Royal Caribbean gagne 840 heures par mois et économise 550 000 $ par an en déployant la livraison Agile à grande échelle avec Atlassian Cloud

Vers le déploiement Agile à grande échelle

Puisque plus de 5 millions de passagers montent à bord des plus de 65 navires de Royal Caribbean pour faire des croisières à travers le monde chaque année, ils vont forcément découvrir des langues et des modes de vie différents. Ils doivent donc trouver des moyens de communiquer entre eux pour répondre à leurs besoins et réaliser leurs objectifs de vacances.

Lorsque Wais Mojaddidi a rejoint Royal Caribbean à l'automne 2022 en tant que directeur de la livraison Agile pour l'e-commerce mondial, il a remarqué que les équipes de l'entreprise avaient des parcours similaires. Le service d'e-commerce mondial de l'entreprise s'est développé rapidement après la pandémie. Pour répondre à la demande, ils ont dû créer rapidement de nouvelles équipes pour soutenir le développement des capacités.

À cette époque, certaines équipes avaient personnalisé leurs flux de travail Jira et leurs configurations, ce qui a rendu difficile la comparaison du travail entre les équipes. « C'était comme utiliser différentes langues pour communiquer. Il y avait différentes définitions de ce qui est terminé, des epics créées et connectées de différentes manières, et plus encore », explique Wais. « Les équipes ont tout de même pu travailler à un niveau élevé pour répondre à la demande. Mais sans source de référence dans Atlassian, nous avions besoin de présentations PowerPoint manuelles et de longues conversations pour communiquer. Et dans PowerPoint, vous pouvez raconter une story, mais elle n'est pas liée aux données. »

Chargé de relever ces défis et de déployer la livraison Agile à grande échelle de Royal Caribbean, Wais a lancé une initiative visant à optimiser la plateforme Atlassian Cloud de l'entreprise et à créer un dépôt centralisé. En collaboration avec son Solution Partner, Globant, le service d'e-commerce mondial a aligné les méthodes de travail des équipes, aidé chacun à se concentrer sur le travail, gagné du temps lors de la création manuelle de rapports et acquis une nouvelle transparence sur les données en temps réel afin de prendre de meilleures décisions.

Une nouvelle solution pour une gestion de portefeuille efficace

Passer rapidement de quelques équipes Scrum à plus d'une douzaine a nécessité d'exploiter les meilleures pratiques Agile à grande échelle. Heureusement, Wais et l'équipe de direction du service d'e-commerce mondial avaient un plan : introduire un framework de Lean Portfolio Management (LPM) sur mesure afin de donner la priorité aux tâches importantes et d'obtenir les bons résultats, à grande échelle.

« Pour activer le LPM et le rendre opérationnel, nous devions assurer la cohérence de nos méthodes de travail et de notre langage au sein de toutes les équipes. La standardisation du langage nous a permis de relier les epics, les fonctionnalités et les stories de notre portefeuille de manière significative. De plus, nous avons pu utiliser le LPM pour donner la priorité au développement des capacités à valeur ajoutée associées aux OKR. Grâce à ce framework, tout le monde, de l'équipe au vice-président, a compris comment nous donnons la priorité à la valeur ajoutée lorsque nous décidons de nos priorités », explique-t-il.

L'équipe de direction du service d'e-commerce mondial a déterminé que l'ensemble d'outils Atlassian utilisé par Royal Caribbean jouerait un rôle clé dans la concrétisation de cette vision, bien que des changements soient nécessaires. Wais possède plus de dix ans d'expérience dans l'utilisation de ces outils, mais il avait besoin de ressources et d'expertise supplémentaires pour soutenir cette initiative. Après avoir contacté Globant et constaté les résultats positifs obtenus par l'entreprise dans des initiatives similaires, Royal Caribbean a demandé à l'équipe de l'aider à évaluer sa configuration actuelle d'Atlassian, à concevoir une nouvelle solution et à l'implémenter.

Une approche Agile permet de progresser et de créer des partenariats

Conformément à son processus Agile standard, l'équipe Atlassian au sein du service d'e-commerce mondial s'est associée aux parties prenantes pour recueillir les informations et les exigences, piloter de manière itérative des solutions standardisées, optimiser en fonction du feedback, et enfin effectuer le déploiement.

