
Jeśli obiecujesz dokładne daty wysyłki funkcji, skazujesz się na niepowodzenie. Inżynieria oprogramowania nie jest procesem przewidywalnym. Jeśli skoncentrujesz rozmowę o tworzeniu harmonogramów na określonych terminach, ryzykujesz powstanie wygórowanych oczekiwań, niedotrzymanie obiecanych terminów i utratę zaufania kierownictwa.
Tę szkodę trudno naprawić, a zresztą arbitralne terminy nie mają nawet aż takiego znaczenia. Liczy się wpływ Twojej pracy i sposób, w jaki przyczynia się ona do sukcesu firmy.
Zamiast zagłębiać się w szczegóły wykonania, przenieś rozmowy z kierownictwem na poziom ogólnego obrazu.
Zadawaj pytania, takie jak:
- Czy uważacie, że przyjmujemy właściwe założenia?
- W oparciu o to, co wiecie o celach firmy, czy powinniśmy inwestować w inne obszary?
- Czy te plany wydają się realistyczne, biorąc pod uwagę nasze dostępne zasoby i ograniczenia?
Za każdym razem, gdy tworzysz nowy harmonogram, jest to okazja do zresetowania oczekiwań i kształtowania dyskusji w sposób, który sprawia, że są one produktywne dla wszystkich zaangażowanych.
Każda grupa interesariuszy ma inne priorytety. Dobry harmonogram skupia rozmowę wokół tego, co jest ważne dla interesariuszy: jakie są ich cele? Jakie wyniki starają się osiągnąć?
Następnie możesz przekierować dyskusje na temat tego, gdzie i jak Twój zespół może pomóc w ich realizacji.
Harmonogram dla kierownictwa dotyczący Jira Product Discovery
Kiedy tworzyliśmy Jira Product Discovery, udostępniliśmy poniższy harmonogram zespołowi kierowniczemu Atlassian w połowie 2024 roku.
Harmonogram dla kierownictwa dotyczący Jira Product Discovery.
Jeden z elementów harmonogramu dla kierownictwa dotyczącego Jira Product Discovery.
Ten harmonogram pokazuje kilka kluczowych kwestii:
- Horyzont czasowy: podejmujemy się poważnych zobowiązań tylko na najbliższe 6 miesięcy
- Oczekiwany wpływ: nasze najważniejsze założenia i uzasadnienie ich wyboru
- Poziom inwestycji: ilość zasobów przeznaczanych przez zespoły na każdy pomysł
Co ważne, można zauważyć, że w harmonogramie nie są określone daty dla żadnego z pomysłów.
Harmonogramy dla zespołów i drużyn produktowych
Harmonogramy zespołu produktowego powinny wyraźnie określać, na co się zgadzasz, a na co nie, a także zapewniać jasność co do kolejności działań. Zachowaj ich ogólny charakter, pokazując, nad jakimi problemami pracuje zespół produktowy i jak wpływają one na funkcje.
Celem tego widoku nie jest kierowanie codzienną pracą zespołu — to odbywa się w Jirze — ale jasne określenie jego misji i skuteczne rozwiązywanie konkretnych problemów.
Harmonogram zespołu produktowego Jira Product Discovery
Oto harmonogram udostępniony przez jedną z drużyn pracujących nad Jira Product Discovery:
Harmonogram drużyny w Jira Product Discovery.
Jeden z elementów w harmonogramie drużyny Jira Product Discovery.
Jak można zauważyć, w przypadku Jira Product Discovery używamy harmonogramu z dwoma poziomami. Jeden harmonogram, dotyczący całego produktu, jest udostępniany kierownictwu. Natomiast dodatkowy harmonogram przedstawia, co znajduje się w zakresie każdej drużyny.
Poniżej znajdują się dwa filmy pokazujące, jak utworzyć taki dwupoziomowy harmonogram w Jira Product Discovery:
Tworzenie harmonogramu z 2 poziomami — część 1.
