Banque Nationale du Canada + Atlassian
Comment investir dans Data Center a abouti à une méthode de travail plus ouverte
Secteur
Site
Montréal, Québec, Canada
Taille de l'entreprise
Plus de 23 000 employés
Produits
Communauté Atlassian
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La Banque Nationale du Canada a entamé une transformation culturelle et digitale pour privilégier l'humain. La Banque a réalisé d'importants investissements dans ce domaine, et son engagement est clair : avoir un impact positif dans la vie des gens en tissant des relations à long terme avec ses clients, ses employés et les communautés.
Face aux besoins croissants de transparence et de collaboration au sein de l'entreprise, l'équipe chargée de la gestion des outils métier a réalisé que les produits Atlassian étaient conformes à l'ambition de la banque et a travaillé rapidement à la mise en place d'un plan d'évolution.
Face à un marché perturbé, la Banque Nationale a vu l'occasion de s'adapter
La Banque Nationale du Canada répond aux besoins financiers des particuliers, des entreprises, des clients institutionnels et des gouvernements dans tout le Canada. Fondée en 1859, elle est l'une des six banques les plus importantes du Canada.
La Banque Nationale innove en permanence pour s'adapter aux besoins et aux habitudes de consommation changeants de ses clients et au marché actuel de plus en plus concurrentiel. Dans un contexte de perpétuelle mutation, la banque axe sa transformation sur un pilier : son évolution vers une organisation agile, collaborative et adaptable.
« Lorsque j'ai rejoint la Banque Nationale, chaque équipe réfléchissait à la manière de s'adapter à notre virage culturel. En dépit de l'importance accordée à l'agilité, les informations restaient parfois cloisonnées. Nous avions besoin d'outils assurant plus de visibilité et de collaboration », explique Denis Boisvert, Atlassian Tools Product Owner, Banque Nationale du Canada.
Soutenir les nouveaux utilisateurs Atlassian pour favoriser l'adoption et gagner la confiance de l'équipe
L'équipe chargée de la gestion des outils Atlassian à la Banque Nationale, dirigée par Denis Boisvert, était responsable de consolider les outils afin de normaliser les opérations, d'accroître l'efficacité informatique et de soutenir la transformation culturelle qui s'esquisse. Elle a été chargée de gérer l'instance Jira de l'équipe des apps mobiles, qui avait choisi cet outil pour gérer ses projets. L'intégration transparente à Jira et d'autres avantages complémentaires ont conduit l'équipe des apps bancaires mobiles à déployer Bitbucket, Confluence et Jira Service Management. En raison de l'importance de cette équipe à la Banque, ces membres du personnel sont devenus des influenceurs visibles pour divers autres domaines de l'organisation. Très vite, les équipes de la Banque ont commencé à remplacer leurs workflows basés sur des feuilles de calcul par des workflows Jira.
Les outils Atlassian ont permis à nos employés de travailler avec plus d'agilité, ce qui nous aide à tisser des liens avec nos clients.
« Les outils Atlassian ont permis à nos employés de travailler avec plus d'agilité. Au lieu de gérer les projets en répartissant les tâches et les tickets par e-mail et sur des feuilles de calcul, ils pouvaient gérer les projets plus efficacement en utilisant les tableaux Scrum dans Jira », explique Denis Boisvert.
Après avoir reçu de nombreuses demandes de formation ad hoc, l'équipe de Denis Boisvert a commencé à organiser des sessions de formation le vendredi pour s'assurer que les équipes utilisaient la suite Atlassian à son plein potentiel. Les membres de l'équipe informatique venaient souvent assister aux sessions de formation en se demandant comment ils pourraient tirer parti des outils Atlassian : les Scrum Masters et les membres des projets venaient apprendre à configurer des tableaux. Très vite, les utilisateurs Atlassian de divers services (formation, finances, marketing, juridique, RH, support et feedbacks mobiles) se sont interrogés sur la manière dont ils pouvaient utiliser les produits Atlassian dans leurs services respectifs.
Le nombre d'utilisateurs Atlassian a augmenté de manière significative au sein de l'entreprise, passant de 500 à 5 000 en quelques mois seulement. Les outils Atlassian ont joué un rôle plus important dans l'ensemble de l'organisation, ce qui a engendré de nouveaux défis pour Denis Boisvert et son équipe.
Anticiper les demandes de l'équipe en planifiant à l'avance
Cette évolution rapide a également entraîné une série de défis en termes de capacités et de performances. L'équipe savait que continuer à évoluer au rythme actuel entraînerait inévitablement des problèmes de performances si elle restait sur ses produits Server existants, et Denis Boisvert a donc commencé à envisager une migration vers Data Center. Il savait que disposer de suffisamment de temps pour planifier une migration serait la clé de sa réussite ; en même temps, il réfléchissait à la manière dont son équipe pourrait maintenir des niveaux de performance élevés lorsque le nombre total d'utilisateurs de la Banque atteindrait un point de bascule à 2 000 utilisateurs.
« Je savais que j'aurais besoin de temps pour planifier une migration réussie, et je savais que le moment était venu de commencer à planifier quand l'un de nos intervenants internes m'a expliqué que Jira et Confluence n'étaient plus des outils de Shadow IT. Ces outils étaient devenus importants pour ses opérations quotidiennes, et son équipe devait s'assurer que ses outils seraient disponibles 24 heures sur 24. Certains de mes collègues avaient également exprimé des inquiétudes quant aux problèmes de performance, et lorsque j'ai recommandé de migrer vers Data Center pour éliminer ces problèmes, il n'a pas été difficile de les convaincre », explique Denis Boisvert.
