Как переход на Atlassian Cloud открыл для Sun Life дверь в светлое будущее

Confluence переносят в первую очередь

Компания Sun Life начала миграцию в облако с Confluence, одного из наиболее широко используемых инструментов Atlassian. Когда Синтия работала вместе с руководством над планом, она предложила использовать подход «перенос данных после оптимизации», чтобы завершить процесс как можно быстрее и в то же время подготовить новую платформу для стабильно высоких результатов работы. Как и требует этот подход, команда направила основные усилия на определение наиболее востребованных сайтов, приложений и рабочих процессов. «Я никогда не буду переносить сайт просто так. Мне нужно провести встречу с участниками команды, узнать их требования к пользовательскому интерфейсу и понять, есть ли смысл проводить миграцию и стоит ли она и оперативное управление потраченных ресурсов и времени», — объясняет Синтия.

Во время таких встреч Синтия демонстрировала Confluence Cloud каждой команде и разбирала ее конкретные потребности. Для некоторых сайтов перенос в облако был совершенно логичным шагом. Для других Синтия предложила три варианта: выполнить миграцию в облако, перейти на другой устаревший инструмент Sun Life или заархивировать содержимое. По итогам этих бесед команда отобрала 25 сайтов из 350, которые следует перенести в облако.

После этого компания Sun Life привлекла своего партнера по решениям, Adaptavist, к разработке плана миграции. Они создали план-график, чтобы перенести сайты группами за пять этапов, каждый из которых должен был длиться две недели. На каждом этапе компания Adaptavist создавала новые экземпляры в своей тестовой среде и переносила их в тестовую среду Sun Life, чтобы проводить демонстрации для пользователей, устранять недостатки, запускать тесты и в конце концов выполнять миграцию.

Команда Синтии также проводила обучение пользователей, чтобы те знали, какие функции будут отличаться и чем, а какие функции будут новыми. Так, руководствуясь мнениями пользователей, команда по миграции представила несколько новых облачных приложений Marketplace, в том числе Aura — для оптимизации дизайна страниц, Table Filter and Charts for Confluence — для расширения возможностей бизнес-аналитики и draw.io — для создания схем (скоро будет внедрено). «В Confluence Cloud возможно многое из того, что нельзя сделать с помощью локальной версии или версии Data Center», — отмечает Синтия. Это начинают понимать и пользователи. «Как только мы закончим, на мой взгляд, во многих случаях вырастет эффективность благодаря отказу от локальных версий и миграции на Confluence Cloud», — делится своим мнением один из сотрудников.

Решение переносить данные после оптимизации принесло невероятный успех. «Все отмечали, как мало проблем возникло в ходе этой миграции, — вспоминает Синтия. — Это моя четвертая миграция в Sun Life. И самая успешная. Было приятно слышать от тех, кто застал прошлые переносы: "Все прошло как по маслу"».

Перенос Jira «прошел на невиданном доселе уровне» благодаря тестированию и поддержке

Когда Синтия вместе с Adaptavist завершили миграцию Confluence, Пол и его команда присоединились к ним, чтобы помочь в переходе на Jira Cloud. При поддержке офиса по agile-преобразованию Sun Life они заручились одобрением руководства, после чего собрали команду по архитектуре, чтобы приступить к планированию и внедрению проекта.

Как и Синтия, Пол и его команда решили выполнять миграцию поэтапно. Они опросили пользователей, чтобы понять, как лучше всего настроить Jira Cloud, чтобы удовлетворить их потребности и создать условия для применения agile-подхода. На протяжении всего процесса разработки архитектуры команда по миграции стремилась привести рабочие процессы к единому стандарту и сохранить максимальную открытость системы без ущерба для безопасности. «Мы не стараемся держать все в ежовых рукавицах. Мы сторонники умеренности, — говорит Пол. — Если кому-то нужен рабочий процесс для направления деятельности, мы обсуждаем, как вписать этот процесс в рамки стандарта и организовать его. Это большой шаг вперед».

Когда команда начала миграцию, она использовала Jira Cloud Migration Assistant (JCMA), чтобы облегчить процесс. При возникновении проблем она обращалась за помощью к менеджеру по миграции в Atlassian Cloud. Одной из проблем, с которой столкнулась группа, было, к примеру, дублирование адресов электронной почты в Active Directory. Вместе с менеджером по миграции она решила эту проблему. «Без помощи Atlassian мы бы не добились успеха. Поддержка JCMA и менеджера по миграции имели решающее значение. Я уже выполнял миграции с другими компаниями, но Atlassian — настоящий помощник и неравнодушный партнер», — утверждает Пол.

