Чтобы получить максимальную отдачу от упражнения, выдайте каждому участнику команды этот шаблон и дайте достаточно времени на самостоятельное заполнение. Людям будет проще сформулировать свои предпочтения, если они смогут посвятить этому неделю, а не пытаться впопыхах заполнить 11 строк шаблона, где нужно описать все, от любимых поговорок до самых серьезных проблем. 

Когда будете выдавать участникам команды шаблон, объясните, зачем это нужно. Суть не в том, чтобы выявить чьи-то недостатки и спровоцировать сомнения в себе. Цель — научиться лучше понимать друг друга и повысить эффективность совместной работы.

Настало время запланировать встречу команды. Напомните участникам захватить с собой заполненные шаблоны, потому что именно их вы и будете обсуждать.

На встрече у каждого участника должна быть возможность поделиться ответами из своего шаблона. Если команда большая, для экономии времени можно разделить ее на две группы поменьше. Если команда небольшая, лучше обсуждать всем вместе, чтобы у всех была одинаковая информация. Все, даже те, кто не склонен высказывать свои предпочтения и ожидания, обязаны зачитать вслух свое руководство по обращению с сотрудниками. 

Приветствуется открытое обсуждение. Поощряйте участников команды задавать друг другу уточняющие вопросы и делиться впечатлениями о работе с конкретным сотрудником (разумеется, в вежливой и профессиональной манере).

Руководства пользователя имеют смысл, только если участники команды ими пользуются. Если провести с благими намерениями единственное собрание и затем отложить информацию в дальний угол, это упражнение бессмысленно.

Сохраните заполненные руководства в надежном месте, где они будут доступны всем участникам. Можно добавить ссылку на домашнюю страницу команды или в другой документ для внутреннего обращения. В этих руководствах содержится масса ценных сведений, которые помогут участникам сотрудничать эффективнее, поэтому они всегда должны быть под рукой.

По мере развития команды могут изменяться предпочтения ее участников. Было бы ошибкой втискивать людей в рамки представлений двух-трехгодичной давности.

Когда в команде пополнение, просите новичка заполнить шаблон и поделиться ответами с командой. А заодно дайте остальным участникам возможность рассказать об обновлениях в собственных руководствах, чтобы люди всегда владели самой актуальной информацией для коммуникации и совместной работы.