Перечислите все задачи вашей команды от наиболее значимых до менее важных в одном легкодоступном месте
Успех командной работы во многом зависит от того, как команда назначает приоритеты заданиям. Без этого ей будет сложно оставаться продуктивной и держать верный курс.
Правда, иногда список дел разрастается настолько, что расстановка приоритетов сама по себе становится неподъемной задачей. Но какой бы трудной она ни казалась, всегда можно разбить список на небольшие и удобные части, чтобы выяснить, какие из них более важны для достижения целей.
С помощью шаблона «Матрица расстановки приоритетов» можно представить задания в простом для понимания виде. Так команде будет проще определить, что нужно сделать в первую очередь, и все участники будут работать согласно установленному в рамках проекта процессу.
Вам нужно просмотреть каждое задание команды, прежде чем расставить между ними приоритеты. Составьте исчерпывающий список всего, что команда должна сделать в рамках проекта согласно бэклогу, чтобы при создании матрицы вы могли привести ссылку на каждую задачу.
Здесь важно перечислить только главные цели, согласованные с командой. Если целей слишком много, вам будет сложнее определиться с направлением работы по проекту, поэтому лучше ограничиться несколькими пунктами. Цели будут служить ориентирами при расстановке приоритетов между заданиями, поэтому их следует записать прямо над матрицей.
Этот шаг, скорее всего, займет у вас больше всего времени, поскольку вам потребуется вместе с командой оценить уровень влияния, которое имеет каждое задание на ваши цели, а также усилия, которые нужно затратить для его выполнения. Какие задания в итоге принесут наибольшую пользу для ваших целей? Есть ли в списке более срочные задания? С какими последствиями можно столкнуться, если одна задача получит приоритет перед другой? Подобные вопросы следует обсудить вместе с командой. С их помощью вы сможете определить границы каждой задачи из составленного ранее списка.
В зависимости от цвета столбца, к которому относится каждое задание, распределите элементы между следующими списками: «Обязательно» (зеленый), «Желательно» (желтый) и «Не делать» (красный). На основе матрицы и этих списков команда сможет составить наглядное представление о приоритетах вашего проекта и начать действовать подобающим образом для максимально эффективной работы.
Статус и результаты каждого задания важно доводить до сведения команды, заинтересованных лиц и всех, у кого от этого может зависеть работа. Добавьте @упоминание участника команды к каждому заданию и назначьте дату, к которой вы отправите дополнительные вопросы и устраните какие-либо риски или проблемы.
Проводите индивидуальные встречи и поддерживайте продуктивные рабочие отношения.
Проводите индивидуальные встречи и поддерживайте продуктивные рабочие отношения.
Используйте этот шаблон для проведения командной ретроспективы по методу четырех «Ч».