La aclaración de las funciones y responsabilidades es una parte fundamental del proceso de planificación del proyecto. En esta primera sección, indicarás quién será el director (la persona encargada del proyecto que dirigirá a todas las partes implicadas y conseguirá que el proceso avance), el aprobador (la persona que dará el visto bueno al proyecto definitivo), los contribuyentes (personas con experiencia y voz en el proyecto, pero sin voto final) y los interesados (personas que solo necesitan estar informadas de los progresos del proyecto, pero que no participan de forma activa en sacar el trabajo adelante). El hecho de detallar estas funciones desde el principio es más que una formalidad: garantizará que todos sepan exactamente cuál es su posición a medida que el proyecto avanza.

En esta sección, indicarás el objetivo del proyecto en una sola frase y le asignarás un nombre. Se recomienda optar por uno sencillo, en lugar de ponerse demasiado creativo en este caso; de esta manera, se proporcionará a todo el equipo la claridad que necesita, sin jerga ni lenguaje vago. También anotarás la fecha de entrega de todo el proyecto, los resultados clave y las métricas de éxito de las que llevarás a cabo un seguimiento, además del estado del proyecto, que se actualizará a medida que este avance. El hecho de disponer de toda esta información básica en la parte superior brinda a todo el equipo un lugar al que se puede acceder con facilidad para obtener todos los detalles necesarios, sin tener que escarbar en mensajes de correo electrónico interminables para encontrarlos.

Nada sabotea un proyecto más rápido que la ampliación descontrolada del alcance, así que debes tener claro lo que implica tu proyecto y lo que no. En esta plantilla, harás una lista de los elementos del proyecto en tres categorías: imprescindibles, deseables y fuera del alcance. Si los defines al principio del proyecto, los miembros del equipo podrán gestionar mejor sus propias tareas y centrarse en el trabajo que más importa.

El proyecto no durará toda la eternidad (al menos no debería). Tendrás una fecha de finalización en la que todo el proyecto debería estar terminado, pero también debes establecer hitos más pequeños para ayudar a controlar el progreso y hacer que todo el proyecto se pueda gestionar mejor. En esta sección, define los distintos hitos (por ejemplo, un primer borrador de contenido y maquetas de diseño) e incluye el propietario principal de cada requisito, la fecha límite, el estado y cualquier nota importante.

Quieres que tu plan de proyecto sea el recurso centralizado para toda la información importante relacionada con ese proyecto. En la sección inferior, incluye enlaces a cualquier otro material de referencia que la gente pueda necesitar. Ya sea un resumen creativo o un ejemplo que quieras que consulten, recopila todo eso aquí para que esté organizado y sea accesible.