Atlassian + Rivian
Nous avons découvert que nous pouvions économiser 2,5 millions de dollars par an sur les outils en centralisant sur Atlassian Cloud et en ajoutant de la gouvernance. Cela représente une économie annuelle de 36 %.
Emily Novak
Responsable produit, Espace de travail numérique & Solutions
36 %
Économies annuelles sur le coût des outils grâce à la centralisation sur Atlassian Cloud
+ de 750
Heures gagnées par personne et par an grâce à une seule solution d'automatisation
2 200
Demandes d'achat internes mensuelles gérées par Atlassian
À propos de Rivian :
Rivian (NASDAQ : RIVN) est un constructeur automobile américain qui développe et construit des véhicules électriques et des accessoires révolutionnaires. L'entreprise crée des produits innovants et technologiquement avancés, conçus pour exceller au travail et dans le but d'accélérer la transition mondiale vers des transports et une énergie sans émissions.
Secteur
Automobile
Site
Amériques
Nombre d'employés
Grande entreprise
Nombre d'utilisateurs
10 000
Apps du Marketplace
Comment Rivian a économisé 2,5 millions de dollars par an, a amélioré la satisfaction et a évolué grâce à la centralisation sur Atlassian Cloud
Défi : au fur et à mesure que Rivian est passée d'une ambitieuse start-up spécialisée dans les véhicules électriques à une société cotée en bourse, sa gamme d'outils s'est également développée, ce qui a nui à l'efficience, à l'efficacité et à l'expérience utilisateur.
Solution : Rivian s'est centralisée sur Atlassian Cloud Enterprise et a amélioré ses méthodes de travail à l'aide de Jira, Jira Service Management et d'autres outils intégrés.
Impact : le pionnier des véhicules électriques économise 36 % sur les coûts annuels des outils, soit plus de 750 heures par personne par an grâce à l'automatisation, et améliore l'expérience utilisateur en équilibrant autonomie et gouvernance.
Réduire les émissions de carbone grâce à la collaboration
Certains SUV et camions circulent sur les sentiers. Rivian cherche à les exposer. En tant que premier constructeur automobile à proposer un pick-up entièrement électrique au marché grand public, Rivian a une mission bien plus importante : arrêter la carbonisation de notre atmosphère.
Rivian a signé le Climate Pledge visant à atteindre zéro émission nette de carbone d'ici 2040, soit 10 ans avant l'Accord de Paris. Pour atteindre cet objectif et contribuer à la transition mondiale vers une énergie durable, il faut réunir des individus et des industries entières afin de tout repenser, qu'il s'agisse de technologies et de processus spécifiques ou de la culture et des systèmes au sein desquels ils existent au sens large.
« Il est essentiel de créer une culture collaborative pour mener à bien notre mission », explique Rivian. Les équipes qui relèvent cet énorme défi alimentent leur travail avec la plateforme Atlassian Cloud.
Rivian est passée rapidement d'une start-up ambitieuse à une société cotée en bourse de renommée mondiale, sa gamme d'outils s'est également développée, ce qui a nui à l'efficience, à l'efficacité et à l'expérience utilisateur. Pour atteindre leurs objectifs, ils ont dû améliorer leurs outils et leurs méthodes de travail.
En se centralisant sur Atlassian Cloud Enterprise et en améliorant ses méthodes de travail, le pionnier des véhicules électriques économise plus de 2,5 millions de dollars par an, prend des décisions plus éclairées et améliore l'expérience utilisateur en équilibrant autonomie et gouvernance.
Avec l'automatisation d'Atlassian, chaque partie prenante de ce processus gagne jusqu'à 60 heures par mois sur les tâches administratives. Utiliser l'automatisation ne permet pas seulement de gagner du temps, c'est aussi une question de liberté. Nous pouvons utiliser notre temps de manière plus judicieuse.
Mike Hayes
Architecte senior, Espace de travail numérique & Solutions
Élaborer un business case en faveur de la consolidation et de la migration après une croissance massive
En quatre ans, les effectifs de Rivian ont augmenté de façon exponentielle. L'entreprise souhaitait conserver la liberté à laquelle ses plus de 90 équipes s'attendaient et sur laquelle elles comptaient pour innover. Mais comme toute entreprise en pleine croissance qui a de grandes ambitions, elle devait également normaliser ses méthodes de travail dans un souci d'efficacité et d'économies.
Pour commencer à relever ces défis, Rivian a créé un comité dont l'objectif est clair : améliorer la sélection des systèmes et des outils mis à la disposition des employés, tout en orientant les équipes vers les plateformes nécessaires pour faire de leur mieux.
À l'époque, l'entreprise possédait plusieurs suites logicielles. La responsable produit Emily Novak et son équipe d'Espace de travail numérique & Solutions ont analysé chaque ensemble d'outils afin de mieux comprendre l'utilisation dans les différents services.
