Collaboration de projet : 6 conseils pour un travail d'équipe efficace

Qu'est-ce que la collaboration de projet et pourquoi est-elle si importante ?

Dans le vaste domaine de la gestion de projet, la collaboration de projet peut vouloir dire simplement le travail d'équipe. Mais les entreprises sont de plus en plus globales, avec des équipes dispersées partout dans le monde et plus d'employés travaillant à distance. Les méthodes et les lieux de travail en équipe changent donc constamment.

La collaboration de projet repose sur trois éléments : une communication efficace, des processus homogènes et des outils de collaboration efficaces. Les modes de travail et les technologies évoluent rapidement, les outils et méthodes de collaboration doivent donc évoluer aussi.

Une bonne collaboration de projet est essentielle à la fluidité du travail d'équipe pour plusieurs raisons :

Communication améliorée : la collaboration favorise une communication ouverte et claire entre les membres de l'équipe, ce qui contribue à éliminer les malentendus et à garantir que tout le monde œuvre dans une même direction.

Efficacité accrue : lorsque les membres de l'équipe travaillent efficacement ensemble, les tâches peuvent être réalisées de manière plus rapide et plus optimale, car chacun peut partager ses compétences et ses connaissances afin de trouver la meilleure solution aux problèmes. En collaborant, les équipes peuvent identifier les domaines d'amélioration potentiels et créer des stratégies pour augmenter la productivité. De plus, la collaboration de projet permet à plusieurs personnes de travailler ensemble sur une seule tâche, ce qui se traduit par une exécution plus rapide des tâches et une plus grande efficacité.

Meilleure prise de décision : la collaboration permet de partager un large éventail de points de vue et d'idées, ce qui permet de prendre de meilleures décisions et de mieux résoudre les problèmes. En travaillant ensemble, les équipes peuvent tirer parti de leurs connaissances et expériences collectives pour développer des solutions plus créatives aux problèmes.

Créativité accrue : collaborer avec d'autres personnes peut donner naissance à des idées et à des approches nouvelles et innovantes, car chaque personne apporte ses propres expériences et compétences uniques. Travailler en équipe peut également avoir un impact positif sur le moral et la motivation, ce qui se traduit par une amélioration des performances et des résultats.

Motivation accrue : travailler ensemble pour atteindre un objectif commun permet d'accroître la motivation et l'engagement, car chacun a le sentiment de contribuer à un objectif plus ambitieux. En travaillant ensemble, les équipes sont plus responsables de la réussite du projet et peuvent identifier plus facilement les problèmes potentiels.

Qualité améliorée : la collaboration permet un contrôle qualité plus approfondi et plus efficace, les membres de l'équipe étant en mesure d'examiner le travail des autres et de fournir un feedback constructif. La collaboration aide à garantir que les projets sont réalisés selon les normes les plus élevées et avec les meilleurs résultats possible.

Dans l'ensemble, une bonne collaboration sur les projets est essentielle pour permettre à une équipe de travailler sans heurts et d'atteindre ses objectifs de manière efficiente et efficace.

Je vous vois

Hors de vue ne signifie plus hors de votre esprit. Avec la quantité de travail considérable qui se fait en ligne, une bonne collaboration est plus nécessaire que jamais. Les équipes qui respirent la collaboration sont plus à même de communiquer sur des fuseaux horaires différents et de se synchroniser face aux changements qui surviennent inévitablement lors des projets.

Écoutez tout le monde

Pour les personnes qui craquent lorsqu'elles sont au centre de l'attention, le travail au sein d'un groupe peut être un filet de sécurité et une opportunité de développement. Les personnes qui travaillent au sein d'équipes hautement collaboratives ont plus d'occasions de partager librement leur expertise et de recevoir du feedback.

Boostez l'efficacité de l'équipe

Les équipes qui savent communiquer peuvent facilement suivre les projets et rester en contact avec les acteurs clés. Elles savent aussi quand elles doivent appeler des renforts.

Six indices que la collaboration est au point mort

Vous avez sans doute dans votre organisation des équipes motivées et accomplies qui ne cessent de faire échouer des projets. Et puis il y en a d'autres qui pourraient avoir besoin de plus de cohésion. Vous trouverez ci-dessous quelques signes révélateurs qui montrent que certaines équipes de votre entreprise devraient resserrer leurs liens.

Trop de murs

Pas nous, seulement moi

Il existe une différence entre foncer la tête baissée et faire de ses tâches une priorité, et utiliser toute cette énergie à la réussite d'une équipe. Toutes les équipes ont besoin d'exécutants. Mais si vous avez trop de solistes dans vos équipes, la collaboration sur un projet est difficile à faire accepter.