Пол признает, что он немного сомневался в том, чтобы воспользоваться помощью менеджера по миграции и провести тестирование, но в конце концов он осознал, что это оказалось невероятно полезным. «Задним числом я понимаю, что следовало больше слушать менеджера по миграции. Он предложил провести тестирование и исправить недостатки, что, как я теперь понимаю, было чрезвычайно важно. Если вы проверите данные в исходной системе, очистите ее от всего мусора и будете постоянно проводить тестирование для устранения проблем с данными, миграция не должна вызвать затруднений».

Подготовка и тестирование, без сомнения, оправданы. Команды Пола и Синтии опросили пользователей после миграции и получили отличные отзывы. Все были в восторге от того, насколько спокойно прошел переход. Пол отмечает: «Когда команды вернулись к работе после завершения миграции, они не заметили больших изменений. Разве что появилась новая ссылка. И это здорово. Сотрудники радовались, что история их работы осталась целой, а ключи — прежними. За свою жизнь я совершил десятки миграций, но лучшие впечатления я получил от перехода компании Sun Life на продукты Atlassian Cloud».

«Все это можно сделать с помощью Atlassian»

Миграция Confluence закончилась совсем недавно, а миграция Jira все еще находится на завершающей стадии, но в компании Sun Life уже произошли несомненные улучшения, затронувшие совместную работу, эффективность и безопасность.

По открытости платформа Jira Cloud компании Sun Life намного превосходит их систему Data Center. При этом уровень безопасности платформы стабильно высок. Команда настроила инструмент таким образом, чтобы согласовать его со своими внутренними процессами и помочь сотрудникам находить нужную информацию, больше работать сообща и ориентироваться на долгосрочные цели. «Благодаря Jira Cloud в моей работе царит порядок и ясность. Вся необходимая информация и файлы, относящиеся к задаче, всегда под рукой», — отзывается о продукте один из сотрудников. Пол добавляет: «Я заметил, что участники команды стали больше работать совместно, а управлению портфелем стали уделять гораздо больше внимания. Мы даже думаем о том, чтобы добавить Jira Align. Так мы сможем получать представление об общей картине и отслеживать цели и ключевые результаты организации».

В ИТ-командах и операционных отделах популярны облачные приложения, в том числе qTest и Tableau Connector Pro, а также встроенные функции, такие как Планы Jira и автоматизация, с помощью которой, например, при отправке запроса на адаптацию нового сотрудника создаются истории и подзадачи. «Каждый раз благодаря автоматизации мы экономим несколько минут, и в итоге за год выходит большая сумма, учитывая, что у нас более 3300 пользователей», — объясняет Пол.

Переход на версию Confluence Cloud, которая, по словам Синтии, полностью затмевает локальную версию, был встречен с не меньшим восторгом. Сотрудникам особенно понравились шаблоны, встроенные комментарии, аналитика, поиск (который она называет «фантастикой»), а также облачные функции и приложения, которые во многом заменяют электронную почту. Синтия также отмечает: «То, что заявку Jira можно создать посредством страницы Confluence, дорогого стоит!»

Сотрудники самых разных подразделений, от ИТ-отдела до колл-центра, сходятся во мнении, что отказ от нескольких инструментов в пользу одной централизованной облачной платформы привел к поразительным результатам. Согласно недавнему опросу пользователей, благодаря использованию Confluence Cloud эффективность увеличилась на 80 %, благодаря Jira Cloud экономия времени, пересчитанная на деньги, покрывает 94 % затрат на лицензии, а степень удовлетворенности новой платформой в целом достигает 97 %. Как сказал один из сотрудников: «Внедрение Jira Cloud и Confluence Cloud взамен локальных версий и других инструментов, которые мы использовали раньше, — это большой шаг в правильном направлении. Все новые функции и правда положительно повлияли на мою повседневную работу».

Именно такие улучшения помогут Sun Life сохранить репутацию лучшего поставщика финансовых услуг и работодателя. Какое бы будущее ни ждало рынок, благодаря облаку компания всегда будет впереди своих конкурентов.