Не проводите собрание только ради того, чтобы регулярно собираться вместе. Один из способов поддерживать вовлеченность людей на регулярных собраниях заключается в четком обозначении цели. Благодаря этому участники понимают, что это собрание не просто занимает время в их календаре, но и имеет четкую цель. В начале каждого собрания (независимо от того, сколько раз вы проводили его до этого), уделите немного времени, чтобы дать общее описание и представить цели, ключевых участников и процессы этого собрания. Запишите эту информацию в шаблоне в разделе Общее описание собрания, чтобы все видели этот контекст при просмотре протокола.

Вам кажется, что вы выходите после каждого собрания с длинным списком задач? Это нормально. На самом деле, это хорошо, потому что это означает, что вы добились определенного успеха во время этих заседаний. Чтобы отобразить список всех открытых задач со всех собраний, используйте соответствующий макрос в разделе Список открытых задач этого шаблона. Просто введите «/отчет по задачам», и макрос соберет список всех невыполненных задач независимо от того, на каком собрании, вчерашнем или прошедшем два месяца назад, они были поставлены. Не забывайте как можно чаще отмечать галочкой выполненные задачи, чтобы все были в курсе того, что еще нужно сделать.

Хотите узнать секрет проведения продуктивного собрания? Мы скажем вам два слова: повестка дня. Прежде чем собирать всех вместе, вы должны иметь четкое представление о том, что необходимо обсудить и какие решения принять. Вы также должны заранее спросить у участников, нет ли у них вопросов, которые они хотели бы рассмотреть. Используйте в шаблоне раздел «Протокол собрания», чтобы записать дату собрания, отметить участников, а затем перечислить вопросы повестки дня. Это поможет вам расставить приоритеты в темах разговора и не сбиться с пути на собрании.

Как бы вам ни хотелось думать, что ваша память совершенна, вы все равно можете легко забыть, что происходило на каждом регулярном собрании. К каким решениям вы пришли? Какие задачи были поставлены? В последнем столбце раздела Протокол собрания отведено место для подробного описания хода собрания. Вы можете ввести команду «/список задач», чтобы добавить и назначить задачи, и команду «/решение», чтобы записать решение, принятое на этом собрании. Не нужно ломать голову, пытаясь вспомнить подробности произошедшего.