Um von dieser Übung maximal zu profitieren, solltest du allen Teammitgliedern die Vorlage aushändigen und ihnen ausreichend Zeit geben, um sie in Ruhe auszufüllen. Es ist wesentlich einfacher, seine Wünsche über mehrere Tage hinweg akkurat zu formulieren, als alle 11 Zeilen der Vorlage (die sowohl Lieblingssprüche als auch größte Herausforderungen abfragt) innerhalb einer einzigen kurzen Sitzung abzuhaken. 

Erkläre deinen Teammitgliedern bei der Ausgabe der Vorlage, warum du das tust. Es geht nicht darum, persönliche Schwächen zu entlarven oder Selbstzweifel auszulösen, sondern um ein besseres Verständnis innerhalb der Gruppe und um eine bessere Zusammenarbeit.

Jetzt wird es Zeit für die Planung eines Teammeetings. Bitte alle, ihre eigene Benutzerhandbuchvorlage dazu mitzubringen, da sie im Mittelpunkt der Diskussion stehen wird.

Ziel dieses Meetings ist, dass jeder den Inhalt seiner Vorlage vorstellen kann. Bei einem großen Team kannst du aus Zeitgründen kleinere Gruppen bilden. Wenn es sich aber um ein kleineres Team handelt, bietet sich eine Gruppendiskussion an, damit alle mit im Boot sind. Alle Teilnehmer, selbst diejenigen, die ihre Vorlieben und Erwartungen normalerweise ungern teilen, müssen den Inhalt ihres Benutzerhandbuchs vorstellen. 

Es sollte ein offener und ehrlicher Austausch sein. Ermutige deine Teammitglieder bei Unklarheiten nachzufragen und eigene Erkenntnisse und Beobachtungen in der Zusammenarbeit mit der anderen Person anzusprechen (vorausgesetzt natürlich, dass dies höflich und professionell abläuft).

Benutzerhandbücher erfüllen nur dann ihren Zweck, wenn sie von deinem Team auch verwendet werden. Du solltest sie daher nicht nur während eines einzigen wohlgemeinten Meetings besprechen, sonst setzen sie digitale Spinnweben an.

Speicher sie an einem sicheren und zentralen Ort, auf den dein gesamtes Team leicht zugreifen kann. Du kannst sie beispielsweise mit eurer Team-Homepage oder einem anderen internen Teamdokument verlinken. Die Handbücher enthalten unzählige wertvolle Informationen, die zu einer effizienteren Zusammenarbeit beitragen. Sie sollten daher bei Bedarf schnell und einfach abrufbar sein.

Nicht nur dein Team entwickelt sich weiter, sondern auch die Vorlieben der einzelnen Mitglieder verändern sich. Sie sollen nicht denken, dass sie an Informationen gebunden sind, die sie vor zwei oder drei Jahren angegeben haben.

Gib jedem neuen Teammitglied, das zu euch stößt, diese Vorlage und bitte es, seine Informationen mit dem gesamten Team zu teilen. Dadurch haben gleichzeitig auch die bestehenden Teammitglieder Gelegenheit, Änderungen an ihrem eigenen Benutzerhandbuch vorzustellen, so dass alle immer über die neuesten Informationen zur Teamkommunikation und -zusammenarbeit verfügen.