企业内容管理 (ECM) 指南
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什么是企业内容管理？
传统上，企业内容管理 (ECM) 仅限于后勤办公室，作为一种管理大量内容的非结构化（虽然是集中式的）方式保存。但是，在过去几年中，ECM 在业务中已转向更具互动性的角色。
随着数字化成为新常态，纸张已基本停用。机器学习、云技术和移动功能为企业带来了新机遇，而新类型的内容（视频、音频、社交）模糊了传统 ECM 的界限。由此产生的转变让许多行业思想领袖感到疑惑，是时候重新考虑我们定义 ECM 的方式了吗？
在当今的业务环境中，对 ECM 是什么及其所扮演的角色有多种定义，但是在 Atlassian，企业内容管理 (ECM) 被定义为以数字方式管理和应用公司信息以支持其流程和业务目标的协作流程，确保该信息易于访问，并且在内容生命周期中的任何时候都尽可能有用。正确的 ECM 系统将帮助您实现流程自动化、提高生产力，并鼓励整个企业的团队更好地协作。
ECM 软件系统的工作原理
内容无处不在。我们比以往任何时候都更快、更大量地创建文档、电子邮件、电子表格、演示文稿和其他材料。原因显而易见，随着全球越来越多的人一起工作，共享信息（准确的信息）至关重要。这种协作需要即时、共享访问文档、文件和其他资源。
这些内容大多在电子邮件中、硬盘上、文件中，或者就在某个地方。随着这种非结构化内容的增长，大大小小的公司都在投入越来越多的资源进行管理。
ECM 平台背后的理念非常简单：让组织中的每个人都能轻松访问所有必要的信息，以便做出决策、完成项目并最大限度地提高工作效率。一旦实施，您就会有种相见恨晚的感觉。
ECM 无需纸质文档和相关的归档系统。它将海量印刷内容（从发票、简历和合同到信函和研究报告）进行数字化处理，并将其存储在安全的存储库中。它还有助于保持您的电子文件井井有条，增强协作和共享。不再有马尼拉文件夹。不用需要剪纸。也不再需要砍伐树木。
但是 ECM 不仅仅是一个酷炫、环保的归档系统。这是一个跨越内容生命周期的流程，覆盖从捕获信息到发布和存档。然后，在给定的保留期后，删除这些文件。因为，没人想要留着一堆无用的文件占用空间。
强大的 ECM 系统往往可以消除寻找东西导致的所有烦人的停机期间。它们将现有的数字文件组织在中心位置，将文档元数据存储在文件夹中。确保对应的人能在正确的时间轻松获取内容。具有访问特权的用户甚至可以对特定文档执行全文搜索。无论使用何种设备，他们都可以在需要时随时随地阅读、编辑或打印副本。他们也可以使用 ECM 系统在存储的文档中查找单词或短语。
现在，每项业务职能都需要内容管理
最初，各组织仅使用 ECM 来减少纸张和简化申报。但是它的作用已经变得更大了，并且要大得多。
强大的 ECM 解决方案可减少在文档的整个生命周期中与管理文档相关的时间和成本，确保遵守记录保留政策。如果您处理来自客户的问题，ECM 会让答案触手可及。它还可以自动执行手动任务，例如复印、拖放和交付。它可以通过限制对文件和文件夹的访问来提高安全性。而且，它可以允许各个部门控制访问权限，例如，将人力资源信息限制在人力资源员工手中。
ECM，现在有多个选项可供选择
今天，即使是首字母缩略词“ECM”也意味着各种各样的服务。要了解它可以为您的公司提供帮助的更具体方式，请考虑这三种类型的 ECM。
- 网页内容管理
WCM 将网站的外观和感觉的控制权交给特定的关键人物。拥有相对复杂的网站和严格的品牌准则的组织会使用这种，确保这些关键人员能够在遵守准则的同时轻松更新、修改和发布网站内容。 - 协作内容管理
CCM 允许多人访问和修改单个文档，例如法律文件。对于必须管理涉及多个利益相关者的项目的组织来说，这是理想的选择。CCM 可以轻松协作，同时跟踪和更新文档的最新版本。 - 事务内容管理
