Kapazitätsplanung-Vorlage

von Atlassian

Schätze die Kapazität deines Teams realistisch ein

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Die Projektplanung und das Workload-Management für dein Team ist oft ein einziges Ratespiel. Nicht selten ist das Abschätzen deines Spielraums ein Schuss ins Blaue, was zu einer ineffizienten Nutzung deiner Ressourcen, zu Frustration und sogar zu Burn-out führen kann. Ermittle mit dieser Vorlage für die Kapazitätsplanung präzise, wie viel dein Team leisten kann, damit das Rätselraten ein Ende hat und dein Team zufrieden und gut unterstützt ist.

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What is a capacity planning template?

A capacity planning template is a digital spreadsheet designed to track and manage project requirements and the available resources to fulfill them. It aids managers in effectively assigning tasks to team members and ultimately prevents them from experiencing burnout.

Benefits

Harnessing the power of a capacity planning template can provide various benefits for teams and companies alike. Some of the benefits of a capacity planning template include:

Reduced company costs

Time is money. While it might seem efficient to pile as much work as possible onto individual team members to maximize productivity, this strategy usually backfires. If the workload exceeds what a team member can handle, it can lead to stress and burnout, ultimately reducing their efficiency.

Therefore, it's important to distribute tasks among team members according to their capacity. A capacity planning template ensures each team member's workload is manageable and no one team member is overworked.

Increased productivity

Employees are more productive when they aren't overworked, over-stressed, or burnt out. A capacity planning template can help ensure team members receive the optimal amount of work they can handle while maintaining productivity.

Improved work quality

When individual team members are overburdened, the quality of their work can decline. They may rush through tasks, skipping necessary reviews before submission. To prevent this problem, utilize a capacity planning template to allocate appropriate work to each team member based on their capacity.

Improved work environment

Happy employees create happy work environments. To keep team morale high, use a capacity planning template to ensure they aren't overworked, which helps to maintain a positive work environment.

Eliminating excess capacity

When employees take on work beyond their capacity, they often will only say something once they are burnt out or ready to quit. Therefore, project managers must establish routine processes to ensure their team members only take on what they can handle.

A project capacity planning template eliminates the possibility of team members working in excess by keeping a regular log of how many hours of work each team member plans to put in to complete future projects. As a result, when a capacity planning template shows that a team member has enough work to fill their hours, the project manager does not give them any more work.

Enhanced resource management

Resource management ensures that adequate resources are available to complete work projects. Outsourcing some work to freelancers to ensure a project gets done is a form of resource management.

For proper resource management, use a planning template to keep track of how much work you need to assign to team members or outsource. Capacity planning templates are also great for conducting future resource requirements.

Verwendung der Vorlage "Kapazitätsplanung"

Project managers aiming to optimize their team's capacity should consider leveraging a planning template. These are the steps to use one:

Schritt 1: Gib deinem Team Hausaufgaben auf

Bevor du dein gesamtes Team zur Besprechung der Kapazität zusammenrufst, gibst du allen eine Hausaufgabe. Bitte jedes Teammitglied, alle Tätigkeiten aufzuschreiben, die es in einer typischen Arbeitswoche erledigt, und eine Schätzung abzugeben, wie viele Stunden es dafür jeweils benötigt. Es ist hilfreich, wenn deine Teammitglieder dies vor dem Meeting erledigen, damit sie in ihre Kalender, E-Mail-Postfächer, Chat-Kanäle und Tickets schauen und möglichst präzise Angaben machen können.

Schritt 2: Halte ein Teammeeting ab

Wenn alle Teammitglieder ausreichend Zeit hatten, ihre durchschnittliche Arbeitswoche zu skizzieren, setzt du ein Meeting an. Beginne mit etwas Kontext darüber, warum du die Teamkapazität besprechen möchtest. Planst du ein neues Projekt? Versuchst du herauszufinden, wie du ein neues Teammitglied am besten eingliederst? Möchtest du die Grenzen besser abstecken? Verdeutliche deine Absichten, damit sich alle über dein Ziel im Klaren sind. Dieser Kontext wird dafür sorgen, dass alle sehr viel ehrlicher über ihre Arbeitszeiten und Verfügbarkeit sprechen werden (und nicht befürchten müssen, dass sie in Schwierigkeiten kommen könnten).

Schritt 3: Jetzt wird gerechnet

Nun holen die Teilnehmer ihre Hausaufgaben hervor und rechnen ihre Arbeitsstunden zusammen. Hierbei sollten alle ihre Aktivitäten –von administrativen Aufgaben bis hin zum Kaffeeholen – mit inbegriffen sein. Dein Ziel ist, die gesamten Arbeitsstunden jedes einzelnen Teammitglieds genau zu kennen.

Als Nächstes ermittelst du, wie viel Prozent der Zeit die Teammitglieder tatsächliche Projektarbeit leisten, indem du ihre den Projekten gewidmeten Arbeitsstunden durch ihre gesamten Arbeitsstunden teilst.

Nimm dir etwas Zeit, über diese Zahlen zu sprechen. Entsprechen sie deinen Erwartungen? Passt der Prozentsatz zu den Zielen deines Teams? Oder wird viel mehr Zeit für andere Aufgaben vergeudet, als du gedacht hast (z. B. für administrative Tätigkeiten)? Dieses offene Gespräch wird dir dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, die du verändern könntest, um die Zeitnutzung deines Teams zu optimieren.

Schritt 4: Fülle die Tabelle zur Teamkapazität aus

In der Tabelle gibst du für jedes Teammitglied Rolle, Name, Prozentsatz der wöchentlichen Projektarbeit und Gesamtzahl der dieser Projektarbeit gewidmeten Stunden an.

Um ein allgemeines Gefühl für die Kapazität deines Teams zu bekommen, fasst du ähnliche Rollen in Gruppen zusammen, addierst ihre Stunden und trägst die Gesamtzahl in die Spalte für die Summe nach Rolle ein. Auf diese Weise erfährst du, wie viel Zeit z. B. deine Entwickler mit Projekten verbringen.

Schritt 4: Fülle die Tabelle zur Teamkapazität aus

Schritt 5: Triff fundierte Entscheidungen

Nachdem du nun ein klareres Bild davon hast, wie dein Team seine Zeit verbringt und wie groß seine Kapazität ist, nutzt du dieses Wissen, um fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wem du zukünftige oder aktuelle Projekte zuweist. Dies hilft dir, die jeweiligen Fähigkeiten von Teammitgliedern für bestimmte Aufgaben zu nutzen, die Aufgaben an den allgemeinen Zielen des Teams auszurichten und Stress bzw. Burnouts durch die Überlastung von Mitarbeitern zu vermeiden.

Boost productivity with Atlassian’s capacity planning template

Atlassian's capacity planning template with Confluence is more than just a practical solution; it's a strategic approach to optimizing your team's efficiency and project success. By leveraging this template, project managers gain invaluable insights into their team's bandwidth, allowing for precise allocation of tasks and resources.

With a clearer understanding of each team member's workload, managers can prevent burnout, foster collaboration, and maintain a positive work environment. Confluence's capacity planning template empowers teams to make informed decisions, align tasks with team goals, and ultimately enhance productivity and project outcomes.

Say goodbye to the guesswork of project management and hello to a more streamlined, practical approach with Atlassian's Confluence capacity planning template.

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