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IAG + Atlassian
La mise à niveau vers Data Center nous a permis d'améliorer la vitesse et les performances de nos équipes, et nous donne le temps nécessaire pour planifier comment et quand nous migrerons vers le cloud. »
80%
TBD
de configurations en moins
66%
TBD
d'espaces Confluence en moins après le nettoyage
0
TBD
interruption nécessaire pour les mises à niveau
Secteur
Services financiers
Site
Siège à Sydney, Australie
Nombre d'utilisateurs
> 12 000
Produits Atlassian
Comment IAG a renforcé son espace de travail et l'a rendu plus résilient en optimisant et en passant à Atlassian Data Center
Dans sa quête pour « se renforcer et devenir plus résilient », IAG, le plus grand fournisseur d'assurances d'Australie, a entamé une transformation digitale qui a inclus la migration de nombreux systèmes, y compris Atlassian, vers le cloud. Cependant, quand IAG a commencé à planifier son parcours vers Atlassian Cloud, l'entreprise a réalisé qu'elle avait besoin d'une étape intermédiaire qui résoudrait ses problèmes système immédiats et lui permettrait de garder le contrôle sur son infrastructure. En optimisant ses instances serveur (y compris en réduisant les configurations de 80 %) puis en passant à Atlassian Data Center sur AWS, IAG est parvenue à améliorer la vitesse, la stabilité et l'évolutivité de son infrastructure en quelques mois, tout en prenant des mesures préparatoires clés qui simplifieront sa future migration vers le service cloud d'Atlassian.
Par nature, les compagnies d'assurance adorent analyser les risques. En outre, la culture interne d'Insurance Australia Group (IAG) encourage la collaboration pour prendre des risques calculés. Il n'est donc pas surprenant que l'entreprise ait abordé sa transformation digitale avec un savant mélange d'ambition et de prudence.
Dans le cadre de sa stratégie visant à « se renforcer et à gagner en résilience », l'entreprise s'efforce de transformer l'expérience client en repensant l'architecture des plateformes principales afin d'accroître l'agilité. Ces efforts incluent la planification d'une migration vers le cloud pour bon nombre de ses plateformes, notamment Atlassian. Alors que les ambitions d'IAG incitent l'entreprise à se tourner vers le cloud, ses analyses suggèrent une étape intermédiaire : Atlassian Data Center.
Pour la première étape de sa transition vers le cloud, IAG a choisi de migrer sa plateforme Atlassian vers Data Center sur AWS afin de tirer parti des capacités du cloud sans abandonner immédiatement le contrôle de son infrastructure. En optimisant ses instances serveur puis en passant à Data Center, l'équipe est parvenue à améliorer la productivité, la stabilité et l'évolutivité, tout en planifiant un parcours judicieux pour concrétiser ses ambitions en matière de cloud.
Migration vers le cloud : les étapes intermédiaires
Pendant des années, IAG a utilisé les solutions Atlassian « pour aider ses clients plus rapidement », explique Sharon Warner, CD Toolchain Delivery Lead. L'équipe d'ingénierie a adopté Jira et Confluence Server pour la première fois vers 2010, et les outils se sont répandus de manière organique dans toute l'organisation. Au fil du temps, la base d'utilisateurs Atlassian d'IAG s'est développée et l'offre Server de l'entreprise a atteint ses limites, mettant à rude épreuve le système et compromettant la vitesse et les performances.
Les besoins de l'entreprise se sont également accrus au fil du temps. Les dirigeants et les employés recherchaient des rapports plus avancés pour suivre et gérer la croissance, une meilleure surveillance des performances et des vulnérabilités, ainsi que d'autres fonctionnalités adaptées à des entreprises comme la leur.
Ensuite, lors de l'Atlassian Team 2019, l'équipe d'ingénierie d'IAG a eu une révélation en écoutant les témoignages d'autres personnes sur la transformation digitale et la migration vers le cloud. « Mon manager m'a dit que nous devions passer au cloud », se souvient Sharon Warner. « Mais quand nous sommes rentrés chez nous, la réalité s'est rappelée à nous. Le cloud est notre objectif, mais nous avons réalisé que nous avions besoin d'une étape intermédiaire. »
La difficulté résidait en partie dans le fait qu'IAG recherchait une solution plus rapide en termes de vitesse et de performances, et que l'entreprise n'avait pas eu le temps de se préparer correctement à une migration vers le SaaS. Elle développait également un framework interne pour la gouvernance des activités d'adoption du cloud, et la migration de la suite Atlassian, l'une des premières charges de travail, était un excellent moyen d'éprouver les nouveaux processus.