Grâce à son analyse, l'équipe a découvert que Jira était non seulement le plus utilisé, mais que ses fonctionnalités se recoupaient également avec les autres outils. « Il était plus logique de centraliser sur Atlassian », explique Emily Novak. « Les outils ont répondu aux besoins des utilisateurs, et de nombreuses personnes utilisaient déjà Jira. Nous avions juste besoin de rationaliser les divers besoins en matière de gestion de projets sur cette plateforme. »
Les parties prenantes ne savaient pas ce qu'elles manquaient jusqu'à ce que nous les intégrions à Jira, que nous les mettions en relation avec d'autres parties prenantes et que nous leur montrions des moyens d'optimiser leurs processus de revue.
Emily Novak
Responsable produit, Espace de travail numérique & Solutions
Une solution pour économiser des millions et satisfaire les utilisateurs
À partir de ces données, l'équipe d'Espace de travail numérique & Solutions a élaboré un business case pour montrer comment Rivian pourrait consolider ses outils et aider les employés à mieux se connecter, communiquer et collaborer. Ils se sont associés à Ben Center, responsable de l'équipe Business Value Advisory d'Atlassian, pour réaliser une série de projections d'économies.
« Nous avons découvert que nous pouvions économiser 2,5 millions de dollars par an en centralisant sur Atlassian Cloud et en ajoutant de la gouvernance. Cela représente une économie annuelle de 36 % », explique Emily Novak. « Le processus impliquerait de réduire les doublons de licence entre les outils, de mettre en place une meilleure gouvernance et de limiter les extensions à d'autres applications redondantes par rapport aux applications d'Atlassian Marketplace. »
Bien que les économies potentielles aient convaincu l'équipe financière de Rivian qu'Atlassian était la meilleure solution, certains utilisateurs qui étaient à l'aise avec d'autres outils étaient naturellement hésitants. Pour surmonter leurs inquiétudes et obtenir leur adhésion, l'équipe d'Espace de travail numérique & Solutions a adopté une approche « montrer sans rien dire », en montrant aux parties prenantes comment elles pouvaient utiliser Jira et Jira Service Management pour collaborer entre elles et avec des fournisseurs externes sans dépendre des e-mails. « Une fois que nous avons montré aux gens comment fonctionnait Jira, tout le monde a dit qu'il voulait l'utiliser », explique l'architecte senior Mike Hayes.
Emily Novak ajoute : « Nous avons également rassuré les gens en leur disant que nous ne supprimerions pas leur méthode de travail actuelle tant qu'ils ne seraient pas à l'aise avec Atlassian. Nous leur avons montré comment nous prévoyions d'améliorer et de moderniser les processus en cours de route. » Rivian espérait que le fait de permettre aux équipes de conserver leurs anciens outils tout en se familiarisant avec Atlassian faciliterait la transition.
Avec l'approbation et l'adhésion totales de la plupart des utilisateurs, l'équipe d'Espace de travail numérique & Solutions a commencé à développer un plan de migration et de communication Agile. À l'aide des outils d'assistance à la migration d'Atlassian, Rivian a passé les huit mois suivants à aider environ 10 000 utilisateurs à transférer la majeure partie de leur travail vers Atlassian Cloud Enterprise.
Gustavo Moura, responsable de l'ingénierie des solutions, explique que la collaboration de Rivian avec Atlassian a joué un rôle crucial dans le succès de cette initiative. « Notre partenariat avec Atlassian a été l'une des raisons pour lesquelles cette migration a été possible », explique-t-il. « Au cours de la phase de découverte, Atlassian a fourni des recommandations. Au cours des migrations, nous avons découvert des outils conçus par Atlassian pour faciliter la transition. Et depuis ces migrations, ils se sont toujours montrés ouverts et désireux d'améliorer leurs produits de gestion du travail. »
Une stratégie de gestion des changements surprenante renforce la confiance et favorise une adoption à long terme
Tout au long du processus de migration et de centralisation, Rivian a géré le changement en communiquant clairement et souvent, en organisant les heures de bureau pour les personnes qui avaient des questions ou avaient besoin d'une formation, en ouvrant des canaux Slack pour une assistance rapide et en acceptant ce que Mike Hayes appelle des « inefficacités intentionnelles à court terme ».
Par exemple, dans certains flux de travail, Rivian a temporairement conservé deux champs dupliqués dans le même flux de travail. « Il s'agit du même champ avec les mêmes données, mais nous avons conservé les deux pour montrer à quoi les gens étaient habitués au début », explique Mike Hayes. « Nous avons utilisé l'automatisation d'Atlassian en arrière-plan pour que les champs restent identiques, puis nous avons réduit les doublons au fil du temps. Nous ne les avons pas forcés à le faire et nous n'avons pas rencontré de résistance. »
Ces inefficacités à court terme ont porté leurs fruits en renforçant la confiance des utilisateurs et en jetant les bases d'une adoption à long terme.