Tworzenie harmonogramu z 2 poziomami — część 2.
Harmonogramy dla zespołów mających kontakt z klientem
Zespoły mające kontakt z klientem potrzebują harmonogramu, który natychmiast wyjaśni, co mogą przekazać klientom. Oznacza to informowanie o:
- pomysłach, które zostały zatwierdzone;
- nadchodzących funkcjach i pomysłach oraz terminach ich wprowadzenia;
- poziomie pewności co do wywiązania się z tych zobowiązań.
Trzeba sprecyzować swoje zobowiązania, wraz z ich poziomem pewności. W przeciwnym razie klienci mogą oczekiwać dat i terminów, które nie zostaną dotrzymane, lub uzyskać obietnicę funkcji, które nigdy nie zostaną dostarczone.
Harmonogram Jira Product Discovery dla zespołów mających kontakt z klientem.
Harmonogramy dla klientów i użytkowników końcowych
Publiczny harmonogram może zwiększyć zaufanie klientów i wzmocnić relacje, informując o przyszłych planach dotyczących produktu i zachęcając do przekazywania przydatnych informacji zwrotnych.
W szczególności oczekują tego klienci korporacyjni — kupując Twój produkt, wiedzą, że rozpoczynają długoterminową podróż i muszą wiedzieć, do jakiego celu ona zmierza.
Ta otwartość ma jednak wadę: naraża zespół produktowy na zwiększoną kontrolę i presję. Gdy harmonogram się zmienia, klienci mogą poczuć się zawiedzeni, postrzegając zmiany jako niedotrzymane obietnice, a nie jako wynik korekty priorytetów lub nieprzewidzianych problemów.
Może to podważyć zaufanie do produktu i jego zespołu programistycznego. Dlatego należy rozważyć wszystkie wady i zalety danego scenariusza.
Istnieje kilka sposobów wykorzystania Jira Product Discovery do udostępniania harmonogramu klientom i użytkownikom końcowym:
- Utworzenie widoku, który jest bezpiecznie udostępniany określonej liście osób, zamiast jego pełnego upublicznienia.
- Utworzenie prawdziwie publicznego widoku harmonogramu, który można opublikować online, aby każdy mógł uzyskać do niego dostęp.
- Użycie innego narzędzia do opublikowania harmonogramu, ale monitorowanie publicznie podjętych zobowiązań w backlogu produktu. W ten sposób wiadomo, które inicjatywy zostały zatwierdzone podczas zmiany priorytetów.
Publiczny harmonogram Atlassian Cloud
W Atlassian publikujemy szczegółowo opracowany publiczny harmonogram dla naszych produktów Cloud:
Publiczny harmonogram Atlassian Cloud (maj 2024).
W znacznym stopniu w tworzeniu tego harmonogramu uczestniczy zespół ds. bezpieczeństwa Atlassian Cloud. W swoim projekcie Jira Product Discovery wykorzystuje specjalny widok do śledzenia, które zobowiązania zostały ogłoszone publicznie.
Formaty harmonogramów do rozważenia
Ściśle liniowe harmonogramy są złudne. Im dalej patrzysz w przyszłość, tym mniej pewne są Twoje zobowiązania. Skuteczne harmonogramy powinny to uwzględniać.
Zamiast tego postaraj się, aby Twój harmonogram był zarówno rzetelny, jak i miał charakter strategiczny.
Złudne, rzetelne i strategiczne harmonogramy. Źródło: @spavel.bsky.social🐀 na Twitterze/X
Swój najlepszy format harmonogramu możesz opracować, wykorzystując dane, aby opowiedzieć o tym, nad czym pracuje Twój zespół i do czego dąży.
Istnieje jednak zbiór formatów harmonogramów, na których można się wzorować. Oto kilka przykładów, które często sprawdzają się u klientów Atlassian.
