Template pre-mortem

Planeje dedicar de 60 a 90 minutos à análise pre-mortem. Não é tanto tempo assim. Por isso, aproveite ao máximo: peça a todos que venham preparados, para que as discussões sejam produtivas. A seção Trabalho prévio do template inclui algumas perguntas para reflexão que você pode fazer para levar a equipe a pensar antes da reunião. Então, na reunião, discutam todas as respostas para já começar com a mente aberta e pronta para apresentar ideias novas.

A maior parte do template mapeia uma pauta bruta (das seções de brainstorming às etapas de planejamento) que você pode usar para estruturar a reunião pre-mortem. Comece apresentando uma visão geral rápida do projeto que você está planejando e a importância da sessão de pre-mortem. Na seção Visão geral do projeto do template também há espaço para incluir um link direto para o pôster do projeto da equipe para dar mais contexto. Preparar o ambiente dessa forma garante que todos estejam alinhados desde o começo, o que possibilita uma discussão ainda melhor.

Boa parte da reunião pre-mortem vai ser dedicada a fazer o brainstorm dos riscos e oportunidades. Divida a equipe em dois grupos. Um deles vai adotar a abordagem do "copo meio cheio", para pensar nas maneiras como o projeto pode ser bem-sucedido; o outro, a abordagem do "copo meio vazio", para pensar em como o projeto pode dar errado. Na tabela da seção Brainstorm do template, cada grupo deve colocar os nomes dos integrantes, anotar oportunidades ou armadilhas em potencial (dependendo da perspectiva designada) e agrupar ideias similares em temas.

Em cerca de 20 minutos de brainstorming, cada grupo vai ter gerado muitas ideias. Então é hora de reunir mais uma vez toda a equipe para analisarem todas elas. Um porta-voz de cada grupo deve resumir os tópicos e os temas que surgiram. Deixe claro que isso deve levar a uma discussão aberta. Os membros da equipe devem fazer perguntas de esclarecimento e, até mesmo, contestar determinadas ideias ou pressuposições. Depois que tudo tiver sido apresentado, os membros da equipe têm cinco minutos para votar nas três principais falhas em potencial e nos três principais sucessos em potencial. Eles podem indicar com facilidade o voto copiando a marca de seleção verde do template e colando ao lado dos temas selecionados na tabela Brainstorming.

Quando todos tiverem terminado de votar, você vai ter os riscos e as oportunidades mais votadas. Porém, as avaliações pre-mortem não tratam de reação, mas de prevenção. Que medidas você deve adotar para garantir os sucessos e evitar os riscos? Use a seção Criar um plano do template para estabelecer itens de ação, atribuir membros da equipe (não deixe de usar @menções) e atribuir prazos. Processar essas etapas vai levar a avaliação pre-mortem do plano hipotético para o prático.