Lucid Software + Atlassian
Nous voulions nous positionner en tant que leader du secteur, et il est impensable que les leaders du secteur SaaS utilisent des solutions sur site. » – David Torgerson, VP of Infrastructure and IT
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de temps d'ingénierie gagné en migrant vers le cloud
Secteur
Internet et logiciels
Site
South Jordan, Utah
Nombre d'utilisateurs
Plus de 800
30 jours pour accélérer l'innovation et booster la satisfaction des employés : témoignage de Lucid sur la migration vers le cloud
Lucid Software, le principal fournisseur de logiciels de collaboration visuelle, pense que la satisfaction des clients repose sur le bonheur des employés. L'entreprise investit donc massivement dans des améliorations internes et externes. Sa migration vers Atlassian Cloud lui permet d'atteindre ces deux objectifs. En seulement 30 jours, Lucid et le Solution Partner Oxalis ont transféré en douceur le déploiement des outils Atlassian sur site de l'entreprise vers le cloud, consolidant ainsi la position de Lucid en tant que leader SaaS, tout en améliorant le gain de temps, l'innovation et la satisfaction des employés. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur leur parcours et les principales leçons qu'ils en ont tirées.
En tant que professionnels modernes, nous entendons sans cesse que le client est roi et que les entreprises doivent s'efforcer d'améliorer leur existence. Bien que l'équipe à l'origine de Lucid Software, le principal fournisseur de logiciels de collaboration visuelle, soit entièrement d'accord avec ce mantra, son approche pour y parvenir est quelque peu originale : elle pense que la satisfaction des clients repose sur le bonheur des employés. L'entreprise investit donc massivement dans des améliorations internes et externes. La migration de Lucid vers Atlassian Cloud a été une victoire sur les deux fronts.
L’équipe utilisait les déploiements sur site de Jira et de Confluence dans son travail quotidien depuis des années, et évaluait régulièrement si et quand elle devait migrer vers le cloud. En 2021, tous les indicateurs étaient au vert. Pour consolider sa position de leader SaaS, utiliser son produit dans le cloud (de la même manière que ses clients), et offrir l’expérience rapide et sécurisée souhaitée par les employés, Lucid a engagé le Solution Partner Oxalis afin de migrer en un temps record.
En 30 jours, Lucid et Oxalis ont effectué la migration qui aurait dû prendre trois à six mois. En étroite collaboration, les partenaires ont trouvé des compromis stratégiques pour agir rapidement, en transformant les produits Atlassian de l'entreprise en un système cloud évolutif et ultra performant qui a renforcé l'efficacité de Lucid. Aujourd'hui, les employés gagnent du temps et sont moins inquiets, ce qui favorise la satisfaction dans l'environnement de travail et, ainsi, celle des clients.
En cours de route, Lucid a remporté de grandes victoires et a tiré d'importantes leçons. Découvrez comment l'entreprise a géré sa transition vers Atlassian Cloud, ainsi que ses meilleurs conseils pour les petites et moyennes entreprises qui entreprennent leur propre parcours de migration.
Visualiser et construire l'avenir de ses clients et de l'entreprise
La suite de collaboration visuelle Lucid (qui inclut les produits Lucidchart, Lucidspark et Lucidscale) propose des méthodes modernes de travail et de collaboration. Au lieu de s'appuyer sur un flux de texte interminable pour faire passer un message, les collègues peuvent travailler sur une toile partagée depuis n'importe où dans le monde pour visualiser à peu près n'importe quoi. Par exemple, des dirigeants peuvent se réunir sur un tableau blanc virtuel pour réfléchir à un nouveau plan stratégique, ou une équipe DevOps peut collaborer sur la conception visuelle d'une nouvelle architecture cloud.
À la fondation de Lucid, en 2010, la technologie cloud n'en était qu'à ses balbutiements. La petite équipe s'appuyait alors sur Google Docs pour le partage de connaissances et sur Mantis pour la gestion des tickets. Cependant, à mesure que l'entreprise se développait, David Torgerson, VP of Infrastructure and IT, affirme que ces outils ont « rapidement montré leurs limites ». « Il était impossible de trouver quoi que ce soit », se souvient-il. « Une fois que notre équipe a dépassé la poignée de personnes, nous avons eu besoin d'un moyen plus cohérent de stocker les informations. C'est là que Jira et Confluence sont entrés en jeu. »
L’équipe de David Torgerson a implémenté des déploiements sur site de Jira et de Confluence, la méthode de déploiement la plus populaire d’Atlassian à l’époque, et l’ensemble de l’entreprise lui a rapidement emboîté le pas. Jira s’est imposé comme un outil incontournable pour définir les priorités, et mener à bien les epics, les stories et les tâches de développement. En parallèle, l’entreprise se tournait vers Confluence pour obtenir de la documentation et des feuilles de route, des runbooks, des journaux d’appels, des rapports, et bien plus encore.
