Как компания Castlight Health избавилась от работы по обслуживанию оборудования и обрела бесценное спокойствие, перейдя к использованию продуктов Atlassian Cloud

Напряжение, связанное с техническим обслуживанием, стимулирует переход к устойчивым облачным решениям

Оценивая состояние систем Castlight, Эрик обнаружил, что решения Atlassian Server не обновлялись в течение нескольких месяцев. Для поддержания стабильной работы системы требовалось много ресурсов, а команда уже и так работала на пределе.

Отставание в техническом обслуживании привело к целому ряду проблем. Решение Jira, критически важное для инженеров Castlight, работало удручающе медленно. Чтобы заставить его нормально функционировать, команда уже несколько месяцев регулярно перезагружала серверы. Производительность упала еще сильнее, когда во время пандемии сотрудники перешли на удаленную работу и стали более активно использовать VPN, что дополнительно увеличило нагрузку на систему. Кроме того, без последних обновлений система Castlight стала уязвима для нарушений безопасности. К этой проблеме компания отнеслась очень серьезно из-за важности соблюдения нормативных требований и укрепления доверия клиентов.

Поскольку проблемы с продуктами Server продолжали накапливаться, Эрик активно выступил за миграцию в облако. Он надеялся, что переход на более производительное и перспективное решение поможет Castlight снизить общую стоимость владения и технического обслуживания, увеличить время безотказной работы и повысить безопасность благодаря автоматическим обновлениям, а также позволит всегда иметь под рукой новейшие и лучшие возможности.

Подготовка, информирование и вовлечение окупаются

Когда Эрик и его коллеги занялись получением поддержки, планированием и выполнением миграции в облако, они с облегчением поняли, что руководящая команда Castlight и основные заинтересованные стороны уже на их стороне. В компании осознавали текущие проблемы с версией Server и будущие преимущества миграции. Ознакомившись с подробным планом проекта, который разработали команда Эрика и Praecipio Consulting, руководство быстро одобрило его реализацию.

Наличие четкого плана помогло команде по миграции и заинтересованным сторонам работать эффективно, предоставлять руководству точную информацию о прогрессе и управлять ожиданиями. Первый этап плана заключался в очистке и подготовке экземпляра Server, существовавшего в Castlight. Компания накопила более 50 приложений, поэтому команда Эрика привлекла опытных пользователей Jira из нескольких отделов организации для аудита приложений на предмет их востребованности и совместимости с облаком, а затем протестировала приложения, которые они предложили перенести. Участие этих пользователей не только помогло Castlight завершить подготовительный процесс менее чем за три недели, но и сформировало внутреннюю группу энтузиастов. «[Привлечение опытных пользователей к очистке и тестированию] превратило их в сторонников и пропагандистов миграции в своих командах, и это было очень эффективно», — вспоминает Эрик.

Подготовив оптимизированный набор приложений, готовых к миграции, компания Castlight перенесла функциональные возможности своей версии Server в облако, чтобы выявить серьезные изменения и сообщить о них сотрудникам. Кроме того, команда по миграции проводила регулярные встречи и поддерживала связь с пользователями Atlassian и лицами, заинтересованными в миграции, чтобы информировать их о прогрессе и заблаговременно решать любые проблемы. Регулярные стендапы с Praecipio Consulting и выделенный канал в Slack помогали сохранять каналы связи открытыми на протяжении всего процесса.

Тщательное планирование, очистка и тестирование окупились: компания Castlight благополучно совершила миграцию на Jira Cloud, Confluence Cloud и Jira Service Management Cloud Premium. На протяжении всего процесса рядом с ней были эксперты Praecipio Consulting по миграции, готовые проконсультировать и оказать необходимую поддержку. «Без них было бы намного труднее, поэтому я очень благодарен им за огромный вклад в достижение большого успеха, — признается Эрик. — Это значительно облегчило мне задачу».

Новые возможности и их освоение пользователями

Когда в первые недели после миграции сотрудники начали изучать обновленные инструменты Atlassian Cloud, они быстро обнаружили несколько новых возможностей, повышающих эффективность и удобство использования.

