EMC + Atlassian
En 25 ans dans le secteur informatique, ça a été la migration la plus fluide à laquelle il m'a été donné de participer. »
Chris Van Cleve
Software Engineer
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Downtime since migrating
Temps d'arrêt depuis la migration
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TBD
Backlog depuis la migration
Secteur
Services financiers
Site
Des Moines, Iowa
Nombre d'utilisateurs
2 600
Produits Atlassian
La préparation stratégique d'EMC a permis une « migration des plus fluides » vers Atlassian Cloud.
Accepter le changement est un défi pour toute entreprise, a fortiori une entreprise qui existe depuis plus d'un siècle. Heureusement, la compagnie d'assurance EMC Insurance Companies a pour mission de limiter les risques et de prévoir l'imprévisible. Elle a donc abordé sa transformation digitale avec la même préparation stratégique que pour ses propres produits. Dans le cadre de cette transformation, EMC a effectué une migration fluide et bien planifiée vers Atlassian Cloud avec l'aide de Mumo Systems, ce qui lui a permis de limiter les risques, de maximiser la tranquillité d'esprit et de poser des bases solides pour répondre aux besoins de ses clients au cours des cent prochaines années.
De nombreuses entreprises en activité depuis des décennies hésitent à changer. Qu'il s'agisse d'une nouvelle stratégie, de nouveaux produits, ou de nouvelles personnes ou infrastructures, l'introduction de changements est parfois source d'incertitude, voire de crainte. Cependant, en tant que compagnie d'assurance commerciale centenaire, EMC Insurance Companies ne connaît que trop bien les avantages de prévoir l'imprévisible. Elle a donc choisi de planifier les changements plutôt que de les ignorer. « Le changement est une constante au sein de l'entreprise. Il faut pouvoir agir très vite et se tenir informé des dernières tendances », explique Chris Van Cleve, Software Engineer.
La nécessité de s'adapter aux changements rapides dans son secteur et sur l'ensemble du marché a motivé EMC à se lancer dans une transformation digitale. Elle impliquait l'adoption de systèmes plus modernes, de nouveaux langages de programmation, de méthodologies Agile et d'une approche « cloud-first ». La migration vers Atlassian Cloud dans le cadre de cette transformation était une étape logique, qui devait aider l'entreprise à vaincre les difficultés liées à la gestion de ses propres outils afin de pouvoir se concentrer sur son cœur de métier et d'être mieux armée pour l'avenir.
Après quatre mois de planification et de nettoyage, EMC a effectué « la migration la plus fluide » (selon Chris) en un week-end, ce qui a permis d'apporter des améliorations immédiates et durables, notamment l'absence d'incidents liés aux temps d'arrêt et le traitement complet d'un backlog qui s'accumulait depuis des années. En externalisant la maintenance et en passant à un système plus stable plus sécurisé et plus propice à la productivité, EMC dispose désormais de plus de temps et de ressources à consacrer à l'innovation, ce qui est absolument essentiel pour aider ses clients et sa propre entreprise à aller de l'avant en toute confiance.
Tous les chemins mènent au cloud
Après avoir adopté Confluence comme base de connaissances aux alentours de 2011, EMC a migré d'un outil de centre de services hérité vers Jira et Jira Service Management pour garantir de meilleurs suivis et analyses, des intégrations plus étroites et une plus grande facilité d'utilisation, en particulier pour les équipes non techniques. Selon Marty Hagewood, Software Development Manager, depuis lors, « Atlassian est devenu notre source de référence unique et notre dépôt centralisé pour la collaboration ».
Alors que les équipes de l'entreprise ont appliqué les méthodologies Agile, encouragées par l'Agile Center of Enablement d'EMC, elles ont également adopté les outils Atlassian pour optimiser leur travail quotidien.
Avant, le plus drôle, c'est que nous ne nous occupions jamais des tâches planifiées parce que nous étions en permanence occupés par les tâches de maintenance. Maintenant, après la migration, nous avons réduit le backlog de moitié. »
Chris Van Cleve
Software Engineer
Le système Jira d'EMC s'intègre également parfaitement à Bitbucket, Bamboo et Confluence pour le développement Agile, la documentation et le partage de connaissances. Jira Service Management est l'outil de référence pour les équipes techniques et non techniques de l'entreprise (RH, installations, sécurité, et autres) qui ont besoin de faire appel aux services des autres équipes. « Nous essayons de faire en sorte que le portail Jira Service Management vous permette de demander n'importe quoi au sein de l'entreprise et de transmettre votre demande aux personnes compétentes », explique Chris.
