Lucid Software + Atlassian
Мы хотели позиционировать себя как отраслевых лидеров. Вы не увидите на рынке SaaS-решений лидеров, использующих локальные решения», — Дэвид Торгерсон, вице-президент по инфраструктуре и ИТ
25%
25%
Сэкономлено времени на разработку благодаря переходу на версию Cloud
Отрасль
Интернет и программное обеспечение
Офис
Саут-Джордан, штат Юта
Количество пользователей
Более 800
Как внедрить инновации и повысить удовлетворенность сотрудников за 30 дней: история миграции Lucid в облако
Lucid Software — ведущий поставщик программного обеспечения для наглядного представления совместной работы. Руководство компании считает, что удовлетворенность клиентов зависит от удовлетворенности сотрудников, поэтому активно инвестирует не только во внешние усовершенствования, но и во внутренние. Миграция в Atlassian Cloud помогает в достижении обеих этих целей. Всего за 30 дней компания Lucid, заручившись поддержкой партнера по решениям Oxalis, плавно перешла с локального развертывания инструментов Atlassian в облако, что укрепило ее ведущую позицию на рынке SaaS-решений и одновременно повысило экономию времени, темпы внедрения инноваций и уровень удовлетворенности сотрудников. Подробнее о пути Lucid Software и извлеченных уроках читайте далее.
Будучи современными профессионалами, мы постоянно слышим, что клиенты всегда правы и организации должны сосредоточиться на улучшении качества их обслуживания. Несмотря на то что в Lucid Software, ведущем поставщике ПО для наглядного представления совместной работы, полностью разделяют эту позицию, подход к ее реализации не совсем стандартный. В компании считают, что счастье клиентов зависит от уровня удовлетворенности сотрудников, поэтому не только инвестируют во внешние усовершенствования, но и вкладывают значительные средства во внутренние улучшения. Миграция Lucid на Atlassian Cloud принесла победу на обоих фронтах.
В течение многих лет команда использовала локальные развертывания Jira и Confluence в своей повседневной работе и регулярно оценивала, следует ли (и когда) переходить в облако. В 2021 году все указывало на то, что нужный момент настал. Чтобы закрепиться в качестве лидера SaaS-решений, использовать свой продукт в облаке (так же, как это делают клиенты) и выпустить быстрый и безопасный интерфейс, которого так ждали сотрудники, компания Lucid привлекла партнера по разработке системных решений Oxalis для выполнения миграции в рекордно короткие сроки.
В течение 30 дней Lucid и Oxalis завершили миграцию, которая обычно длится от трех до шести месяцев. При тесном сотрудничестве партнеры достигли стратегических компромиссов для быстрого продвижения вперед и превратили используемые продукты Atlassian в высокопроизводительную масштабируемую облачную систему, которая повысила эффективность и результативность компании Lucid. Сегодня сотрудники экономят время и меньше беспокоятся, что способствует формированию благоприятной рабочей среды, а значит, и повышению уровня счастья среди клиентов.
По ходу дела команда Lucid добилась значительных побед и усвоила важные уроки. Далее ее участники рассказывают, как перешли на Atlassian Cloud, а также дают свои рекомендации малым и средним компаниям, которые ступают на путь миграции.
Видение и построение будущего для своих клиентов и компании
Поставляемый компанией Lucid пакет инструментов для наглядного представления совместной работы (куда входят продукты Lucidchart, Lucidspark и Lucidscale) предназначен для современных способов ведения работы и сотрудничества. Вместо того чтобы пытаться донести суть с помощью бесконечного потока текста, коллеги могут работать на общем холсте из любой точки мира и визуализировать практически все что угодно. Так, например, руководители могут собраться за виртуальной доской для проведения мозгового штурма по разработке нового стратегического плана, или команда DevOps может совместно поработать над визуальным дизайном новой облачной архитектуры.
В 2010 году, когда была основана компания Lucid, облачные технологии только зарождались. Сначала небольшая команда использовала Google Документы для обмена знаниями и Mantis для размещения заявок, однако по мере роста компании эти инструменты «быстро себя исчерпали», как говорит вице-президент по инфраструктуре и ИТ Дэвид Торгерсон. «Было невозможно ничего найти, — вспоминает он. — Как только команда выросла, нам потребовался более последовательный способ хранения информации. Тогда и появились Jira и Confluence».
