Bevor du die Vorlage ausfüllst, gib allen wichtigen Personen eine Hausaufgabe. Bitte sie, sich Gedanken darüber zu machen, wer zur Zielgruppe gehört. Mit wem, von nachgelagerten Teams bis zum leitenden Auftraggeber, kommunizierst du regelmäßig? Gib allen ein paar Tage Zeit zum Erstellen ihrer eigenen Liste. Rufe anschließend das Team zusammen und besprich mit ihm den Plan.

Sorge mithilfe des Abschnitts zu den Zielen für Kontext und Klarheit, indem du deine Ziele für die Stakeholder-Kommunikationsvorlage erläuterst. Dies sollte über oberflächliche Zielsetzungen wie "besser kommunizieren" (im Ernst?) hinausgehen, vielmehr solltest du konkrete Erfolge anstreben. Möchtest du ein besseres Vertrauensverhältnis zu deinen Stakeholdern aufbauen? Oder Engpässe beseitigen? Fehlerquellen ausmerzen? Notiere diese Ziele, bevor du mit dem Rest der Vorlage weitermachst.

Führe eine offene Diskussion über die ermittelten Zielgruppen und erstelle eine Hauptliste. Liste sie in der linken Spalte der Stakeholder-Tabelle auf.

In der rechten Spalte listest du die Kommunikationsmethode auf, die du für den jeweiligen Stakeholder nutzt. Kommunizierst du in erster Linie per E-Mail mit dem Vorstand und per SMS mit Partnerteams? Notiere diese Informationen hier.

Wähle nun einen deiner Stakeholder aus und beginne mit dieser einfachen Frage: Wie oft solltest du mit dieser Zielgruppe kommunizieren?

Wenn der Vorstand beispielsweise nur ein monatliches Update benötigt, gibst du ihn in der Zielgruppen-Spalte neben der Zeile "monatlich" ein. Arbeite dich durch die anderen Spalten der Tabelle, um Details zur Kommunikation mit dem Vorstand festzuhalten. Welche Methoden möchtest du nutzen? Was solltest du ihnen mitteilen? Füge praktische Links ein, auf die du evtl. zurückgreifen möchtest oder um sie mit deiner Zielgruppe in der Vorlage zu teilen, damit alle Informationen an einem Ort festgehalten werden. Führe diese Schritte für alle deine Stakeholder durch.

Du wirst nicht deinen gesamten Stakeholder-Kommunikationsplan in einem Meeting fertigstellen – das ist vollkommen in Ordnung. Im Abschnitt zu den offenen Aktionen gibt es Platz, alle Punkte aufzulisten, die noch erledigt werden müssen.

Vielleicht planst du zum Beispiel, dich über eine bestimmte Plattform für eine optimierte Kommunikation mit externen Anbietern zu informieren. Notiere dies in diesem Abschnitt als offene Aktion, damit du dich später auch noch daran erinnerst. 

Möchtest du dich noch näher mit dem Stakeholder-Kommunikationsplan befassen? Wirf einen Blick in dieses Spiel.