TCM 专为反复使用不同类型内容（包括记录、纸质文档和数字文件）的组织而设计。TCM 解决方案从各种渠道捕获内容，对其进行分类，存储，创建自动化工作流程以确保对应的用户在正确的时间收到内容，甚至在不再需要时删除文档，同时与其他应用和数据库无缝协作，确保所有内容在整个公司都可用。
为什么 ECM 如此重要
为混乱带来秩序，在当今数据驱动的世界中，这一点至关重要。
在各行业和服务行业，有效的企业级内容管理解决方案正在改善日常流程，同时最大限度地减少开销。他们在删除没人需要的内容（包括重复的文件和过时的信息）方面发挥着至关重要的作用。在更实际的层面上，它们有助于减少公司所需的存储和纸张量以及他们发送的邮件量。
降低沟通不畅的风险
无论您的组织的使命是什么，如果要消除可能导致您面临监管合规风险、错失收入机会和拖累生产力的临时流程，ECM 都是关键。它是突破信息瓶颈的重要工具，以便您可以更清晰地沟通。
享受得来不易的安心
最重要的是，ECM 系统可以成为抵御我们在日益互联的世界中面临的威胁的第一道防线。ECM 迫使组织管理和监控内容（所有内容），以便关键人员能够更有效地响应和防范数据泄露与财务欺诈。
内容管理工具的关键作用
通过允许您精确存储所需内容并删除不需要的内容，以此来降低存储成本
通过降低存储成本和改善将材料转换为电子格式的工作流程来降低运维成本
通过在正确的时间将正确的信息交到对应的人手中以及日常任务的自动化来提高工作效率
让员工能够轻松访问客户所需的信息，从而提高客户满意度
改进决策流程，使组织能够削减成本、提高效率并及时抓住机遇
无论发生什么情况，通过帐户备份、存档、安全存储和灾难恢复流程，都可确保业务运营的连续性
开始应用到业务上：实施
在决定实施 ECM 之前，请问自己几个问题，以了解您组织当前的状态。
- 考虑您的短期和长期业务目标。您的 ECM 系统将如何帮助您实现这些目标？
- 您的组织目前如何处理不同类型的内容？
- 如果您已经有了 ECM 解决方案，它是如何运作的？制定已经实施的业务流程。
- 信息如何在企业、人员、部门和系统之间移动？
- 是否有部门或业务单位创建了自己的内容管理解决方案？
- 是否有部门可能已经建立了影子 IT 运维机构，因此不愿变更？（现在是让他们加入的好时机！）
- 实际上，现在是时候观察所有移动、触摸、阅读、创作或以其他方式需要访问内容的人了。所有参与者都很重要，无论是内部用户、客户、供应商还是合作伙伴。
通过记录所有内容，您可以清晰地创建和管理一个安全、符合法规和公司准则并满足组织各部分需求的内容管理系统。
分析您的内容和管理需求
完成尽职调查后，就内容的创建方式和存储位置得出一些结论。谁有访问权限？个人和部门如何检索？谁什么时候需要什么？
根据该分析，您应该对现有环境有一个非常清晰的了解，并且应该能够对数据进行分类。这样做可以大大有助于确定谁需要访问某些信息、哪些内容需要保存以及哪些内容可以删除或丢弃。
那时，您应该对需要哪种类型的 ECM 解决方案有一个很好的了解。然后，您可以开始选择供应商和软件来帮助您实现目标。
通过对数据进行分类并了解谁在何时何地需要数据，您将确保您的 ECM 平台能够满足所有相关人员的需求。当然，这提高了用户的采用率，并有助于顺利实施变更。
实施 ECM 解决方案时，即使有供应商的帮助，您的日常工作流程也会面临一些中断。这是一份实用清单，可帮助您顺利实施。
- 首先关注关键领域。确定优先级。至少在最初阶段，避免被不需要解决或不能立即带来价值的问题所困扰。
- 向所有人展示您的预期收获。从财务和实践角度量化组织的预期结果。
- 邀请加入。让所有人都加入。这通常意味着每个部门的每个人都会受到影响。
- 多讨论。越多越好。分享您对新平台的愿景、预期结果和期望。也别忘了倾听——提供充足的反馈机会。
- 决定您需要什么。与您的服务提供商交流。您的解决方案可能意味着您不再需要某些硬件或其他基础架构，包括从笔记本电脑到智能手机、网络和云软件的所有内容。
