Comment l'automatisation renforce Canva à l'échelle mondiale

L'automatisation est une bouée de sauvetage

L'automatisation dans Jira se connecte à Statuspage pour indiquer les étapes suivantes aux propriétaires de tâches après la fermeture d'un ticket d'incident, comme la rédaction d'un rapport d'incident. « Sans cette solution, nous devrions tout faire manuellement. Même pour un simple projet de gestion des incidents, une personne devrait consacrer la majeure partie de la semaine à effectuer ces tâches personnellement. »

Les incidents de production sont gérés via Jira Service Management, qui est également intégré à Opsgenie et Slack via une app distincte. Des incidents sont créés dans Opsgenie, qui génère automatiquement un nouveau ticket Jira Service Management comprenant le type d'incident, un workflow associé et les tâches suivies. Si une demande est créée dans Jira avec un niveau d'urgence élevé et si la personne qui crée le ticket ne se l'assigne pas, la personne d'astreinte dans Opsgenie sera automatiquement appelée. « C'est notre marche à suivre si nous ne comprenons pas clairement où se situe le problème », déclare Andrew Toolan.

Avec autant de workflows exécutés via Jira, le stockage illimité de Jira Premium donne une marge de manœuvre aux équipes. « Je ne crains pas de voir toute mon instance Jira s'effondrer parce que quelqu'un a joint un fichier de sauvegarde », plaisante Jeff Lai.

Cohésion et visibilité à tous les niveaux

Grâce à la cohésion des différents outils utilisés conjointement, Atlassian se montre réellement sous un jour avantageux. « Avant d'utiliser Jira, il n'y avait aucune structure », explique Andrew Toolan. « Pour trouver un incident survenu deux mois auparavant, je devais tout simplement fouiller dans Slack (nous avions un canal Slack dédié). » Désormais, Jira Premium permet aux équipes de contrôler tous les processus et d'obtenir une vue d'ensemble par le biais de messages Slack automatisés qui montrent uniquement les éléments essentiels.

L'équipe de Jeff Lai a activé des règles d'automatisation qui mettent à jour les tickets Jira en fonction de diverses conditions qu'elle a définies. Comme elle doit souvent traiter des demandes urgentes, cette approche lui permet d'avoir une certaine tranquillité d'esprit. « Grâce à l'automatisation dans Jira, plus besoin de vous demander si quelqu'un a vu et prend en charge une demande. La fonction d'automatisation s'en occupe pour vous. »

Selon Jeff Lai, cette visibilité sur le workflow des tickets gérés et traités constitue un énorme avantage pour Canva. « Vous ne plongez pas dans l'inconnu : vous soumettez une demande et vous voyez clairement si quelqu'un s'en occupe ou non. » Vu que l'entreprise est en pleine croissance, le volume des demandes augmente évidemment dans Jira. Au lieu d'impliquer plus de personnes ou de complexifier le problème, Jeff Lai et son équipe ont simplifié les processus et évolué intelligemment à l'aide de l'automatisation et de Jira Premium.

« Jusqu'à présent, nous avons toujours pu faire ce que nous voulions grâce à Jira Premium. »

Vous souhaitez en savoir plus sur les règles d'automatisation utilisées quotidiennement par Canva ? Jeff Lai a eu la gentillesse de les partager sur la communauté Atlassian ici.