Команда Дэвида внедрила локальные — самые популярные на то время — развертывания Jira и Confluence от Atlassian, которые быстро освоила вся компания. Продукт Jira стал основным инструментом для расстановки приоритетов и выполнения эпиков, историй и заданий разработки. С помощью Confluence велась работа с документацией и дорожными картами, перечнями процедур, журналами вызовов, отчетностью и многим другим.
Многие компании добавляют новые технологические решения по принципу «установил и забыл», однако миссия Lucid заключается в том, чтобы помочь своим клиентам увидеть и построить будущее, и команда Lucid придерживается такого же подхода. На тот момент локальное использование Atlassian отвечало ее потребностям, но она всегда думала на перспективу и изучала способы оптимизации своей среды.
Наша компания создает ценность, разрабатывая функции, повышая стабильность наших продуктов и внедряя инновации. Время, которое мы тратим на обслуживание внутренних инструментов, — это потери от упущенных возможностей».
Дэвид Торгерсон
Вице-президент по инфраструктуре и ИТ
«Идеальный шторм» ускоряет переход в облако
Со временем облачные технологии укрепились и стали отраслевым стандартом, а серверные инструменты стали дороже и сложнее в обслуживании. Плагины были сложны в управлении, текущие обновления приходилось внедрять вручную, а производительность падала по мере роста компании Lucid.
Чтобы уйти от некоторых операционных проблем, связанных с обслуживанием локальных инструментов, и воспользоваться преимуществами современного интерфейса, в 2019 году компания перешла на Atlassian Data Center. Ее специалисты уже тогда знали, что миграция в облако — их конечная цель — лишь вопрос времени.
«Мы хотели позиционировать себя как отраслевых лидеров. Вы не увидите на рынке SaaS-решений лидеров, использующих локальные решения, — говорит Дэвид. — Наша компания создает ценность, разрабатывая функции, повышая стабильность наших продуктов и внедряя инновации. Время, которое мы тратим на обслуживание внутренних инструментов, — это потери от упущенных возможностей».
Помимо применения передовых отраслевых практик и избавления от работ по техническому обслуживанию, компания Lucid хотела выполнить миграцию, чтобы использовать собственные облачные продукты и свои эксклюзивные приложения Atlassian Cloud так же, как это делают ее клиенты (бесценный шаг для развития эмпатии и внедрения инноваций), а также повысить безопасность и предоставить удаленный доступ для сотрудников.
В Lucid ежегодно проводили оценку затрат и преимуществ миграции в облако, и чаша весов склонилась в пользу перехода в 2020 году. Решение было простым благодаря анализу, который в компании проводили на протяжении многих лет. Дэвид говорит, что «наконец-то случился идеальный шторм», когда нужные причины и нужные люди сошлись в нужное время.
Команда Lucid обратилась за помощью к партнеру по решениям Oxalis, поскольку хотела лучше разобраться в нюансах облака и работать с опытными экспертами, которые могли бы быстро помочь ей упорядочить данные, структурировать права доступа для обеспечения безопасности и решить сложные проблемы.
Команда Дэвида высоко оценила глубокие знания специалистов Oxalis в вопросе миграции в Atlassian Cloud, а также их готовность признать, что им нужно провести дополнительные исследования или подумать. «Мы знали, что у нас есть пробелы. Когда мы начали этот процесс самостоятельно, нам было непонятно, с чем мы столкнулись: это известная проблема, ожидаемое изменение или пробел в нашем понимании? Команда Oxalis быстро откликалась при возникновении как обычных, так и совершенно новых проблем, — вспоминает Дэвид. — Мы доверяли им как экспертам, поэтому смогли собраться вместе, отсеять лишнее и совместно работать над решением действительно сложных задач».
Исполнительная команда Lucid была полностью готова к миграции и, верная своему инновационному духу, бросила вызов команде разработчиков, чтобы поднять планку. «Наш генеральный директор всегда задавал высокий темп, но не потому что не умеет оценивать срочность — так он подпитывает соревновательный азарт и побуждает команду бороться за свое место на вершине. Поэтому он спросил: "Что нужно сделать, чтобы выполнить эту миграцию за две недели?"»
