Shopware + Atlassian
Grâce aux tickets Jira, tout le monde peut garder une vue d'ensemble du projet, collecter des informations pour collaborer entre équipes et organiser et attribuer facilement des sous-tâches aux autres équipes.
Markus Merkwirth-Thimm
Partenaire/Responsable marketing et technologie
À propos de Shopware
Shopware, fondée en 2000 à Schöppingen, en Allemagne, propose une plateforme de commerce numérique omnicanale globale offrant une grande flexibilité et un large éventail d'options pour le B2C, le D2C et le B2B, et présentant des cas d'utilisation basés sur les services pour les entreprises exigeantes, en particulier dans le secteur des moyennes entreprises. Shopware est l'un des leaders du marché dans son domaine et elle est particulièrement bien placée en raison de son positionnement dans la région DACH (Allemagne, Autriche et Suisse) et de la croissance rapide de ses activités en Amérique du Nord.
Secteur
Internet et logiciels
Site
Europe, Moyen-Orient et Afrique
Taille de l'entreprise
< 1 000
Nombre d'utilisateurs
400
Les équipes marketing de Shopware AG optimisent leur collaboration avec Jira et Confluence Cloud
Défi : les six équipes du service marketing de Shopware ont toutes utilisé leurs propres outils. Cela a compliqué l'organisation, la coordination et la collaboration sur des tâches interfonctionnelles.
Solution : depuis que Jira et Confluence ont été étendus du développement au marketing, les membres de l'équipe peuvent suivre les tâches à venir, collecter facilement des informations et collaborer efficacement.
Impact : grâce à une plus grande transparence, à une documentation plus complète et à une meilleure structuration du travail conjoint, les équipes marketing de Shopware collaborent de manière plus efficiente et efficace.
Un leader allemand du commerce électronique cherche une nouvelle solution de collaboration interfonctionnelle
Six équipes au sein d'un même département, chacune disposant de ses propres outils. Cela peut rapidement compliquer la collaboration. Shopware AG en a fait l'expérience directement. Pour relever ce défi, ils ont présenté Atlassian à leur organisation marketing.
Il ne fait aucun doute que le secteur de la technologie est dominé par des entreprises américaines, Microsoft, Apple et Meta étant les plus connues. Mais il y a aussi des exemples de réussites en Allemagne, comme celle de Shopware AG. Fondée au début des années 2000 en tant qu'agence en ligne traditionnelle, l'entreprise développe aujourd'hui avec succès des systèmes de commerce électronique modulaires.
Shopware emploie environ 400 personnes sur deux sites à Schöppingen, en Rhénanie–du–Nord–Westphalie, et à New York. Dans ces sites, plus de 10 % des employés travaillent dans le marketing. Bien que les six équipes marketing de l'entreprise se concentrent sur des tâches et des domaines différents, elles doivent travailler ensemble de manière intensive sur la planification des campagnes, la création de contenu via les canaux de marketing numériques, la mise en œuvre d'événements, et bien plus. Les différentes équipes sont en coordination continue et leurs processus s'appuient les uns sur les autres.
Cette collaboration interfonctionnelle a contribué au succès de Shopware, mais elle s'est aussi régulièrement heurtée à des défis. Chaque équipe marketing utilisait ses propres outils pour gérer son travail, ce qui empêchait les membres de l'équipe d'avoir une vision claire des projets communs ou de l'état des composants individuels, ou d'identifier de manière proactive les goulots d'étranglement en matière de ressources. Shopware a reconnu qu'elle avait besoin d'une nouvelle solution.
Nous travaillions de manière intensive avec différentes solutions Atlassian depuis un certain temps, et Confluence et Jira sont utilisés quotidiennement par de nombreux employés. Il était donc logique d'utiliser également Jira dans le domaine du marketing afin de restructurer nos processus. »
Markus Merkwirth-Thimm
Partenaire/Responsable marketing et technologie
Une solution existante offre de nouvelles opportunités de collaboration marketing
En évaluant les solutions potentielles, Shopware recherchait un produit qui permettrait aux équipes de commencer leur travail rapidement, de suivre l'évolution des besoins et qui puisse être intégré à leurs autres outils. Les responsables marketing ont suggéré d'envisager un outil déjà accepté par l'ensemble de l'organisation.