«Одна из моих любимых возможностей — автоматизация. Правила экономят много времени, — говорит Эрик. — Еще мне нравится, что мы регулярно получаем в облаке новые функции и нам не приходится развертывать их вручную. Все происходит автоматически, что очень приятно». (Обратите внимание: глобальная автоматизация доступна только в Cloud Premium.)

Несколько автоматизаций обеспечили значительное повышение эффективности при казалось бы незначительных изменениях. Например, ИТ-команды теперь автоматически получают сообщения в Slack о приоритетных и срочных задачах, чтобы обеспечить соблюдение условий SLA. Также в соответствующую задачу автоматически копируются комментарии и обновления статусов связанных задач, благодаря чему работа не дублируется, а участники команды всегда имеют самую свежую информацию, и им не приходится просматривать данные в нескольких разных системах. Кроме того, обработанные заявки, не получившие откликов в течение определенного времени, а также эпики и задачи, подзадачи в которых выполнены, закрываются автоматически. Это помогает поддерживать порядок в среде Castlight.

Эрик обратил внимание на дополнительную экономию времени благодаря повышенной производительности Jira Cloud, мобильному приложению для доступа из любой точки мира, проектам команды и интеграциям с другими решениями Atlassian. «После миграции все в один голос отмечали, насколько быстрее работает облачная версия Jira», — вспоминает Эрик. Командам нетехнического профиля, включая отдел кадров, маркетинга и юридический отдел, стало проще пользоваться инструментами благодаря проектам команды. «Atlassian — это уже не просто ИТ-инструмент, — поясняет Эрик. — Jira Cloud и Jira Service Management Cloud интуитивно понятны и просты в использовании. Несколько команд нетехнического профиля пользуются этими решениями и стали лучше понимать, чем заняты наши технические команды. Кроме того, нам удалось улучшить коммуникацию благодаря тому, что мы стали вести стандартную документацию в Confluence и связали ее с Jira».

При миграции компания Castlight также добавила Atlassian Guard для автоматического создания пользователей и поддержки системы единого входа. До перехода в облако команде приходилось добавлять каждого нового пользователя вручную, из-за чего иногда возникали ошибки и проблемы синхронизации с Active Directory, которые приводили к задержке доступа. Благодаря Atlassian Guard в сочетании с Okta новые пользователи теперь автоматически получают доступ с нужными правами и могут немедленно приступить к работе, а ИТ-команды тратят меньше времени на устранение неполадок. «Atlassian Guard в сочетании с Okta экономит нам массу времени на адаптации и увольнении персонала, — рассказывает Эрик. — Раньше это был трудоемкий процесс, а теперь — просто сказка. Больше не нужно беспокоиться о доступе, синхронизации нужных групп и т. п. Люди просто получают доступ к Jira и Confluence в первый же день, и все работает!»

Спокойствие бесценно

Почти сразу компания Castlight заметила улучшения при повседневной работе в облаке, а через несколько недель преимущества начали конвертироваться в прибыль. Оглядываясь на процесс миграции, команда гордится тем, что достигла всех своих целей и даже большего.

«После перехода в облако наша совокупная стоимость владения значительно снизилась, — рассказывает Эрик. — Одна только экономия на техническом обслуживании с лихвой компенсирует всю стоимость Jira и Confluence. Это в корне меняет ситуацию».

Раньше основную озабоченность вызывали безопасность и производительность, но после миграции эти проблемы были полностью решены. «Повышение безопасности стало одним из главных преимуществ перехода в облако», — говорит Эрик. (Скоро Jira будет соответствовать также требованиям HIPAA, а это еще более ценно для таких компаний, как Castlight.) Переход с устаревших версий Server на постоянно обновляемое облако устранил необходимость в техническом обслуживании и принес спокойствие. «С момента перехода в облако все [пользователи, другие сотрудники и руководители] просто в восторге от производительности, — рассказывает Эрик. — У нас больше нет проблем, и все работает намного быстрее. Нам не приходится беспокоиться о простоях».

Теперь команда Castlight не тратит время и не лишается сна из-за того, что их платформа Atlassian устарела, уязвима, работает медленно или неисправна. Хотя каждое улучшение само по себе принесло значительную выгоду, Эрик считает, что общее спокойствие бесценно. «У [миграции в облако] так много преимуществ! — говорит он. — Переход на Atlassian Cloud был наилучшим решением!»