Команда Oxalis была готова к трудностям, но предупредила, что подобная миграция обычно занимает около шести месяцев. Обсудив компромиссные решения, они договорились об очень сжатом, но выполнимом сроке в 30 дней. Это было бы непросто, однако обе команды были уверены, что смогут достичь цели с помощью тесного сотрудничества и стратегических компромиссов.
Джейк Салливан, консультант по вопросам менеджмента из Oxalis, говорит, что одной из «суперсил» Lucid было умение согласовать общее видение и построить доверительные отношения для достижения консенсуса и ускорения процесса. Дэвид добавляет: «Внедрение нашего видения в компании помогло вызвать у ее работников воодушевление. Мы хотели донести до конечного сотрудника, что означает эта миграция, а не просто сообщить ему, что отныне он будет работать в облаке».
Наша цель состояла в том, чтобы максимально облегчить жизнь сотрудников, начав с того, что они считают наиболее важным и чего с нетерпением ждут. Реализация поставленных задач и осознание сотрудниками пользы, которую это может принести, помогло им перенести все неудобства и почувствовать воодушевление».
Дэвид Торгерсон
Вице-президент по инфраструктуре и ИТ
Сосредоточенность, оценка, взаимодействие: три ключа Lucid к миграции за один месяц
Отлично видя перспективную возможность жить согласно своим взглядам (работать в облаке) и установив крайне короткие сроки для достижения цели (30 дней), компания Lucid при поддержке Oxalis начала готовиться к миграции, сосредоточившись на перемещении только наиболее необходимых и ценных ресурсов. «Как компания мы решили, что переход в облако важнее, чем достижение абсолютного паритета с тем, что мы имеем локально. Это сильно изменило ситуацию, — вспоминает Дэвид. — Наша корпоративная философия заключается в следующем: если мы больше не получаем от чего-либо пользу, мы прекращаем вкладываться в это и больше это не поддерживаем».
Эта философия со временем повлияла на управление плагинами Lucid. Было уже ясно, какие плагины больше не используются активно или какие из них будет слишком сложно переместить, что помогло Oxalis и Lucid при планировании миграции в облако. Вместо того чтобы проводить обширное сопоставление старой и новой функциональности, команда определила, что она хочет и что нужно переместить, а от остального отказалась.
Обновленный инструмент Atlassian Jira Cloud Migration Assistant также пригодился: благодаря ему сопоставление пользователей стало интуитивно понятнее, появилась расширенная поддержка для пользовательских типов полей, а также стала возможна миграция межпроектных досок. Экономия времени на выполнении этих задач означала, что Lucid сможет уделить больше внимания тестированию, что важно не только для предотвращения проблем, но и для повышения вовлеченности и управления организационными изменениями. Поучаствовать пригласили около 20 тестировщиков со всей организации, чтобы команда разработчиков смогла увидеть работу облачной среды в различных сценариях использования.
«Команда Oxalis обнаружила, что регулярные тестовые прогоны миграции в сочетании с приемочным пользовательским тестированием помогают людям понять разницу между локальным и облачным развертыванием Atlassian, — говорит Джейк. — Мы использовали лучшие ресурсы, представленные во внутренней документации Atlassian и Lucid, чтобы заранее сформировать четкие ожидания, так что сотрудники были уверены в своем плане обеспечения стабильной работы».
Благодаря привлечению тестировщиков со всей организации, включая как приверженцев облачных технологий, так и скептиков, компания Lucid смогла выявить новые пробелы в инструментах, восполнить их и воспитать сторонников и координаторов для своих отделов. Дэвид отмечает: «Было крайне важно, чтобы в процессе тестирования участвовали все типы пользователей. Например, мы привлекли наших повседневных пользователей-экспертов в области ИТ, а также команду SRE, которая не так хорошо разбирается в этих системах. Наличие широкого круга тестировщиков помогло вызвать энтузиазм, а менее продвинутые пользователи и скептики отлично указывали на технические недостатки».
Эти сознательные инвестиции в тестирование и связь окупились после того, как в Lucid провели тестовые миграции и несколькими неделями спустя осуществили переход в облако. Миграция была завершена в течение выходных и прошла благополучно и без происшествий. «Мы провели так много тестовых миграций и проверок UAT на разных экземплярах продукта, что в день миграции возникла только одна проблема. Нам удалось ее немедленно устранить», — вспоминает Дэвид.
