Bevor du mit der Priorisierung beginnst, solltest du alle Aufgaben zusammentragen, die dein Team zu erledigen hat. Erstelle in deinem Backlog eine Liste aller Projektaufgaben. So kannst du auf die einzelnen Aufgaben verweisen, wenn du deine Matrix erstellst.

Hierbei ist entscheidend, dass nur die wichtigsten Ziele deines Teams aufgelistet werden. Wenn du zu viele Ziele festlegst, kann der Fokus deines Projekts verschwimmen. Du solltest dich zunächst lieber kurz halten. Deine Ziele verwendest du als Bezugspunkt für jede Aufgabe, weshalb sie in Textform direkt über der Matrix stehen sollten.

Dieser Schritt wird wahrscheinlich am längsten dauern, da du zusammen mit deinem Team festlegst, wie stark sich jede Aufgabe auf eure Ziele auswirkt und welcher Aufwand mit den jeweiligen Aufgaben verbunden ist. Welche Aufgaben bringen für eure Ziele den meisten Nutzen? Gibt es Aufgaben, die dringlicher oder zeitkritischer sind als andere? Welche Folgen könnte es haben, wenn du eine Aufgabe gegenüber einer anderen priorisierst? Solche Fragen sollten in einer Gruppendiskussion mit dem Team besprochen werden. Das kann dabei helfen, den Umfang jeder Aufgabe aus der zuvor erstellten To-do-Liste einzuschätzen.

Teile die Aufgaben in Farben ein: "Muss erledigt werden" (grünes Kästchen), "Nicht unbedingt erforderlich" (gelbes Kästchen) und "Wird nicht erledigt" (rotes Kästchen). Anhand der Matrix und dieser Listen kann dein Team die Prioritäten für dein Projekt visuell ableiten und entsprechend handeln, um die Arbeit möglichst effizient zu erledigen.

Es ist wichtig, den Status und die Ergebnisse jeder Aufgabe an dein gesamtes Team, alle Stakeholder und alle weiteren Personen zu kommunizieren, deren Arbeit möglicherweise davon betroffen ist. Weise jeder Aufgabe mit "@" einem Teammitglied zu und lege ein Datum für die Nachbereitung fest, um offene Fragen zu klären und Risiken oder Bedenken anzusprechen.