C'est alors qu'a été prise la décision de déployer Jira, Jira Service Management, Confluence et Bitbucket à grande échelle. Avec le soutien de son organisation et face à la nécessité croissante d'une haute disponibilité, Denis Boisvert a commencé à planifier la migration vers Data Center.
Travailler avec les experts des services de conseil d'Atlassian a permis à notre petite équipe d'élaborer et d'exécuter une stratégie de migration sans compromettre le service exceptionnel que nos clients attendent au quotidien.
L'orientation stratégique qui a permis de réaliser une migration complexe
La migration des applications Atlassian est toujours un processus complexe qui nécessite une planification minutieuse et une prise de décision stratégique, et Denis et son équipe ont planifié de multiples transitions à la Banque. Pour cette raison, la Banque a décidé d'investir dans les services de conseil d'Atlassian afin d'améliorer les chances de réussite de sa migration. Outre s'assurer qu'aucun élément n'avait été négligé pendant le processus de planification, Denis savait qu'il devait continuer à donner à son équipe les moyens d'utiliser les outils Atlassian sans interruption.
« L'aide apportée par les services de conseil d'Atlassian dans le cadre de notre processus de planification afin d'améliorer les performances de notre portfolio Atlassian s'est avérée inestimable. Ils ont posé des questions que nous n'aurions pas su nous poser. En fin de compte, travailler avec les services de conseil d'Atlassian a permis à notre petite équipe d'élaborer et d'exécuter une stratégie de migration sans compromettre le service exceptionnel que nos clients attendent au quotidien avant, pendant et après la migration », déclare Denis.
Au fil du temps, le rôle du conseiller tenait moins d'un engagement direct dans la migration que d'un partenariat stratégique. L'une des plus grandes valeurs ajoutées des services de conseil d'Atlassian est leur capacité à comprendre l'organisation de l'intérieur et de l'extérieur, ce qui les aide à identifier les domaines d'amélioration.
Denis et l'équipe se sont vite rendu compte que le rôle de notre équipe des services de conseil consistait davantage à poser des questions qu'à y répondre. Par exemple, l'équipe des services de conseil a remarqué que l'entreprise travaillait avec Jenkins sur l'intégration continue et a posé des questions comme « Pourquoi avez-vous décidé de faire ceci ? » et « Y a-t-il des moyens plus efficaces pour Jenkins de fonctionner avec Jira ? ». Grâce aux services de conseil d'Atlassian, la Banque avait l'assurance que la migration se déroulait sans heurts et bénéficiait du point de vue d'un consultant pour l'aider à combler ses lacunes.
Avec l'aide des services de conseil d'Atlassian, l'équipe a décidé de suspendre toutes les autres tâches et interruptions afin de pouvoir se concentrer exclusivement sur la migration, ce qui lui a permis de gagner des mois de planification. Grâce à une prise de décision résolue et au soutien total de la direction, l'équipe est parvenue à mener à bien la migration en un sprint impressionnant de deux jours.
Des performances améliorées pour 6 000 utilisateurs (et ce n'est qu'un début)
Atlassian continue de gagner en popularité auprès des employés de la Banque Nationale. Denis Boisvert et son équipe prennent en charge près de 6 000 utilisateurs, et travailler sur Data Center permet à l'ensemble de l'équipe d'accéder à tous les outils essentiels à chaque fois qu'elle en a besoin.
La migration vers Data Center a notamment amélioré l'agilité de la Banque, car les utilisateurs ont désormais la possibilité d'évoluer horizontalement. Par exemple, les apps et les serveurs peuvent être déployés plus efficacement en utilisant les modèles de déploiement AWS Quick Start. « Lors de la montée de version de Jira 7.4 vers Jira 7.10, nous avons utilisé Quick Start pour créer une instance Jira à partir de zéro et tout configurer automatiquement, de la base de données au système de fichiers, en quelques minutes, alors qu'il nous aurait fallu des heures, voire des jours, si nous avions dû créer une stack manuellement. Nos collègues ont ainsi bénéficié d'une plus grande agilité pendant leur journée de travail », explique Nicolas Cordier, Atlassian Administrator.
La Banque a également vu ses performances s'améliorer. Elle a procédé à des tests « avant et après » sur les temps de réponse des actions clés. Après la migration vers Data Center, elle a constaté une amélioration significative du temps de réponse pour ses opérations, notamment les requêtes JQL et l'ajout de commentaires. Avant l'implémentation de Data Center, les collègues de Denis Boisvert le contactaient régulièrement pour lui faire part de leurs préoccupations concernant les performances. Aujourd'hui, ils viennent le voir pour lui demander des conseils sur la manière de mieux utiliser la plateforme, et l'équipe est en mesure de fournir un niveau de service encore plus élevé.
« Après l'intégration des équipes dans Jira, elles ont commencé à voir l'avantage de donner plus de visibilité à leurs collègues, surtout en matière de backlogs. Nous avons ainsi pu décloisonner les équipes et les projets, ce qui nous a permis d'adopter une méthode de travail plus ouverte », explique Denis Boisvert.
Afin de favoriser un virage culturel, Denis Boisvert et son équipe ont utilisé le Playbook de l'équipe Atlassian, organisant des ateliers de contrôle de santé afin de déterminer les caractéristiques que les équipes devaient renforcer et faisant appel à des scénarios pour améliorer la santé générale des équipes. De tels efforts de réflexion prospective encouragent les équipes à travailler de façon plus ouverte.
« Travailler avec une plus grande agilité nous aide à tisser un lien avec nos clients, ce qui nous donne un avantage sur la concurrence. En fin de compte, nous essayons de nous concentrer davantage sur les personnes plutôt que sur les processus. Atlassian nous y aide », explique Denis Boisvert.
Préparation d'un plan d'évolution
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