Jira convenait parfaitement. Les développeurs de Shopware l'utilisaient depuis 2010 et de nombreux employés, responsables marketing et administrateurs informatiques le connaissaient déjà. Les exigences étant satisfaites et la confiance étant déjà instaurée, Shopware n'a pas vu la nécessité d'envisager d'autres solutions.
« Cela faisait déjà un certain temps que nous travaillions intensivement sur différentes solutions Atlassian, et Confluence et Jira sont tous deux utilisés quotidiennement par de nombreux employés. Il était donc logique d'utiliser Jira également pour le marketing afin de restructurer nos processus », explique Markus Merkwirth-Thimm, Partenaire/Responsable marketing et technologie.
« Grâce aux tickets Jira, tout le monde peut garder une vue d'ensemble du projet et collecter des informations. La collaboration entre équipes est alors facilitée, par exemple en organisant des sous-tâches et en les attribuant à d'autres équipes. Les fonctions des tickets, telles que les composants, les tags et les rappels, sont également d'une grande utilité. Nous pouvons utiliser l'outil exactement selon nos besoins. »
[Jira] permet la collaboration entre équipes, par exemple en organisant des sous-tâches et en les attribuant à d'autres équipes. Les fonctions des tickets, telles que les composants, les tags et les rappels, sont également d'une grande utilité. Nous pouvons utiliser l'outil exactement selon nos besoins. »
Markus Merkwirth-Thimm
Partenaire/Responsable marketing et technologie
La préparation ouvre la voie à un déploiement réussi de Jira
Les services marketing et informatique ont commencé à collaborer en matière de préparation et de planification en juin 2021. Ce processus a duré environ trois mois.
Shopware a d'abord utilisé Jira sur site pour ses équipes marketing, puis a migré vers le cloud. Le service informatique a dirigé la migration et la configuration des tableaux, des types de tickets et des champs personnalisés. Le service marketing a fourni des commentaires à plusieurs étapes, que le service informatique a pris en compte lors de l'adaptation itérative des champs personnalisés.
Dans le cadre de ce déploiement, les services informatique et marketing ont travaillé ensemble pour redéfinir les processus marketing internes et configurer Jira pour les soutenir, garantissant ainsi une organisation des tâches et une utilisation des capacités optimales. En utilisant une approche kanban, le service marketing a configuré Jira pour l'adapter à ses étapes de travail :
- Backlog : collection non triée et non hiérarchisée des epics, des stories et des tâches à venir
- Initier : présélection des tâches à venir avec priorisation préliminaire, principalement réalisée par le responsable d'équipe
- Clarification : enrichir les types de tickets avec des informations pertinentes (notes d'information, matériel d'accompagnement, etc.)
- Au travail : tâches en cours
- En révision : tâches en cours de révision
Terminé : tâches terminées
L'amélioration de la transparence, de la documentation et de la structure mène à une plus grande satisfaction
Pour faciliter le déploiement et encourager l'adoption de Jira, les employés de Shopware ont eu l'occasion de participer à des sessions de formation, au cours desquelles ils ont appris les bases des méthodes de travail agiles, ainsi que des conseils et astuces pour une utilisation quotidienne de Jira.
Shopware a ensuite proposé des heures de bureau régulières, pendant lesquelles les employés pouvaient poser des questions aux administrateurs du service marketing de Jira. Un canal Slack spécifique continue de permettre aux utilisateurs de poser des questions ad hoc et de partager les meilleures pratiques. Pour les nouveaux ajustements plus importants, tels que l'élaboration de la feuille de route de communication interne de l'entreprise, les membres de l'équipe ont reçu une formation supplémentaire.
Au fil du temps, les employés se sont sentis habilités à configurer des filtres et des tableaux de bord spécifiques à l'équipe et interéquipes afin de suivre les stories et les tâches. Cette assistance complète a conduit à une grande satisfaction à l'égard de Jira. Les membres de l'équipe ont également appris qu'une utilisation assidue leur permet de tirer le meilleur parti de l'outil.
Grâce à une plus grande transparence, à une documentation plus complète et à une meilleure structuration du travail conjoint, les équipes marketing de Shopware collaborent désormais de manière plus efficiente et efficace, et nombre d'entre elles n'imaginent pas travailler sans Jira.
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