Изменение произошло настолько плавно, что сотрудники едва почувствовали его. «Когда люди вернулись в понедельник, они почти не заметили перехода, на что мы и рассчитывали. Они просто убедились, что могут получить доступ к системе с телефона», — добавляет Дэвид. Те, кто выражал беспокойство относительно потери данных или возможных прерываний работы, оказались приятно удивлены. По прошествии сначала часов, а потом и недель все происходило так, как будто они всегда работали в Atlassian Cloud. «Когда я впервые услышала, что мы переходим на Atlassian Cloud, я забеспокоилась, как это повлияет на существующие данные и рабочий процесс. А теперь я даже не помню, как мы работали до миграции в облако», — признается Эмма Рис, старший специалист по контролю качества.
Сотрудникам нравятся усовершенствованный интерфейс и полезные возможности Atlassian Cloud. «У Jira лучше интерфейс, и работа стала более плавной, — объясняет менеджер по продукту Чэнс Рейми. — Функция „Планы“ в Jira также меняет правила игры. По мере изменения приоритетов можно на ходу обновлять планы и отслеживать, готовы ли мы к релизам».
Люди — заложники привычек, поэтому изменения, как большие, так маленькие, часто встречают сопротивление. Чтобы заручиться поддержкой, преодолеть возражения и вызвать воодушевление, компания Lucid честно сообщила о том, какие изменения могут ожидать сотрудников после миграции, и активно продвигала преимущества перехода. «Нам нужно было донести несколько сложных сообщений. Наша цель состояла в том, чтобы максимально облегчить жизнь сотрудников, начав с того, что они считают наиболее важным и чего с нетерпением ждут, — объясняет Дэвид. — Когда сотрудники поняли, что задача выполнима, и осознали пользу от перехода, это помогло им охотно поддержать его и перенести все неудобства».
SRE — наша самая популярная команда. Ее специалисты экономят 25 % своего времени в неделю, работая в Atlassian Cloud».
Дэвид Торгерсон
Вице-президент по инфраструктуре и ИТ
Значительная экономия времени и бесценная удовлетворенность сотрудников
Спустя всего 30 дней после принятия решения о миграции команда Lucid эффективно работала в Atlassian Cloud и наслаждалась скоростью, безопасностью и отсутствием стресса, которых она ждала все эти годы. «Мы перестали беспокоиться об обслуживании базы данных, техническом обслуживании и настройке серверов, автоматизации настройки решения Data Center и различиях в средах. Мы знаем, что компания Atlassian будет исправлять выявляемые уязвимости. У специалистов SRE уменьшилось количество вещей, о которых им нужно знать и беспокоиться. Они могут последовательно управлять нашей рабочей средой, что снижает уровень стресса, уменьшает количество необходимых к проведению тестов и многое другое», — говорит Дэвид.
Его команда также смогла достичь значительной экономии времени на исправлениях, масштабировании и перерывах в работе, которые часто отнимали силы, но не добавляли большой ценности. «SRE — наша самая популярная команда. Ее специалисты экономят 25 % своего времени в неделю, работая в Atlassian Cloud», — отмечает он. — Раньше по меньшей мере дважды в месяц одному из десяти участников нашей команды приходилось останавливать работу над текущей задачей и тратить от пяти минут до нескольких часов на исправление чего-либо. Затем появились обновления и изменения. Настроить масштабирование тоже было непросто. На выполнение каждой из этих задач требовалась всего пара минут, но они накапливались, не создавали особой ценности и часто вынуждали нас отвлекаться на них во время встреч или в выходные. Теперь все эти действия исчезли», — объясняет Дэвид.
Благодаря меньшему количеству перерывов и утомительных задач, а также упрощенным способам работы и взаимодействия сотрудники Lucid наконец-то испытывают те же радости, что и их клиенты. Команда продолжает двигаться вперед и предвкушает, как с помощью Atlassian Cloud и Oxalis будет поддерживать уровень удовлетворенности сотрудников, повышать их производительность и помогать клиентам строить свое будущее.
Сделайте следующий шаг
Рассматривали вариант перехода в облако?
Подробнее
Демонстрация миграции в облако
Есть вопросы по поводу перехода на Atlassian Cloud?
Сделайте следующий шаг
Мы всегда рады помочь
Обратитесь к консультанту Atlassian для получения дополнительной информации.