Objectifs contradictoires

Un trop grand nombre d'échéances explique souvent la mentalité individualiste. Si les objectifs d'une personne sont différents et/ou en conflit avec ceux de l'équipe, il va de soi qu'un travail important ne sera pas pris en compte. Sans objectifs clairs et communs, un projet peut rapidement prendre la mauvaise direction. Il s'agit là d'un signe évident que l'équipe n'est pas prête pour une collaboration fructueuse sur un projet.

Trop de cuisiniers dans la cuisine

Avez-vous déjà essayé de commander une pizza pour un déjeuner de groupe et de mourir de faim parce que personne n'arrive à se mettre d'accord sur les garnitures ? C'est frustrant, non ? Lorsque les décisionnaires sont trop nombreux, le chaos s'installe. Après avoir tourné en rond, soit l'équipe se retrouve bloquée, soit quelqu'un doit prendre une décision rapide et peu réfléchie qui, rétrospectivement, était peu judicieuse.

Cette pratique est-elle courante dans votre organisation ? Cherchez à élaborer des pratiques officielles de prise de décision pour aider vos équipes à mieux travailler ensemble.

Redondance

N'êtes-vous pas frustré de vous rendre compte que vous avez consacré des heures à un projet avant de découvrir que quelqu'un d'autre en a fait autant ? Les efforts redondants sont un signal d'alarme indiquant que votre équipe ne collabore pas autant qu'elle ne le devrait. Cette équipe perd du temps et gaspille des ressources et des compétences précieuses en faisant un travail en double. Ces situations réclament une meilleure coordination.

Que pouvons-nous faire ?

Même avec des objectifs clairement définis, il arrive que certaines équipes ne sachent pas comment les atteindre. Pour les plus grandes organisations qui comportent des équipes au sein d'autres équipes, les étapes importantes et le déroulement des opérations peuvent être très flous, même si les objectifs à l'échelle de l'entreprise sont extrêmement clairs. Si des unités de travail semblent tourner en rond au lieu d'avancer, elles peuvent avoir besoin d'aide pour leur coordination.

Conseils pour améliorer la collaboration sur les projets

Revenons à nos ballons d'anniversaire. Attacher ensemble un bouquet de ballons gonflables semble assez facile, mais en réalité il existe une technique pour être sûr de ne pas les lâcher. C'est la même chose pour la collaboration. Dans certaines équipes, informer l'équipe commerciale que vous lancez un nouveau design de marque passe pour de la collaboration, mais en réalité ce n'est qu'une conversation (à sens unique). Pour créer une vraie collaboration dans votre équipe, essayez les techniques ci-dessous.

Des objectifs soulignés, en italique et en gras

Dites-le, redites-le, puis redites-le encore. Si vous avez bien fait les choses, tous les membres de votre équipe doivent en avoir assez d'entendre vos objectifs. Si vos objectifs doivent être modifiés, faites en sorte que ce changement soit clair et répétez souvent les nouveaux objectifs.

Brainstorming

Demandez des idées et des suggestions

À chaque étape d'un projet (brainstorming, planification, réunions), demandez à l'équipe ce qu'elle en pense et si elle a des commentaires à faire. Pensez à donner la parole aux solistes, mais aussi aux membres les plus discrets de l'équipe. Ils peuvent être plus enclins à partager lorsqu'ils savent qu'ils ne seront pas étouffés par leurs collègues les plus affirmés.

Pouvons-nous parler ?

Il est évident qu'une communication cohérente et articulée est primordiale dans le cadre de la collaboration à un projet. (Il s'agit de l'air dans le ballon.) Néanmoins, nous jonglons tous avec une multitude d'outils, des e-mails au chat, en passant par les messageries et les commentaires dans les documents. La manière de communiquer avec votre équipe est presque aussi précieuse que la communication en elle-même. Combien de fois un projet a-t-il été bloqué parce que vous ne saviez pas que l'approbation était noyée dans la paperasse ? Lors du lancement du projet ou, mieux encore, lors de la constitution de l'équipe, convenez de la manière et de la fréquence à laquelle vous partagerez les mises à jour et les commentaires.

À qui le tour ?

Décidez et consignez par écrit qui doit faire quoi, et consignez aussi la liste des choses à accomplir. (que vous pouvez aussi appeler le plan de projet). Cela permet à chacun de connaître son rôle dans le système et d'éviter les erreurs comme des tâches oubliées ou des éléments d'action réalisés en doublon par deux personnes.

Partager, c'est se soucier

Lorsqu'une équipe collaborative tourne à plein régime, elle peut générer un volume d'idées considérable, les meilleures se retrouvant au milieu de la pile de post-its. Prendre des notes de réunion de façon formelle est toujours une bonne idée. Utiliser un outil de collaboration moderne et en ligne, avec fonction de recherche, est une meilleure idée encore. Vous pourrez y consigner les conclusions de réunion, les communiquer à tous, et recueillir les commentaires à un seul et même endroit.