Alors que de nombreuses entreprises « définissent, puis oublient » les nouvelles solutions technologiques qu'elles implémentent, la mission de Lucid est d'aider ses clients à visualiser et à construire l'avenir, et l'entreprise adopte la même approche en interne. L'utilisation d'Atlassian sur site répondait à ses besoins à l'époque, mais Lucid était toujours tournée vers l'avenir et cherchait des moyens d'optimiser son environnement.
Notre entreprise apporte une valeur ajoutée en créant des fonctionnalités, en rendant ses produits plus stables et en innovant. Le temps perdu à gérer des outils internes est une perte de coût d'opportunité. »
David Torgerson
VP of Infrastructure and IT
Un « concours de circonstances parfait » précipite une migration rapide vers le cloud
Au fil du temps, la technologie cloud s'est renforcée au point de s'imposer comme la norme dans le secteur, tandis que les outils basés sur serveur sont devenus plus chers et difficiles à maintenir. Les plug-ins étaient compliqués à gérer, les mises à jour continues devaient être implémentées manuellement, et la capacité s'amenuisait au fur et à mesure que Lucid évoluait.
En 2019, l'entreprise a migré vers Atlassian Data Center pour s'épargner le casse-tête opérationnel que représente la maintenance des outils sur site et pour profiter d'une expérience plus moderne. Elle savait déjà que la migration vers le cloud était son objectif final. Ce n'était qu'une question de temps.
« Nous voulions nous positionner en tant que leader du secteur, et il est impensable que les leaders du secteur SaaS utilisent des solutions sur site », explique David. « Notre entreprise apporte une valeur ajoutée en créant des fonctionnalités, en rendant ses produits plus stables et en innovant. Le temps perdu à gérer des outils internes est une perte de coût d'opportunité. »
En plus de suivre les bonnes pratiques du secteur et d'externaliser la maintenance, Lucid souhaitait également migrer afin de pouvoir utiliser ses propres produits basés dans le cloud et ses apps Atlassian Cloud exclusives de la même manière que ses clients (une étape inestimable pour favoriser l'empathie et l'innovation), tout en améliorant la sécurité et en fournissant un accès à distance à ses employés.
Alors que Lucid évaluait chaque année les coûts et les avantages de la migration vers le cloud, la balance penchait en faveur d'une transition en 2020. La décision a été facile grâce à toutes les analyses réalisées au fil des ans. Selon David, c'était « enfin un concours de circonstances parfait » où les bonnes raisons et les bonnes personnes étaient alignées au bon moment.
L'entreprise Lucid a sollicité l'aide du Solution Partner Oxalis parce qu'elle voulait mieux comprendre les nuances du cloud et s'appuyer sur une équipe expérimentée qui pourrait rapidement la guider dans l'organisation des données, la structuration des autorisations de sécurité et la résolution des problèmes complexes.
L'équipe de David appréciait le fait qu'en dépit de sa grande expertise en matière de migration vers Atlassian Cloud, Osalis n'avait aucun problème à reconnaître qu'il avait parfois besoin de plus de recherches ou de réflexion. « Nous savions que nous avions des lacunes. Lorsque nous avons lancé ce processus de notre propre chef, nous ne savions pas si les défis auxquels nous faisions face étaient des problèmes connus, des changements attendus ou des lacunes dans notre propre compréhension. L'équipe d'Oxalis identifiait rapidement les problèmes comme courants ou totalement nouveaux », explique David. « Nous leur avons fait confiance en tant qu'experts. Nous avons donc pu nous réunir, filtrer les interférences et collaborer pour résoudre les problèmes vraiment complexes. »
L'équipe de direction de Lucid approuvait totalement la migration et, fidèle à son esprit d'innovation, a mis l'équipe d'ingénierie au défi de se dépasser encore plus. « Notre PDG a toujours créé un sentiment d'urgence ; ses attentes ne sont pas irréalistes, mais il pousse les gens a ne pas se reposer sur leurs lauriers et à se battent pour rester au top. Dans cette optique, il a posé la question suivante : « Que faudrait-il pour que cette migration soit effectuée en deux semaines ? ».
L'équipe d'Oxalis était prête à relever un défi, mais selon elle, une telle migration prendrait normalement environ six mois. Après discussion et compromis, les équipes de Lucid et d'Oxalis se sont mises d'accord sur un calendrier ambitieux, mais réalisable : 30 jours. L'objectif s'annonçait difficile, mais grâce à une étroite collaboration et à des compromis stratégiques, les deux équipes étaient confiantes dans leur capacité à l'atteindre.
