Прежде чем заняться шаблоном, дайте всем ключевым сотрудникам домашнее задание. Попросите их самостоятельно подумать о том, кто входит в вашу аудиторию, с кем вам приходится общаться регулярно — от нижестоящих команд до исполнительного спонсора. Отведите на это несколько дней. Пусть каждый составит собственный список. Затем соберите команду, чтобы выработать план.

В разделе Цели дайте общий контекст и сформулируйте цели, которые преследует ваш план взаимодействия с заинтересованными сторонами. Не стоит ограничиваться общими целями вроде «повысить эффективность коммуникации» — это и так очевидно. Опишите реальные результаты, которых вы стремитесь достичь. Хотите укрепить доверительные отношения с заинтересованными сторонами? Сократить количество проблем? Уменьшить количество ошибок? Запишите эти цели, прежде чем переходить к остальной части шаблона.

Всей командой обсудите аудитории, которые определил каждый участник, и создайте основной список. Занесите его в левый столбец таблицы Заинтересованные стороны.

В правом столбце перечислите способы связи, которые вы в настоящее время используете с каждой стороной. Взаимодействуете с советом директоров через электронную почту и общаетесь с партнерскими командами в чате? Запишите здесь эти особенности.

Теперь выберите одну из заинтересованных сторон и начните с простого вопроса: как часто вам необходимо общаться с этой аудиторией?

Например, если совет директоров требуется информировать только раз в месяц, внесите его в столбец Аудитория и строку «Ежемесячно». Пробегитесь по остальным столбцам таблицы и укажите другие сведения для совета директоров. Какие способы связи вы будете использовать? Какую информацию необходимо предоставлять? Добавьте в шаблон любые полезные ссылки с информацией для себя или для ваших получателей, чтобы все было под рукой. Проделайте это для всех заинтересованных сторон.

Не всегда получается проработать весь план взаимодействия с заинтересованными сторонами на одном собрании, и это нормально. В разделе Незавершенные действия можно перечислить все, что еще требуется выполнить.

Может быть, вы собираетесь изучить специальную платформу, которая упрощает связь с внешними поставщиками. Укажите это как незавершенное действие, чтобы не забыть. 

Хотите подробнее изучить способы применения этого плана взаимодействия с заинтересованными сторонами? Посмотрите этот сценарий.