Transformer le processus de demande d'achat pour gagner du temps et de l'argent
Grâce à Atlassian Cloud, Rivian a transformé plusieurs processus et créé de nouvelles solutions de travail d'équipe afin d'améliorer l'efficience, l'efficacité et l'expérience utilisateur. L'une de ces solutions est leur système d'examen interne des achats (IPR) qui permet de passer en revue les achats de tous types et de toutes tailles.
Auparavant, plus de 300 parties prenantes utilisaient divers outils pour soumettre, réviser et approuver quelque 2 200 achats par mois, et ce chiffre ne cesse de croître. Le processus a fonctionné, mais le cloisonnement des services, les workflows répétitifs et la gamme d'outils sans aucune source fiable ont nui à l'efficacité et à l'évolutivité.
« Coupa s'occupe des paiements, mais vous avez besoin de contexte. Il est difficile de faire preuve de discipline en matière de dépenses si vous manquez de contexte », explique Mike. « À présent, nous utilisons Coupa pour effectuer des paiements, mais Atlassian tient compte du contexte et des responsabilités. »
Accroître la vitesse et la standardisation grâce à une nouvelle solution
Pour relever ces défis, Digital Workspace & Solutions s'est appuyé sur Jira Service Management, Actifs, Jira et d'autres outils intégrés pour créer une nouvelle solution d'examen interne des achats (IPR) qui concilie liberté et efficacité pour les utilisateurs, tout en assurant standardisation et contrôle pour l'entreprise.
Emily Novak déclare : « L'intégration de Coupa à Jira Service Management nous permet d'extraire les données Coupa dans JSM à des fins de référence historique et pour obtenir plus de contexte pour chaque élément. Les parties prenantes ne savaient pas ce qu'elles manquaient jusqu'à ce que nous les intégrions à Jira, que nous les mettions en relation avec d'autres parties prenantes et que nous leur montrions des moyens d'optimiser leurs processus d'examen. »
Désormais, les utilisateurs peuvent soumettre des demandes d'achat via Coupa (même si Jira Service Management peut également gérer les demandes).
Ensuite, les données soumises sont automatiquement intégrées dans un ticket Jira Service Management.
Ce ticket est assigné à l'équipe financière pour entamer les quatre étapes d'examen :
- Tout d'abord, l'équipe financière détermine si le budget est disponible.
- Une fois que l'équipe financière donne son approbation, la demande est envoyée à la Spend Control Tower, une sous-division de l'équipe financière qui détermine si l'achat correspond aux priorités et aux règles de l'entreprise.
- Pour les achats technologiques, la demande est automatiquement transmise au Tech Council (qui fait partie de l'organisation informatique) pour évaluer la solution proposée d'un point de vue technologique.
- Enfin, si l'achat dépasse 200 000 dollars, le Sourcing Council (qui fait partie de l'équipe d'approvisionnement) détermine si l'achat doit être effectué maintenant ou plus tard.
À chacune de ces étapes ou « portes » d'examen, les parties prenantes accomplissent plusieurs tâches dans Jira.
Par exemple, la Spend Control Tower organise cinq réunions par semaine pour examiner les demandes. Les règles d'automatisation Atlassian déclenchent l'envoi d'une série d'e-mails détaillés au conseil et aux parties prenantes contenant des informations sur le calendrier et l'ordre du jour des réunions, des rappels concernant les réunions à venir et un résumé de fin de semaine de toutes les activités de réunion.
« Avec l'automatisation d'Atlassian, chaque partie prenante de ce processus gagne jusqu'à 60 heures par mois sur les tâches administratives », explique Mike. « Utiliser l'automatisation ne permet pas seulement de gagner du temps, c'est aussi une question de liberté. Nous pouvons utiliser notre temps de manière plus judicieuse. »
La création d'une solution qui gère ces « portails » d'examen aurait eu un impact en soi. Mais l'équipe d'Emily et de Mike avait d'autres idées en tête.
L'automatisation rencontre la personnalisation pour une meilleure expérience utilisateur
En plus de simplifier son processus d'examen des achats, Digital Workspace & Solutions a accordé une attention particulière à chaque champ et à chaque e-mail afin de créer la meilleure expérience possible pour toutes les parties prenantes. Par exemple, les estimations de coûts sont affichées avec des symboles de dollar et des virgules pour qu'elles soient faciles à lire pour les approbateurs, tandis que des règles d'automatisation Atlassian suppriment en coulisse toute mise en forme des calculs et des rapports.
