Para empezar, organiza todos los recursos necesarios para colaborar. Añade información sobre el equipo y escribe // para añadir la fecha de la reunión a la plantilla. Comparte la plantilla con el equipo e invítalos a añadir preguntas y comentarios antes de la reunión. Si vais a reuniros en persona, reserva una sala con una pizarra, rotuladores y notas adhesivas.

Cuando te reúnas con el equipo, empieza explicando el objetivo de la reunión. A continuación, pide al equipo que piense en el problema en su conjunto, desde la perspectiva de las personas a las que afecta. Usa la plantilla para organizar las ideas sobre las causas del problema y cómo afecta a la empresa.

Básate en las ideas del equipo para crear un enunciado conciso del problema que resuma la incidencia desde el punto de vista del cliente. Este enunciado debe incluir a quién afecta el problema, en qué le afecta, por qué hay que resolverlo y las circunstancias en las que se produce. Una vez hayáis creado el enunciado, comparte la página con los compañeros del equipo que no pudieron asistir a la reunión y pídeles que añadan comentarios.