CHG Healthcare a amélioré son épargne et ses services en migrant vers les produits Atlassian Cloud

Préparation + collaboration = migration fluide et réussie

À la suite de l'accélération du calendrier initial, CHG a lancé son processus de migration en réunissant un groupe de parties prenantes diversifiées pour l'aider à l'évaluation, aux tests et au lancement. L'équipe comprenait des chefs de projet, des Scrum Masters, un responsable du développement spécialisé dans les rapports sur les dépenses en capital (un ingrédient essentiel de l'activité de CHG), un expert en bases de données, un responsable du support informatique Jira Service Management et des sponsors exécutifs, ainsi que des responsables de la migration et des spécialistes du support technique d'Atlassian.

Rassembler ces parties prenantes dès le début et les maintenir impliquées tout au long du projet était essentiel pour la réussite de CHG. « L'identification et la gestion des parties prenantes nous ont vraiment aidés. Nous avons déterminé qui avait juste besoin d'être tenu informé et qui devait être plus impliqué », explique Aaron. « Ils nous ont également aidés à impliquer d'autres personnes ou groupes qui avaient un intérêt direct ».

Une fois les parties prenantes en place, elles ont résumé les processus et environnements de CHG et de Modio, puis ont travaillé avec les Product Owners pour développer une stratégie et une feuille de route de migration. La simplification des instances et des apps Server de CHG était une priorité lors de la phase de préparation. Aaron indique : « C'est une excellente occasion, essentielle, en fait, de faire un grand nettoyage. Ainsi, quand vous migrez, il y a moins de problèmes, et les nouveaux problèmes qui surviennent sont résolus beaucoup plus rapidement ».

Le processus de nettoyage a mis en évidence quelques défis, et CHG et Atlassian ont travaillé ensemble à leur résolution. Par exemple, le portage des données de l'une des apps les plus critiques de CHG ne s'était pas correctement effectué. L'équipe s'est donc appuyée sur DJ Frandsen, Development Manager, et Andrea Onuigbo, Enterprise Advocate, pour résoudre le problème. DJ a commencé à exécuter des requêtes spéciales tandis qu'Andrea a contacté les ingénieurs du support de l'app, qui ont fourni un script à exécuter. Toutefois, comme ce script échouait systématiquement, DJ l'a réécrit, a obtenu les données dont il avait besoin et les a envoyées à Andrea pour qu'elle les migre vers le cloud. Aaron affirme qu'une telle collaboration était « absolument essentielle à la réussite de ce projet ».

Après avoir nettoyé ses données et ses configurations, archivé des projets et d'autres éléments rarement utilisés, et vérifié les apps pour déterminer celles qui seraient nécessaires à l'avenir, l'équipe était prête à démarrer les tests. CHG a fait appel à des utilisateurs quotidiens et des parties prenantes du projet pour identifier les bugs et les fonctionnalités manquantes. Aaron explique que ce plan complet de test a non seulement donné confiance à l'équipe dans la technologie, mais a également fait naître un groupe de champions qui ont plaidé en faveur de la migration et formé d'autres employés.

Des communications fréquentes ont également permis de tenir le personnel informé, de gagner l'adhésion et de faciliter la transition. Les Product Owners ont fourni des mises à jour mensuelles sur la migration, des informations sur la manière dont chaque produit pourrait améliorer l'efficacité et des conseils de formation.

Six mois de planification, de préparation et de communication ont porté leurs fruits, puisque CHG a effectué sa migration en douceur au cours d'un week-end. Et après avoir résolu quelques perturbations mineures attendues, tout était prêt pour le retour des employés le lundi. « Nous avons fait tout ce travail pour offrir un nouvel environnement plus rapide aux utilisateurs. C'était donc génial de les entendre dire qu'il l'était vraiment ! », se souvient Aaron. « Dans l'ensemble, notre équipe et notre vice-président ont été très impressionnés par les résultats et par Atlassian. » Cindy Lake, Scrum Master, ajoute : « C'est tellement agréable de travailler dans le cloud. N'avoir à effectuer cette mise à niveau qu'une seule fois justifie tous les efforts que nous y avons consacrés. »