Harmonogram oparty na wynikach
Dobre harmonogramy jasno określają, jakie wyniki zespół produktowy stara się osiągnąć, i przedstawiają historię tego, jak zamierza do nich dojść.
Przykładem może być harmonogram dla kierownictwa dotyczący Jira Product Discovery, który przedstawia nasz sposób myślenia o inwestycjach w całym produkcie, uwzględniający wszystkie drużyny.
Chociaż ten format sprawdził się w naszym przypadku, nie ma jednej recepty na jego prawidłowe przygotowanie. Eksperymentuj, zobacz, jak harmonogram ukierunkowuje Twoje rozmowy i ustal, co jest najlepsze dla Ciebie.
Oparty na wynikach harmonogram dla kierownictwa dotyczący Jira Product Discovery.
Harmonogram Teraz/Następnie/Później
Harmonogramy Teraz/Następnie/Później są skutecznym sposobem na zapewnienie wszystkim informacji o tym, jakie założenia są przyjmowane przez zespół, jaki jest poziom pewności w odniesieniu do każdej inicjatywy, a także dają wyobrażenie o kolejności działań.
Ten styl harmonogramu stał się bardzo popularny wśród zespołów produktowych, ponieważ koncentruje rozmowę na wynikach, niepewności i potencjale wykonawczym. Jednak w przeciwieństwie do innych popularnych formatów, takich jak wykresy Gantta, harmonogramy Teraz/Następnie/Później nie zagłębiają się w szczegóły i daty realizacji.
Zespół Jira Product Discovery używa tego formatu dla każdego harmonogramu dotyczącego konkretnej drużyny:
Harmonogram Teraz/Następnie/Później drużyny Jira Product Discovery.
Częstą pułapką związaną z harmonogramami Teraz/Następnie/Później jest odczytywanie ich jako „najpierw zrobimy to, potem tamto, a jeszcze później to”. Sugeruje to, że każdy element jest zobowiązaniem, które ostatecznie zostanie zrealizowane, co jest nadmiernym uproszczeniem.
Zamiast tego warto pomyśleć o tym w następujący sposób:
- Teraz: Zweryfikowane możliwości, przy czym zespół aktywnie weryfikuje rozwiązania lub wdraża te, które zostały już zatwierdzone. Pomysły na etapach Eksploracja, Realizacja lub Wpływ.
- Te pomysły mogą zostać zrealizowane, przesunięte do kolumny „Następnie”, jeśli rozwiązanie nie może zostać zweryfikowane, lub całkowicie porzucone na podstawie uzyskanych wniosków.
- Następnie: Zweryfikowane możliwości, których potencjalne rozwiązania są dobrze znane zespołowi. Pomysły na etapie Eksploracja.
- Te pomysły mogą zostać przeniesione do kolumny „Następnie”, cofnięte do kolumny „Później” na rzecz bardziej obiecujących rozwiązań lub całkowicie usunięte na podstawie uzyskanych wniosków.
- Później: Zatwierdzone możliwości, których potencjalne rozwiązania są nadal oceniane przez zespół. Pomysły na etapach Do zastanowienia lub Eksploracja.
- Te pomysły mogą przejść do kolumny „Teraz” lub „Następnie”, pozostać w kolumnie „Później” lub zostać usunięte z harmonogramu na podstawie uzyskanych wniosków.
Harmonogram oparty na ramach czasowych
Wykresy Gantta są zdecydowanie niewskazane w przypadku harmonogramów produktów. Koncentrują one rozmowę na niewłaściwych rzeczach — produktach wyjściowych lub przerażającym pytaniu „kiedy funkcja X zostanie dostarczona?”, zamiast na wynikach pracy lub pytaniu „dlaczego w ogóle pracujemy nad funkcją X?”.
Nie oznacza to jednak, że należy całkowicie odrzucić harmonogramy oparte na ramach czasowych. Nadal mogą być przydatne, gdy inne zespoły polegają na Twojej pracy lub gdy udostępniasz informacje zespołom marketingowym i zespołom mającym kontakt z klientem. Należy się tylko upewnić, że wszyscy mający dostęp do harmonogramu rozumieją poziom pewności i zobowiązanie w odniesieniu do każdego pomysłu.