À l'origine, EMC avait décidé de déployer ses produits Atlassian sur un data center pour optimiser le contrôle et la disponibilité. Au fil du temps, l'entreprise a opté pour une approche « cloud-first » pour bénéficier de méthodes de travail plus modernes, d'une disponibilité accrue et d'une maintenance réduite. « En tant qu'entreprise, nous réfléchissions à la manière de nous préparer pour l'avenir et aux outils dont nous avions besoin pour réussir », se souvient Marty. « Nous sommes passés à une approche "cloud-first" et avons modernisé notre parc informatique pour répondre à nos préoccupations en la matière. » Et Chris d'ajouter : « En tant qu'équipe qui gère ces outils, nous voulions être en mesure de nous concentrer sur le service client et les solutions plutôt que de passer notre temps à effectuer la maintenance ou à résoudre les problèmes. »
Par coïncidence, EMC a vu Atlassian opter pour le cloud à peu près au même moment, lui confirmant ainsi qu'elle était sur la bonne voie. « Depuis toujours, Atlassian se considère comme une entreprise "cloud-first" et accorde la priorité aux nouvelles améliorations apportées au cloud. Il fallait se rendre à l'évidence. Les plus haut niveaux de produit et de support du secteur et d'Atlassian allaient dans ce sens. Nous avons donc décidé de sauter le pas », explique Marty.
La préparation permet d'effectuer une transition rapide et en douceur
Pour faire suite à sa décision de migrer d'Atlassian Data Center vers le cloud, EMC a contacté Mumo Systems (Enterprise Solution Partner) pour obtenir des conseils et un support. Les deux équipes voulaient « optimiser et changer » pour apporter des améliorations en cours de route. « Nous avons décidé de ne pas nous contenter de déplacer le problème. Nous voulions réorganiser notre approche et nous n'avons pas hésité à nous demander pourquoi nous faisions cela, quel niveau de maintenance nous allions ajouter, quelle dette technique nous allions accumuler par rapport à la valeur que nous gagnions. Ces questions ouvrent la voie à des opportunités de simplification », affirme Marty. Bien que cette méthode demande un peu plus de temps et d'efforts au départ, elle permet d'économiser des ressources, mais aussi d'améliorer l'expérience des utilisateurs et des administrateurs par la suite.
Après avoir élaboré un plan stratégique, EMC et Mumo Systems ont entamé une collaboration de quatre mois pour le nettoyage et l'optimisation. La phase de préparation comprenait quatre étapes : planifier, modifier les processus, valider et déployer.
À ce stade, le nettoyage des plug-ins et des utilisateurs était une priorité absolue. EMC s'est largement appuyée sur les apps du Marketplace pour ses automatisations et son efficacité, notamment Elements Connect, Xray Test Management for Jira, Automation for Jira, ScriptRunner et Chat for Jira Service Management. L'équipe a travaillé avec Mumo Systems pour déterminer les apps qui n'étaient plus nécessaires (comme Automation for Jira, qui est native dans Atlassian Cloud, et Elements Connect, dont les données étaient peu utilisées) et celles qui devaient être migrées.
Mumo Systems a également collaboré avec Atlassian pour nettoyer les données d'EMC et simplifier les workflows complexes. Par exemple, ils ont aligné toute l'entreprise sur un système de priorités unique, éliminant ainsi la nécessité d'accéder à Jira et de mettre à jour la priorité à chaque fois qu'un projet est créé. Mumo Systems et EMC ont également remarqué un nombre anormalement élevé d'utilisateurs dans le système et se sont demandé s'il était nécessaire de tous les migrer. Après avoir revérifié la base de données avec Atlassian, l'équipe de Mumo Systems a supprimé 40 000 utilisateurs de l'environnement avant de procéder à la migration. En collaboration avec Atlassian, elle a également vérifié l'exactitude d'autres données et résolu les problèmes rencontrés. « Atlassian nous a beaucoup aidés à tout coordonner, à nous assurer que tout était bien en place et à échanger des idées », déclare Kian Stack, Lead Solutions Consultant chez Mumo Systems.
Une fois l'ensemble des données, des utilisateurs et des apps nettoyés, EMC et Mumo Systems sont passés à l'étape suivante : planifier et tester la migration.