Pas seulement plus rapide, mais aussi plus efficace

Tout au long de la migration, Aaron a été reconnaissant envers Atlassian du soutien que l'entreprise a apporté à CHG pour faire face aux défis inévitables qui se présentaient et grâce auquel ce projet complexe s'est révélé un immense succès. « Nous considérons nos fournisseurs comme des partenaires. Nous attachons beaucoup d'importance à la collaboration et voulons travailler ensemble », explique-t-il. « Atlassian est un système essentiel pour CHG, il était donc évident pour nous d'investir dans le support Premium. Chaque fois que nous rencontrions des bloqueurs, Andrea crowdsourçait les solutions. Elle est géniale, et je ne saurais tarir d'éloges à son sujet. »

Depuis sa migration vers les produits cloud d'Atlassian, CHG exploite non seulement les solutions utilisées sur site (Jira, Jira Service Management, Confluence et Bitbucket), mais tire également parti d'Opsgenie (inclus dans les offres Jira Service Management Cloud) pour soutenir davantage ses activités DevOps et ITSM, Atlassian Guard pour permettre le télétravail sécurisé sans VPN encombrants, et plusieurs fonctionnalités réservées à l'offre Cloud que les équipes adorent. Par exemple, toutes les équipes Product Experience adoptent les feuilles de route dans Jira Cloud pour une gestion de portefeuille plus robuste et plus transparente, et les équipes métier utilisent désormais les projets nouvelle génération de manière indépendante. « C'est génial ! », s'exclame Aaron. « Je fais une présentation de 30 minutes avec un administrateur de projet, je lui montre comment créer un projet et je le lui confie. Les administrateurs sont heureux d'avoir de la flexibilité et de ne pas avoir à soumettre de demandes. »

Même l'implémentation de nouvelles intégrations et fonctionnalités de ce type est plus facile maintenant que CHG est dans le cloud. « Notre solution sur site comportait beaucoup de pare-feu et de réseaux à traverser. Dès nous avions une nouvelle intégration, l'API tombait en panne. », explique Aaron. « Grâce au cloud, nous pouvons activer les API bien plus rapidement et livrer plus rapidement. »

Pour CHG, la rapidité a été le principal avantage de la migration vers le cloud. « La version Cloud semble plus rapide, et les intégrations entre les solutions semblent plus étroites. Nous pouvons ainsi travailler plus rapidement et résoudre les problèmes beaucoup plus vite », explique Aaron.

L'équipe travaille plus vite et mieux qu'avant. En externalisant la maintenance et l'infrastructure associée, les équipes opérationnelles et d'ingénierie ont pour l'instant économisé près de 120 000 dollars et jusqu'à 30 heures par semaine, qu'elles peuvent consacrer à l'innovation plutôt qu'à l'administration. De plus, maintenant qu'Atlassian gère les correctifs et les mises à jour de sécurité, CHG n'a plus à se soucier des vulnérabilités.

Des résultats à la hauteur des attentes et une hâte de découvrir les prochaines étapes

Ne se reposant jamais sur ses lauriers, CHG met en pratique sa valeur fondamentale d'amélioration continue et se tourne déjà vers l'avenir. Pour tirer parti des améliorations déjà constatées, CHG prévoit de faire passer ses solutions existantes au niveau supérieur (par exemple en intégrant la logique dans les centres de services client de Modio afin d'acheminer automatiquement les demandes vers la bonne personne) et d'ouvrir les produits cloud d'Atlassian à encore plus d'équipes.

Aaron pense que plus les équipes utilisent Atlassian pour optimiser leur travail, plus elles peuvent collaborer entre elles et fournir un support de meilleure qualité à leurs clients. « Tout le monde apporte une pièce du puzzle, et en fin de compte, tout s'emboîte. Sans la participation de chacun des membres de l'équipe de migration, cela aurait été extrêmement difficile, voire impossible », dit-il. « Le fait que l'outil soit dans le cloud signifie qu'il est plus facile d'y accéder et de l'utiliser, et plus de personnes s'impliquent pour aider. Tout cela se traduit par un service client plus rapide et de meilleure qualité.