Dedícale entre 60 y 90 minutos al análisis. No es mucho tiempo. Aprovéchalo al máximo asignando previamente algunas tareas para que todos lleguen preparados para tener un debate productivo. La sección Trabajo previo de la plantilla incluye algunas preguntas que invitan a la reflexión; puedes pedirle al equipo que se las plantee antes de la reunión. Una vez en ella, comentad todas las respuestas para comenzar la reunión con la mente abierta y listos para aportar nuevas ideas. 

La mayor parte de la plantilla permite trazar un programa aproximado (desde las sesiones de lluvia de ideas hasta los pasos de planificación) que puedes usar para estructurar tu reunión de análisis pre mortem. Empieza por proporcionar un breve resumen del proyecto que estás planificando y la importancia de esta sesión de análisis pre mortem. En la sección Resumen del proyecto de la plantilla, también dispones de espacio para incluir un enlace directo al cartel del proyecto de tu equipo con el fin de ofrecer más contexto. Al organizarlo todo de esta manera, te aseguras de que todos estén coordinados desde el principio, lo que significa que tendréis un debate aún mejor.

Una buena parte de la reunión de análisis pre mortem se dedicará a la lluvia de ideas sobre los posibles riesgos y oportunidades. Dividirás al equipo en dos grupos: uno adoptará un enfoque optimista para pensar en las formas en que el proyecto podría alcanzar el éxito y el otro adoptará un enfoque pesimista para reflexionar sobre cómo podría fracasar el proyecto. Cada grupo usará la tabla que aparece bajo la sección Lluvia de ideas de la plantilla para indicar los miembros del equipo con los que está trabajando, anotar los posibles éxitos o dificultades (según la perspectiva asignada) y agrupar por temas las ideas similares.

Durante unos 20 minutos de lluvia de ideas, cada grupo aportará numerosas ideas. Luego, toca volver a reunir a todo el equipo para que se interroguen unos a otros. Pide a un portavoz de cada grupo que resuma los temas que hayan surgido. Deja claro que esto debería dar pie a un debate abierto. Los miembros del equipo deberían plantear preguntas esclarecedoras e incluso cuestionar ciertas ideas o suposiciones. Una vez que esté todo en la tabla, los miembros del equipo tienen cinco minutos para votar por sus tres posibles fracasos y éxitos principales. La votación es muy sencilla: se puede copiar la marca de verificación verde de la plantilla y pegarla junto a los temas seleccionados en la tabla Lluvia de ideas.

Cuando se termine la votación, tendrás las oportunidades y los riesgos más elegidos. No obstante, los análisis pre mortem no son un método de reacción, sino de prevención. ¿Qué medidas tomarás para garantizar los éxitos y evitar los riesgos? Utiliza la sección Trazado de un plan de la plantilla para establecer los elementos de acción, asignar los miembros del equipo (no olvides @mencionarlos) y poner fechas de vencimiento. Si sigues estos pasos, tu análisis pre mortem pasará de ser una hipótesis a un plan factible.