Du veranstaltest dieses regelmäßige Meeting nicht um des Meetings willen. Damit Teilnehmer von regelmäßig stattfindenden Meetings motiviert bleiben, muss der Sinn der Meetings eindeutig erläutert werden. Auf diese Weise wissen die Teilnehmer, dass das Meeting ein klares Ziel hat und nicht nur Zeit in ihrem Kalender in Anspruch nimmt. Gib am Beginn jedes Meetings (ganz egal, wie oft du das Meeting bereits veranstaltet hast) einen kurzen Überblick und erkläre die Ziele des Meetings, wichtige Teilnehmer und Prozesse. Notiere diese Angaben im Bereich Meeting Overview (Überblick über das Meeting) der Vorlage, sodass alle über diese Hintergrundinformationen verfügen, wenn sie frühere Notizen durchgehen.

Kommst du aus jedem Meeting mit einer langen To-do-Liste? Das ist völlig normal. Tatsächlich ist es sogar etwas Gutes, weil es bedeutet, dass du in diesen Gesprächen echte Fortschritte machst. Im Abschnitt Open Action Items (Offene Aufgaben) der Vorlage kannst du alle offenen Aufgaben aus all diesen Meetings anhand eines Makros anzeigen. Gib einfach /aufgabenbericht ein und alle noch unerledigten Aufgaben aus allen Meetings erscheinen auf deinem Bildschirm. Vergiss nicht, regelmäßig erledigte Aufgaben abzuhaken, sodass jeder weiß, was noch zu tun ist.

Kennst du das Geheimnis eines produktiven Meetings? Wir sagen nur ein Wort: Agenda. Du solltest eine eindeutige Idee haben, was besprochen und entschieden werden muss, bevor alle zusammengerufen werden. Weiterhin solltest du Teilnehmer vorher fragen, ob sie bestimmte Themen besprechen möchten. Dokumentiere im Abschnitt "Besprechungsnotizen" das Datum deines Meetings, tagge deine Teilnehmer und führe deine Agenda-Punkte auf. Damit kannst du deine Gesprächsthemen priorisieren und das Meeting in der Spur halten.

Auch wenn du glaubst, dass du ein messerscharfes Gedächtnis hast, man vergisst leicht, was in einem Meeting passiert. Was wurde entschieden? Welche Aufgaben wurden identifiziert? In der letzten Spalte des Abschnitts Besprechungsnotizen kannst du einen detaillierten Bericht über den Inhalt des Meetings verfassen. Du kannst /aufgabe eingeben, um Aufgaben hinzuzufügen und zuzuweisen, oder /entscheidung, um eine Entscheidung zu dokumentieren, die in dem Meeting getroffen wurde. Und das Beste daran: Du musst dich nicht mehr krampfhaft daran erinnern, was wann passiert ist.