Jake Sullivan, Managing Consultant chez Oxalis, explique que l'un des « superpouvoirs » de Lucid a été de s'aligner sur une vision commune et de renforcer la confiance pour parvenir à un consensus et accélérer le processus. David ajoute : « Diffuser notre vision en interne a contribué à susciter de l'enthousiasme en interne. Nous voulions que l'employé final comprenne le sens de cette migration, et pas simplement lui dire : "Maintenant, tu utilises le cloud" ».
Notre objectif était de simplifier autant que possible la vie des employés, en commençant par ce qui leur serait le plus utile et qu'ils attendaient impatiemment. En concrétisant cet objectif pour tous les employés et en communiquant la valeur qu'ils en retireraient, nous avons pu compenser la difficulté et susciter l'engouement interne. »
David Torgerson
VP of Infrastructure and IT
Concentration, validation, communication : les trois clés de Lucid pour migrer en un mois
Alignées sur une vision claire, celle de mettre en pratique ce qu'elles prêchent (travailler dans le cloud) et un calendrier serré pour y parvenir (30 jours), les équipes de Lucid et d'Oxalis ont commencé à préparer la migration en se concentrant sur le transfert des actifs les plus nécessaires et les plus précieux. « En tant qu'entreprise, nous avons décidé qu'il était plus important de migrer vers le cloud que de veiller à garder 100 % des fonctionnalités de notre environnement sur site. Cela a fait une grande différence », se souvient David. « Notre philosophie interne est la suivante : si nous ne tirons plus de valeur d'un outil, nous n'allons pas continuer à y investir des ressources et à le maintenir. »
Cette philosophie a influencé la gouvernance des plug-ins de Lucid au fil du temps. L'entreprise avait déjà identifié les plug-ins qui n'étaient plus très utilisés ou qui seraient trop difficiles à migrer, ce qui a aidé Oxalis et Lucid à planifier la migration vers le cloud. Plutôt que d'avoir à mapper en profondeur les anciennes fonctionnalités avec les nouvelles, l'équipe a identifié ce qu'elle voulait et ce dont elle avait besoin pour migrer, puis a retiré le reste.
L'outil Jira Cloud Migration Assistant mis à jour d'Atlassian s'est également révélé utile en rendant le mappage des utilisateurs plus intuitif, en fournissant une prise en charge plus avancée des types de champs personnalisés et en permettant la migration des tableaux entre projets. En gagnant du temps sur ces tâches, Lucid a pu se concentrer davantage sur les tests, ce qui était important non seulement pour éviter les problèmes, mais aussi pour obtenir l'adhésion et gérer les changements organisationnels. L'entreprise a fait appel à une vingtaine de testeurs de l'ensemble de l'organisation afin d'aider l'équipe d'ingénierie à voir comment fonctionnait l'environnement cloud pour différents cas d'usage.
« Oxalis a découvert qu'une cadence de tests de migration associée à des tests d'acceptation utilisateur (UAT) aidait les gens à comprendre les différences entre les déploiements sur site et dans le cloud d'Atlassian », explique Jake. « Nous avons pu exploiter les meilleures ressources de la documentation interne d'Atlassian et de Lucid pour communiquer clairement en avance aux employés ce à quoi ils pouvaient s'attendre, et en leur donnant l'assurance que nous avions un plan garantissant une expérience stable. »
Le recrutement de testeurs dans l'ensemble de l'organisation, qui incluait à la fois des partisans du cloud et des sceptiques, a aidé Lucid à identifier d'autres lacunes dans les outils, à les combler et à développer des champions et des agents de liaison au sein de ses différents services. David explique : « Il était vraiment essentiel d'impliquer tous les types d'utilisateurs dans nos tests. Par exemple, nous avons interagi avec nos utilisateurs quotidiens, qui sont des experts, ainsi qu'avec l'équipe SRE, composée d'utilisateurs moins fréquents et moins habitués à ces outils. Disposer d'un large éventail de testeurs a contribué à susciter l'enthousiasme, et les utilisateurs moins fréquents et les sceptiques nous ont bien aidés en signalant des problèmes techniques ».
Ces investissements intentionnels dans les tests et la communication ont porté leurs fruits, car Lucid a procédé à plusieurs essais, puis a sauté le pas vers le cloud quelques semaines plus tard. La migration a été effectuée en un week-end et s'est heureusement déroulée sans incident. « Grâce aux nombreux essais et tests d'acceptation utilisateur (UAT) réalisés sur plusieurs instances, nous n'avons rencontré qu'un seul problème le jour de la migration. Nous avons immédiatement pu le résoudre », explique David.