- 自行使用。创建一个专门负责实施流程的团队。让该团队的成员快速了解所有细节。确保他们参与每一个步骤。
- 制定规则。选择谁有权访问信息，并制定信息使用政策。包括建议的数据生命周期和在不需要时应如何丢弃数据的程序。
- 启动之前进行测试。新平台准备就绪后，选择一组用户在真实环境中对其进行测试。然后进行相应的调整、故障排除或协作。
- 保持放松。任何新技术或流程都需要一段磨合期。所以给它点时间。让您组织的成员熟悉一下。并愿意做出调整。安排定期会议，了解所有参与者的意见。
一个好的 ECM 解决方案目前应该能让您做什么
无论您是在实施 ECM 解决方案还是改进现有解决方案，请记住，它应该做的远不止改进“处理事情”的方式。设计和实施该系统，以便它可以帮助组织中的所有人：
- 安全地保存和存储内容
- 无论他们身在何处，随时随地查找和使用该内容
- 由于易于访问，每天都能提高效率和生产力
- 从任何位置捕获任何文件类型，并将其自动存储和分类
- 在 ECM 平台和所有其他企业系统之间轻松移动
- 报告 ECM 解决方案中信息的使用方式
企业内容管理的未来
越来越多的团队正在将社交协作工具融入他们处理 ECM 的方式中，因为这不仅仅是处理公司信息，还要创建一个整合的文化和相应的平台，让每个人都参与信息的获取、存储和利用。
正在数字生态系统中培育内容
在 2017 年魔力象限报告中，Gartner 创造了一个评估该领域的新术语：内容服务平台 (CSP)，将其描述为“企业内容管理 (ECM) 魔力象限的演变。”
有两件事可以立即从该“演变”中脱颖而出，一是 ECM 不能仅限于内容管理。它涵盖更广泛的责任，包括管理、组织、可搜索性、应用和组件。其次，团队必须拥有一个数字平台，为曾经的非结构化内容提供基础架构，这种工具既具有功能性又具有灵活性，并且可以提高内容生命周期的交互性。
在统一的数字化平台中精简 ECM 工具和流程将帮助团队在截止时间前完成任务，更重要的是，为他们提供成长的机会。
无边界的内容协作
曾经独立的系统和存储库现在是开放式服务，能够不断调整以满足客户不断变化的需求。社交协作软件对团队将内容和信息整合到日常工作中的方式产生了巨大影响，而与团队保持同步、实时协作以及使用统一导航流程的能力对您的 ECM 软件效率产生了更大影响。
ECM 解决方案应能够提供打破障碍的手段，其开放内容平台涵盖一系列应用，使团队能够利用交互式产品套件的好处。
云 ECM 部署
云、移动和分析技术的进步，以及社交协作工具的持续集成，扩大了我们对 ECM 工具能做什么的期望。正在创建和存储的内容量可能惊人，随着时间的推移，这些技术改进将推动最终用户对更好可用性和移动性的需求。所有这些迹象都表明，云部署是最大限度地提高 ECM 有效性的主要手段。
将 ECM 迁移到基于云的平台可以让组织避免前期实施和基础架构成本，减少人员开支，并最终降低内容存储和管理的总拥有成本。
除了显著降低成本外，希望提高其 ECM 易用性和访问权限组织会发现云部署正是如此。将您的 ECM 工具移至云端可以让团队成员出差或居家办公时能够更轻松地存储、检索和应用内容。
自动化（如果尚未实现的话）迫在眉睫
感觉每一次关于改进工作流程的对话中都会出现自动化和机器学习的话题，但它们天然就是 ECM 的对应话题。
考虑到促进文档捕获、组织、存储和持续管理所需的时间和资源，就很容易理解为什么智能自动化会对团队与信息交互的方式产生如此大的影响。它有助于消除基本任务，减少处理时间，最重要的是，在正确的时间向对应的人提供正确的信息。此外，提取和分类元数据的能力对组织来说变得越来越重要。这通常是一个艰苦而耗时的流程，有助于在竞争中占据优势。
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