Alors que l'équipe d'IAG continue de surveiller la feuille de route Cloud d'Atlassian afin de déterminer sa fenêtre de migration de manière éclairée, Data Center sur AWS constitue un tremplin idéal pour résoudre ses problèmes immédiats, lui permettre de garder le contrôle et de paver la voie vers le cloud. « En passant à Data Center, nous pouvons prendre une décision judicieuse quant à la manière et au moment où nous allons migrer vers cloud. »
Approche « Optimize and Shift » pour une mise à niveau fluide vers Data Center
Après avoir prouvé que les améliorations internes d'Atlassian optimisaient l'expérience client et obtenu l'approbation et le financement dont elle avait besoin pour passer à Data Center, l'équipe d'ingénierie a adopté une approche « Optimize and Shift » pour la mise à niveau.
L'équipe a commencé par organiser un atelier de planification, au cours duquel les principaux collaborateurs ont pu comprendre les rôles des uns et des autres, ainsi que les défis et pressions auxquels l'équipe faisait face. L'empathie et l'alignement conséquents à cette réunion ont non seulement permis de créer un plan plus efficace dès le début, mais également de résoudre ensemble des problèmes complexes par la suite.
« Entendez-vous sur le meilleur processus pour toute l'équipe. Le but n'est pas qu'une personne dicte ses conditions ou obtienne ce qu'elle veut, mais de parvenir à un processus que tout le monde approuve. » — Michael Thornhill, Technical Lead
Avant, les gens devaient attendre deux à trois jours pour créer un projet. Désormais, la création est instantanée, et plus de 80 % des projets Jira ont une configuration cohérente et recommandée. »
Sharon Warner
CD Toolchain Delivery Lead
Après s'être entendue sur un plan, l'équipe a commencé par nettoyer ses instances serveur afin de pouvoir démontrer des gains rapides aux responsables, en particulier en ce qui concerne l'amélioration des performances et les économies de coûts, tout en s'assurant qu'elle ne transfère que les données, les pages, les espaces et les configurations indispensables.
« Nous avons procédé intelligemment et nous avons utilisé l'analyse des données pour voir ce que les gens utilisaient ou non », explique Sharon Warner. « Nous avons réduit le nombre de champs Jira de 56 % pour créer notre configuration standard. Nous avons également réduit le nombre de types de ticket de 75 % et de workflows de 80 %. C'était un travail difficile, et nous avons dû procéder avec précaution. »
Au cours de ce processus de nettoyage, IAG a archivé ou supprimé 47 % des projets Jira Software et 66 % des espaces Confluence, ce qui a non seulement facilité la mise à niveau, mais aussi amélioré la cohérence et la précision des données de reporting.
« Nettoyer et standardiser avant de migrer [vers Data Center ou vers le cloud]. C'est la bonne méthode pour créer un outil d'entreprise pérenne. » — Sharon Warner, CD Toolchain Delivery Lead
Au second semestre 2020, l'équipe d'ingénierie était prête à lancer son premier nœud Data Center. Alors que sa mise à niveau Confluence était presque terminée, l'entreprise a rapidement migré Jira Software vers Data Center. En un mois environ, les deux solutions étaient entièrement mises à niveau et prêtes au déploiement.
« Ne passez pas directement à la production ! Faites des tests préliminaires pour éviter les pannes système ou un ralentissement de votre travail. » — Sharon Warner, CD Toolchain Delivery Lead
Tout au long du processus de mise à niveau, IAG a fait appel à Jared Winter, Atlassian Technical Account Manager, pour obtenir de l'aide et des conseils au niveau de l'entreprise. « À peine arrivé, Jared s'est intégré à notre équipe et à notre culture. Tous ont immédiatement respecté ses connaissances et son expérience passée avec AWS », explique Sharon Warner. « Il a parfaitement créé un pont entre Atlassian et IAG pour réaliser cette mise à niveau. Rien n'aurait été possible sans lui. »
« Le fait que des employés internes travaillent à la mise à niveau, et pas seulement un tiers, leur a permis d'acquérir les compétences et les connaissances nécessaires sur la conception du système et sa raison d'être. Ainsi, les connaissances peuvent rester au sein de l'équipe. » — Jared Winter, Technical Account Manager chez IAG
« Nous sommes désormais plus proactifs, nous ne réagissons plus constamment et les gens veulent utiliser les outils parce qu'ils sont plus stables. »
Sharon Warner
CD Toolchain Delivery Lead
Améliorer le fonctionnement actuel, tout en préparant l'avenir
Maintenant qu'IAG est opérationnelle sur Atlassian Data Center, les équipes de toute l'organisation peuvent travailler plus rapidement, en toute sécurité et en collaboration.
Plus de 5 000 utilisateurs de Confluence au sein de l'entreprise (une hausse de 30 % en deux ans) comptent sur cette solution pour la gestion et le partage des connaissances, le brainstorming, la gestion des checklists pour les versions, la réalisation de post-mortems, ainsi que la communication entre les sites et les fuseaux horaires. Environ 4 000 utilisateurs (une hausse de 45 % en deux ans) utilisent également Jira Software, Bitbucket et Bamboo pour gérer chaque étape du cycle de vie du développement produit, de la feuille de route et de la planification des sprints aux tests, au déploiement, à la maintenance et à la gestion du portefeuille.