Travailler dans le cloud et confier certaines de nos tâches à Atlassian nous a permis de gagner en efficacité et de nous concentrer sur le service client. »
Chris Van Cleve
Software Engineer
À cette étape, Mumo Systems a planifié non seulement la migration elle-même, mais aussi les tâches postérieures pour limiter les problèmes, corriger les workflows, relier les bases de connaissances, configurer des étiquettes dans Jira Service Management et importer des configurations personnalisées. Pendant ce temps, EMC a fourni un accès anticipé à un groupe de 30 utilisateurs intensifs et responsables afin qu'ils puissent tester le système et se familiariser avec la nouvelle interface. Le feedback des testeurs a contribué à résoudre les bugs et à éclairer les efforts de gestion des changements, notamment en discutant de la migration vers le cloud et en formant les employés lors de la réunion trimestrielle de l'entreprise, ainsi que dans la newsletter interne et les forums Confluence. Selon Marty, « La communication était essentielle : comprendre leurs questions et y répondre, les préparer le mieux possible pour éviter les surprises. »
Les tests et la communication d'EMC ont permis à l'entreprise de se préparer et d'être modérément optimiste à l'approche du jour J. La migration et les modifications ont été effectuées en un week-end. Le lundi matin, les équipes ont été agréablement surprises de la réaction (ou de l'absence de réaction) des employés d'EMC. « Nous nous attendions à recevoir beaucoup de tickets, mais cela n'a pas été le cas », se souvient Marty. Et Chris d'ajouter : « En 25 ans dans le secteur informatique, ça a été la migration la plus fluide à laquelle il m'a été donné de participer. »
L'équipe attribue la réussite de sa migration à sa préparation minutieuse et à son partenariat avec Mumo Systems. « La longue période de préparation et la documentation ont porté leurs fruits », explique Kian. EMC estime que Mumo Systems a également constitué une pièce maîtresse du puzzle. « J'ai d'abord pensé qu'on avait toutes les clés en main, qu'on pouvait y arriver nous-mêmes. Avec le recul, notre collaboration avec Mumo Systems a été la clé pour y parvenir », affirme Marty. « Notre équipe Collaboration Services, qui gère Jira, Jira Service Management et Confluence, est géniale. Mais travailler avec une entreprise comme Mumo Systems, avec laquelle s'associer et sur laquelle s'appuyer, qui comprend le système et possède une expérience qui nous fait défaut, était essentiel pour réussir. »
Grâce aux mises à jour automatiques, nous savons que le système est toujours à jour. Nous n'avons pas à nous soucier de la sécurité ni des vulnérabilités, ni même à y consacrer des ressources. Nous apprécions cette tranquillité d'esprit. »
Marty Hagewood
Software Development Manager
« C'est incroyable tout ce que vous pouvez faire quand vous n'avez pas à batailler contre les pannes. »
Après une migration fluide et sans problème, EMC récolte déjà les fruits de son travail sur Atlassian Cloud et se réjouit à la perspective d'utiliser davantage d'outils Atlassian à l'avenir.
Maintenant que l'équipe Collaboration Services a transféré la maintenance à Atlassian et éliminé les incidents liés aux temps d'arrêt, l'entreprise dispose de plus de temps et d'énergie pour se concentrer sur des tâches qui génèrent plus de valeur pour les clients d'EMC et le business.
« Avant, notre équipe devait s'occuper des tâches de maintenance et des tâches planifiées. Le plus drôle, c'est que nous ne nous chargions jamais des tâches planifiées parce que nous étions en permanence occupés par les tâches de maintenance », explique Chris. « Maintenant, nous avons réduit le backlog de moitié. Travailler dans le cloud et confier certaines de nos tâches à Atlassian nous a permis de gagner en efficacité et de nous concentrer sur le service client. » Marty et Kian sont d'accord. « Le niveau de service que nous sommes en mesure de proposer grâce au temps libéré est considérable », déclare Marty. Et Kian d'ajouter : « C'est incroyable tout ce que vous pouvez faire quand vous n'avez pas à batailler contre les pannes. »
Outre le gain de temps, Marty assure que l'équipe apprécie de ne plus avoir à se soucier de la sécurité. « Grâce aux mises à jour automatiques, nous savons que le système est toujours à jour. Nous n'avons pas à nous soucier de la sécurité ni des vulnérabilités, ni même à y consacrer des ressources. Nous apprécions cette tranquillité d'esprit. »
Pour une compagnie d'assurance comme EMC, c'est de cela qu'il s'agit : limiter les risques et maximiser la tranquillité d'esprit. Avec le soutien d'Atlassian et de Mumo Systems, la migration vers le cloud bien planifiée et fluide d'EMC a contribué à transformer l'entreprise et à poser des bases solides pour répondre aux besoins de ses clients au cours des 100 prochaines années au moins.