Le changement s'est opéré si facilement qu'il est pratiquement passé inaperçu auprès des employés. « Lorsque les gens sont revenus le lundi, ils n'ont généralement pas remarqué de changement, comme nous le souhaitions. Ils savaient simplement qu'ils pouvaient accéder au système à partir de leur téléphone », poursuit David. Les personnes qui s'étaient inquiétées de perdre des données ou de rencontrer des interruptions dans leur travail ont été agréablement surprises. Après des heures et des semaines, c'était comme s'ils avaient toujours travaillé sur Atlassian Cloud. « Lorsque j'ai appris que nous allions migrer vers Atlassian Cloud, je me suis inquiétée de l'impact que cela aurait sur mes données et mon workflow existants. Aujourd'hui, je ne me souviens même plus de l'époque où nous n'utilisions pas encore le cloud », explique Emma Reece, Senior Quality Assurance Specialist.
Les employés profitent également de l’expérience améliorée et des fonctionnalités utiles d’Atlassian Cloud. « L’interface de Jira est plus performante, et l’expérience est plus fluide », déclare Chance Ramey, Responsable produit. « Jira Planifications change également la donne. À mesure que les priorités changent, nous pouvons mettre à jour nos plans en un instant et mieux déterminer si nous sommes prêts pour les livraisons ou non. »
Les gens sont attachés à leurs habitudes, donc tout changement, grand ou petit, se heurte souvent à de la résistance. Pour gagner l'adhésion, surmonter les objections et susciter l'enthousiasme, Lucid a été honnête à propos des changements auxquels les employés pouvaient s'attendre après la migration et a fortement promu les avantages de cette transition. « Nous avons dû faire passer des messages difficiles. Notre objectif était de simplifier autant que possible la vie des employés, en commençant par ce qui leur serait le plus utile et qu'ils attendaient impatiemment », explique David. « En concrétisant cet objectif pour tous les employés et en communiquant la valeur qu'ils en retireraient, nous avons pu compenser la difficulté et susciter l'engouement interne. »
« Les SRE sont notre équipe la plus sollicitée. Désormais, ils peuvent réaliser des gains de temps de 25 % au cours d'une semaine X grâce à Atlassian Cloud. »
David Torgerson
VP of Infrastructure and IT
Des gains de temps importants et une satisfaction des employés inestimable
30 jours seulement après avoir pris la décision de migrer, Lucid travaillait en toute transparence sur Atlassian Cloud, et bénéficiait de la rapidité, de la sécurité et de l'expérience sans stress qu'elle attendait avec impatience depuis des années. « Nous n'avons plus à nous préoccuper de la maintenance des bases de données, de la maintenance et de la configuration des serveurs, de l'automatisation de la configuration de Data Center ni des différences d'environnement. Nous savons qu'Atlassian va corriger les vulnérabilités qui surviendront. L'équipe SRE a moins de choses à l'esprit et moins de préoccupations. Elle peut gérer notre environnement de production de manière cohérente, ce qui réduit son stress et le nombre de tests qu'elle doit effectuer, entre autres. », explique David.
Son équipe a également gagné beaucoup de temps sur les corrections, la mise à l'échelle et les interruptions, autant de tâches qui impliquaient des efforts, sans générer beaucoup de valeur ajoutée. « Les SRE sont notre équipe la plus sollicitée. Désormais, elle peut réaliser des gains de temps de 25 % au cours d'une semaine X grâce à Atlassian Cloud », explique-t-il. « Au moins deux fois par mois, l'un des dix membres de notre équipe devait s'interrompre dans son travail et passer de cinq minutes à quelques heures à résoudre un problème. Ensuite, il y avait les mises à jour et les révisions. Il était également difficile de s'adapter à la mise à l'échelle. Indépendamment, toutes ces tâches ne prenaient que quelques minutes, mais elles s'accumulaient, généraient peu de valeur, et nous interrompaient souvent pendant les réunions ou le week-end. Maintenant, elles appartiennent au passé », explique David.
Avec moins d'interruptions et de tâches fastidieuses, ainsi que des méthodes de travail et de collaboration plus simples, les employés de Lucid peuvent enfin profiter de la même expérience que leurs clients. Alors qu'elle continue d'avancer, l'équipe attend avec impatience d'avoir Atlassian Cloud à portée de main et Oxalis à ses côtés pour favoriser le bonheur de ses employés, améliorer leur productivité et aider ses clients à construire leur avenir.
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