Перед тем как собрать команду вместе и обсудить производительность, дайте участникам задание для самостоятельной работы. Попросите каждого записать, какие задачи он обычно выполняет в течение недели и сколько часов в неделю уходит на каждую задачу. Этим лучше заняться перед собранием — так участники команды смогут просмотреть календари, электронную почту, каналы чата и заявки, чтобы картина получилась максимально правдивой.

Когда пройдет достаточно времени, чтобы участники команды могли составить недельный план, организуйте совещание. Сначала расскажите коллегам, зачем нужно обсудить производительность. Планируете новый проект? Подготавливаете почву, чтобы включить в команду нового участника? Хотите оптимизировать правила работы? Четко обозначьте цель обсуждения, чтобы оставаться на одной волне с командой. Так участники смогут честнее ответить на вопрос о рабочих часах и доступности и не станут беспокоиться, что это создаст для них неприятности.

Теперь участникам нужно обратиться к домашнему заданию и сложить рабочие часы. Необходимо учесть все занятия — от административных задач до перерывов на кофе. Это позволит получить представление о рабочих часах каждого сотрудника. 

Затем определите, какой процент времени сотрудники затрачивают на текущие проекты. Для этого разделите количество часов, отведенных на эти задачи, на общее количество рабочих часов. 

Обсудите результаты с командой. Соответствуют ли они вашим ожиданиям? Согласуются ли с целями команды? Нет ли у вас ощущения, что в процессе работы расходуется слишком много времени на другие задачи (административные и т. д.)? Открытое обсуждение поможет определить области, требующие корректировки, и оптимизировать рабочее время команды.

Заполните сведения о каждом участнике команды: укажите должность, имя, а также процент времени и общее количество часов работы над проектами в неделю. 

Чтобы получить общее представление о производительности команды, сгруппируйте похожие должности и сложите часы для соответствующей позиции. Затем укажите в столбце суммы итоговые значения для каждой должности. Так вы узнаете общее время работы над проектами, которое затратили, скажем, разработчики.

Полученные данные не принесут пользы, если не применить их на практике. Теперь у вас есть более четкое понимание того, как ваша команда распределяет собственное время и каковы ее ресурсы. Используйте эти сведения, чтобы принимать обоснованные решения при назначении сотрудников для работы над текущими и будущими проектами. Вы сможете применить навыки участников команды для решения конкретных задач и соотнести эти задачи с общими целями команды. Кроме того, вы сможете избежать стресса и выгорания, которые неизбежно возникнут, если перегрузить задачами сотрудника, который и без того разрывается между делами.