Automatiser la création d'espaces et de projets tout en réduisant le nombre de configurations a aidé les employés et l'entreprise. « Avant, les gens devaient attendre deux ou trois jours pour créer un projet. Désormais, la création est instantanée, et plus de 80 % des projets Jira ont une configuration cohérente et recommandée », explique Sharon Warner. « Ainsi, notre équipe économise 15 minutes de travail répétitif pour chaque configuration, et cela nous a permis de vraiment réduire les interférences et de préparer les outils pour avancer [vers le cloud]. » À long terme, ces incréments de 15 minutes représentent plus de 100 heures gagnées en moins d'un an.
IAG profite de meilleurs rapports agrégés grâce Data Center, ce qui l'a aidée à mieux comprendre quels outils emploient les utilisateurs et de quelle manière. « Le reporting s'est révélé important pour voir comment nous pouvions ajuster notre pool de licences et désactiver un tas d'outils qui faisaient double emploi ou qui n'étaient pas utilisés », explique Sharon Warner. « Nous sommes désormais plus proactifs, nous ne réagissons plus constamment et les gens veulent utiliser les outils parce qu'ils sont plus stables. »
Avec une suite de solutions Data Center à portée de main, les employés travaillent plus rapidement et créent davantage de valeur ajoutée, en particulier quand ces solutions prennent de l'ampleur et sont réparties sur plusieurs sites. À l'avenir, l'équipe sera plus confiante que jamais quant à sa capacité à s'adapter aux changements alors que l'entreprise et le secteur d'activité se transforment.
Nous perdons moins de temps dans les tâches habituelles et nous aidons les utilisateurs en répondant à leurs questions. Il ne s'agit plus tellement de faire quelque chose à leur place, mais plutôt de leur expliquer comment faire. »
Michael Thornhill
Technical Lead
« Tout est automatisé » : aller de l'avant grâce à un système simple, standardisé et évolutif
Alors que l'équipe d'ingénierie réfléchit aux progrès réalisés, il ne fait aucun doute que la mise à niveau vers Atlassian Data Center l'a aidée à franchir une étape importante dans sa transformation digitale, à renforcer IAG et à la rendre plus résiliente.
En plus d'atteindre leurs objectifs initiaux, à savoir augmenter l'efficacité, la standardisation et l'évolutivité tout en conservant le contrôle, Sharon Warner et Michael Thornhill apprécient la tranquillité d'esprit procurée par la migration vers Data Center et la valeur ajoutée que leur équipe peut apporter. « Grâce à Data Center, nous pouvons effectuer les mises à niveau sans interruption, tout est automatisé. Auparavant, la réindexation, par exemple, prenait près de 12 heures et devait être effectuée durant les heures ouvrables », explique Sharon Warner. Michael Thornhill ajoute : « Tout est automatisé. Je ne reste même pas pour regarder les gens faire des changements ! »
Le gain de temps et la confiance accrue des utilisateurs ont également modifié la relation entre l'équipe d'ingénierie et l'entreprise. « Le plus grand changement : ne plus devoir s'excuser pour les mauvaises performances, et avoir plus de disponibilité pour apporter de la valeur ajoutée à nos utilisateurs et pour nous concentrer sur l'avenir : Atlassian Cloud », explique Sharon Warner. Michael Thornhill approuve : « Nous perdons moins de temps dans les tâches habituelles et nous aidons les utilisateurs en répondant à leurs questions. Il ne s'agit plus tellement de faire quelque chose à leur place, mais plutôt de leur expliquer comment faire. »
L'efficacité accrue et les relations renforcées posent les bases des prochaines étapes de la transformation digitale d'IAG. Pour préparer sa migration vers les produits Atlassian Cloud, l'équipe a archivé 27 % de projets Jira Software supplémentaires et 6 % d'espaces Confluence supplémentaires. Data Center ayant libéré du temps et des ressources, l'équipe a pu se concentrer en toute confiance sur l'optimisation d'autres outils existants (comme Bitbucket et Bamboo) et sur l'implémentation de nouveaux outils (comme ProForma).
À chaque étape de la transformation, Sharon Warner affirme que la culture d'IAG et la collaboration avec Atlassian ont été essentielles à cette avancée positive. « Nous travaillons en collaboration, en tant qu'équipe (y compris avec Atlassian), nous nous soutenons et nous nous faisons confiance, nous avons le courage de signaler les problèmes rapidement et nous parvenons à nous amuser en cours de route ! L'application de méthodologies Agile et la hiérarchisation de nos tâches communes pour comprendre collectivement le parcours ont largement contribué au succès de l'équipe lors de sa migration vers Data Center. »
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