W zespole Jira Product Discovery nie korzystamy z harmonogramów opartych na ramach czasowych, ponieważ uważamy, że rozmowy o datach są najmniej produktywne, jeśli chodzi o podejmowanie decyzji dotyczących produktów. Ale gdybyśmy korzystali, wyglądałyby tak:
Przykład harmonogramu opartego na ramach czasowych.
Zachowaj ostrożność podczas projektowania harmonogramu opartego na ramach czasowych. Łatwo jest wybiegać myślami daleko w przyszłość i stawiać sobie nieracjonalne oczekiwania.
Następujący harmonogram jest bardzo złudny, ponieważ sprawia wrażenie, że zespół ma jasne wyobrażenie o tym, co wydarzy się w ciągu sześciu miesięcy do roku w przyszłości:
Jeśli Twoi interesariusze wymagają harmonogramu opartego na ramach czasowych, zalecamy połączenie harmonogramu Teraz/Następnie/Później z osią czasu, aby przedstawić bardziej rzetelną historię:
- Harmonogram Teraz/Następnie/Później jasno określa, czego zespół jest wystarczająco pewny, aby móc się w to zaangażować
- Umieszczaj na osi czasu tylko pomysły z kolumny „Teraz”, aby ogólnie zorientować się, w którym miesiącu lub kwartale się pojawią
- Pomysły z kolumn „Następnie” i „Teraz” mieszczą się w ogólnych planach, bez podejmowania zobowiązań, których nie można zrealizować
Widok osi czasu w ramach harmonogramu Teraz/Następnie/Później.
Unikaj zbyt szczegółowego widoku osi czasu. Skup się na ważnych pomysłach, a nie na konkretnych datach i zadaniach. Celem jest zapewnienie interesariuszom ogólnego obrazu tego, dokąd zmierzasz, a nie pokazywanie im szczegółów codziennej pracy.
Widoki osi czasu i dat w Jira Product Discovery
Poniżej przedstawiamy dwa sposoby tworzenia harmonogramów z różnymi horyzontami czasowymi. Drugi widok jest naszym ulubionym.
Problem z ustalaniem dat polega na tym, że mogą one łatwo ulec zmianie w zależności od tego, czego dowiesz się podczas dostarczania. W tym widoku można skonfigurować pola daty pomysłu tak, aby były automatycznie zastępowane polami daty epiku/inicjatywy, gdy pomysł ma odpowiednie zgłoszenia dostarczenia.
W ten sposób wszelkie zmiany, które nastąpią w epiku podczas pracy, zostaną natychmiast odzwierciedlone w harmonogramie:
Dynamiczny widok osi czasu w harmonogramie w Jira Product Discovery.
Jedno pole daty skonfigurowane w taki sposób, aby pobierało datę z epiku Jira w Jira Product Discovery.
Pulpit inicjatywy produktu
Ten format harmonogramu dla całego produktu oferuje ogólny widok wszystkich inicjatyw produktowych, które są planowane lub w trakcie realizacji. Jest to szczególnie przydatne podczas współpracy z kierownictwem technicznym.
Dobrym pomysłem jest przechowywanie harmonogramu w backlogu produktu. Choć odkrywanie i dostarczanie są ze sobą powiązane, niektóre elementy zdecydowanie zaliczają się do sfery odkrywania (ocena potencjalnych rozwiązań), niektóre do sfery dostarczania (realizacja sprintów), a inne łączą te dwie sfery (decydowanie o tym, jak ustalić priorytety długu technicznego w stosunku do nowych funkcji).
Ten format harmonogramu jest dobrym sposobem na wizualizację inwestycji w tych kategoriach podczas ustalania priorytetów backlogu produktu.