Chaque e-mail a également été conçu en pensant aux utilisateurs. Avant, la création et l'envoi de ces e-mails étaient un processus manuel qui prenait des heures et entraînait fréquemment des erreurs. Les utilisateurs disposent désormais de modèles bien pensés qu'ils peuvent soit approuver rapidement et mettre en file d'attente pour l'envoi automatique, soit apporter des changements et les prévisualiser avant un envoi manuel.
Aucun détail n'a été négligé, y compris le formatage des noms des participants à la réunion de manière à ce qu'ils soient correctement renseignés dans Outlook et Slack. Par exemple, les parties prenantes reçoivent des notifications Slack automatiques en cas d'erreur bloquant le processus d'examen interne des achats. Le message informe non seulement les bonnes personnes de l'erreur, mais fournit également des instructions claires sur la manière de la résoudre et les personnes à contacter en cas de questions.
De plus, lorsque les réviseurs souhaitent modifier ou ajouter des champs au workflow des droits de propriété intellectuelle, ils peuvent le faire en libre-service au lieu de demander l'aide d'un développeur. Bien que cela donne de l'autonomie aux utilisateurs, Rivian a également ajouté une couche de standardisation en demandant aux utilisateurs de sélectionner parmi un certain nombre de champs prédéfinis en utilisant Actifs comme base de données de gestion des configurations.
Une fois les demandes prêtes à être examinées, les parties prenantes organisent des réunions d'examen interne des achats directement dans Jira Service Management, en utilisant la solution pour consulter, approuver, reporter ou refuser rapidement chaque demande d'achat.
Alors que les parties prenantes examinent et gèrent les demandes, l'app JXL for Jira Marketplace leur permet de modifier et d'organiser chaque élément comme ils le feraient dans Excel, une fonctionnalité clé que les utilisateurs adorent pour l'examen interne des achats et les autres workflows. « Sans exagérer, les feuilles JXL changent la vie », explique Mike. « Nous comptons un large éventail d'utilisateurs qui ont des projets tout aussi variés, et tous trouvent que JXL est incroyablement utile. »
L'intégration étroite entre tous les outils Atlassian et non Atlassian de Rivian impliqués dans le processus d'examen interne des achats garantit que les données les plus récentes sont toujours reflétées dans chaque outil, peu importe où elles ont été saisies. Par exemple, lorsqu'une partie prenante modifie l'état ou la description d'une demande dans Coupa, ces informations sont également automatiquement modifiées dans Jira Service Management. Les règles d'automatisation assignent également chaque ticket au bon groupe ou à la bonne personne. Ainsi, en cas de questions, les parties prenantes savent qui contacter.
Une nouvelle solution entraîne une transformation à l'échelle de l'entreprise
Comme lors de son parcours pour réduire son empreinte carbone, Rivian constate déjà à quel point de petites améliorations technologiques et des processus peuvent avoir un impact important. La centralisation sur Atlassian Cloud Enterprise et la création de nouvelles solutions, comme le flux d'examen interne des achats, ont déjà permis à l'entreprise d'économiser des millions, d'améliorer l'expérience utilisateur et de jeter les bases d'une mise à l'échelle sans perdre la liberté requise pour innover. De plus, grâce à Atlassian Analytics, Rivian peut exploiter toutes les données de ses produits Atlassian pour créer des rapports et des tableaux de bord, ce qui lui permet de prendre des décisions plus éclairées tout en réalisant des économies sur les apps tierces.
Aujourd'hui, les collaborateurs passent de plus en plus de temps sur des tâches qui nécessitent de résoudre des problèmes et de discuter (comme des réunions pour déterminer si un achat doit être approuvé), au lieu de se consacrer à des tâches basiques comme le changement d'apps, la mise à jour de tickets, la compilation d'ordres du jour et l'envoi de résumés des réunions par e-mail. De plus, les utilisateurs disposent de plus de références contextuelles et historiques pour prendre de meilleures décisions.
Digital Workplace & Solutions est tourné vers de nouveaux cas d'usage et des idées d'amélioration, notamment la centralisation des processus d'organisation des services, des installations et des processus de gestion des fournisseurs de Rivian. « La solution d'examen interne des achats peut être appliquée à d'autres processus, car il existe désormais un lien entre toutes nos données et tous nos outils », explique Mike.
Qu'il s'agisse d'outils pour les collaborateurs ou de voitures pour les clients, Rivian aborde chaque défi dans un esprit de collaboration afin d'atteindre ensemble des objectifs qui seraient impossibles à atteindre seul. Rivian explique : « Notre histoire est celle de personnes qui se réunissent avec une mission en tête : protéger notre planète et les cultures qui y existent pour les générations à venir. »
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