Puisque Royal Caribbean a déjà travaillé avec Globant sur le développement de pilotes, la sandbox de Jira Cloud Premium a facilité la création de multiples preuves de concept. Ensuite, Wais et son équipe ont présenté les solutions à des parties prenantes issues de différents secteurs, ont discuté du feedback et ont soumis en retour des recommandations à Globant. « La sandbox de Jira Cloud Premium était une fonctionnalité essentielle pour nous au cours de ce parcours collaboratif. Elle permettait de tester des preuves de concept et des plug-ins, ce qui a apporté une valeur ajoutée considérable », explique Wais.

À mesure que Globant et Royal Caribbean configuraient les flux de travail et établissaient des définitions d'un langage en commun, Wais et son équipe faisaient participer les utilisateurs au processus pour obtenir leur adhésion. « Puisque les personnes étaient favorables à l'utilisation d'Atlassian, nous n'avions qu'à faire des compromis et des sacrifices pour les convaincre de standardiser, de consolider les rapports et d'effectuer le déploiement », dit Wais. « Pour prendre de l'ampleur de manière itérative, nous avons dû trouver les bonnes personnes capables d'influencer les autres et investir dans les personnes qui utilisent ces outils. Notre objectif était de les impliquer dans la solution. »

Adieu aux présentations PowerPoint de 80 pages et bienvenue aux rapports Confluence automatisés en temps réel.

Avec le déploiement de la nouvelle solution de Royal Caribbean, le service d'e-commerce mondial et Globant ont échangé les présentations statiques détaillées avec des instantanés contre une page Confluence contenant des données en temps réel extraites de Jira. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de maintenir tout le monde en phase, de voir rapidement ce qui se passe et de comprendre pourquoi.

« Plutôt que de compter sur les membres de l'équipe et de payer des consultants pour créer et gérer des présentations PowerPoint de 80 pages chaque mois, nous pourrions utiliser nos ressources de manière plus efficace. Passons moins de temps à établir des rapports manuels et concentrons-nous sur la découverte et la livraison de nos meilleures capacités », déclare Wais. « Avec l'aide de Globant, nous avons créé une page Confluence interactive qui extrait automatiquement des données précises en temps réel, utilise un langage cohérent et se connecte à notre travail », explique Wais.

La page comprend plusieurs sections, notamment :

Plus de 800 heures et 550 000 $ économisés rien que la première année

Avec des pages Confluence intégrées en temps réel destinées à remplacer les rapports mensuels volumineux, Royal Caribbean réalise d'importantes économies de temps et d'argent.

« En exploitant Jira et Confluence pour les rapports automatisés, nous économisons plus de 800 heures et 500 000 $ par an sur les frais de conseil en gestion qui étaient auparavant consacrés aux rapports manuels. », explique Wais Mojaddidi. « Nous avons réduit le temps consacré à la collecte de données et à l'élaboration de rapports PowerPoint manuels de huit heures par mois pour chacune de nos équipes à seulement 15 minutes par équipe. Une économie considérable qui ne fera que croître au fur et à mesure que nous nous développerons. »

De plus, la standardisation des types de tickets, des champs et des licences utilisateurs de Jira a permis de réaliser une économie d'environ 50 000 $ et d'éliminer plus de 70 % des feuilles de route et des flux de travail pour un système plus propre et plus efficace.

Selon Wais, ce n'est que le début de la transition de Royal Caribbean vers le déploiement Agile à grande échelle. Son équipe travaille déjà avec Globant sur les prochaines étapes de sa feuille de route, notamment la standardisation de la gestion des livraisons et le suivi de l'impact des améliorations.

« Nous pouvons maintenant commencer à connecter notre travail aux données réelles des clients afin de suivre les résultats, en plus des réalisations », explique Wais. « Et une fois que nous aurons atteint la maturité et stabilisé les rapports au niveau du portefeuille, nous aiderons à soutenir les initiatives au niveau de l'entreprise. Quel impact avons-nous sur les plus de 1 800 personnes présentes sur les autres instances de l'organisation ? Nous pouvons leur montrer comment utiliser ces outils de la bonne manière afin de garantir la transparence du travail, la connectivité entre les équipes et le lien avec nos OKR pour obtenir des résultats. »

Avec un langage commun, une source de référence unique et les dernières informations toujours à portée de main, le service d'e-commerce mondial est prêt à aider Royal Caribbean à poursuivre à plein régime son objectif de proposer des produits Agile à grande échelle ainsi que des vacances inoubliables.