Mache dir vor dem Meeting Gedanken über den Abschnitt zum Hintergrund und fülle diesen aus, damit alle Teilnehmer wissen, warum ihr euch zusammensetzt. Beispielsweise könnte dies ein Überblick über das gerade veröffentlichte Produkt mit Features, Spezifikationen und den beteiligten Teams sein oder auch Informationen über den letzten Büroumzug. Gehe auf diesen Abschnitt kurz zu Beginn des Gesprächs näher ein.

Nimm dir 5 Minuten Zeit, um zu betonen, dass alle Meinungen und Vorschläge willkommen sind. Dies wird dir helfen, ein ehrliches, offenes Forum zu schaffen, das nützliches Feedback hervorbringt. Wirf einen Blick ins Playbook, um weitere Ideen dazu zu erhalten, wie du den richtigen Ton findest. 

Jeder Abschnitt der Vorlage für Retrospektiven ist zeitbasiert – und das aus gutem Grund. Alle sollen genug Raum für ihre Anmerkungen haben, aber nicht so viel, dass ihr euch in einer Endlosschleife wiederfindet. Idealerweise entsteht eine rege Diskussion, jedoch ohne zu viele Themen und nicht mit dem Fokus auf Probleme, die dein Team nicht lösen kann – zumindest nicht in 30 Minuten.

Ist der Timer auf 10 Minuten eingestellt? Gut. Jetzt fragst du zum Einstieg alle Teilnehmer, was das Team als erstes machen soll. Lass sie ihre Anmerkungen direkt in das Retrospektivendokument eingeben, denn dank Confluence können alle gleichzeitig Inhalte erstellen und bearbeiten.

Vergiss nicht, ein wenig Zeit zur Besprechung dieser Ideen einzuplanen, bevor die Zeit abgelaufen ist. Als Moderator hältst du dich im Gespräch zurück. Deine Aufgabe ist es, den anderen zuzuhören, wiederkehrende Themen zu erkennen und ähnliche Rückmeldungen zu gruppieren. Dies hilft dir, die erfolgversprechendsten Prozessverbesserungen einzugrenzen und herauszuarbeiten, welche Maßnahmen das Team als nächstes ergreifen sollte. 

Führe die nächsten Abschnitte auf dieselbe Weise durch. Stelle den Timer auf 10 Minuten und bitte die Gruppe, aufzuschreiben, was das Team nicht mehr bzw. weiterhin machen sollte.

Nimm dir am Ende 5 Minuten Zeit, um die nächsten Schritte zu besprechen. Dies mag dir etwas eilig vorkommen, aber du kannst uns glauben, du wirst eine Menge an Erkenntnissen gewinnen, mit denen du arbeiten kannst.